文件生命周期理论

文件生命周期理论

文件生命周期理论(Theory of Records’Life Cycle)是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。它从20世纪40一50年代西方档案学者对文件中心的理论解释起步，后来研究范围逐渐扩大到文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，成为西方档案学理论的重要支柱之一。正如外国档案学者评价的那样，文件生命周期理论的形成意味着现代档案学的成熟，因为它不仅扩展了档案学的研究对象——从“历史档案”扩展为“现代文件”，而且改进了档案学的研究方法——从简单、静止的方法变成系统、动态的方法。它把从现行文件到历史档案的发展看成是一个整体运动过程，着力研究这一整体运动过程的特点和发展规律，试图使文件的整个生命过程都得到全面控制，从而实现文档管理的高效化。

文件生命周期理论是指导从文件到档案全过程管理的基本理论，是现代档案学理论的重要理论成果之一。它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件和档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。

一、文件生命周期理论产生的专业背景

文件生命周期理论的产生有着特定的专业背景。20世纪30年代以来，文件数量的急剧膨胀使文件管理活动日趋专门化，由此导致一种新型的文件管理机构——文件中心得以出现和传播。西方档案学者从思考文件中心的理论基础起步，逐步提出了文件生命周期理论。

文件数量的急剧增长是文件生命周期理论产生的基本因素。20世纪以来，随着世界人口增长速度的加快，各国政府职能不断扩大，管理活动不断增加，各种管理机构也相应地大量产生。文件是政府机关的管理工具和活动记录，机构的增多及其职责的扩大，导致了文件的大量增加。此外，随着科学技术的迅猛发展，现代化的办公设备、记录工具和复制手段大量应用于文件的制作领域，也使得文件的数量急剧增加。

文件管理的出现及其专门化是文件生命周期理论产生的推动因素。文件管理指的是对进馆前的文件进行管理和控制。美国最早萌生了文件管理的思想，使之上升为一种专门管理活动，并成为档案管理实践和档案学研究的组成部分。1941年，美国国家档案馆率先设立了“文件管理项目”，用以监督指导各政府机关现行文件的立卷、归档和移交工作。1950年颁布的《联邦文件管理法》成为文件管理的法律保障。从此，文件管理上升为一种专门化的管理活动，目的是帮助机关应付文件的“雪崩”现象，使文件在进入国家档案馆之前就得到有效的控制，从而确保馆藏档案的质量。

文件中心的建立是文件生命周期理论产生的直接因素。文件中心是有别于欧洲一些国家登记室的一种新型文件管理机构，多属档案系统：登记室大多是机关的内部文件管理机构，文件中心往往独立于机关之外。文件中心建立的目的是为了使机关内大量已不常使用却未到销毁或移交年限的文件得到合理、有效的保管和处置。它一经产生，不仅很快在美国普及，而且成为其他国家效仿的榜样。西方档案学者正是为了挖掘文件中心的理论根源，走上了一条探索文件运动过程及其规律的研究道路，从而直接促成了文件生命周期理论的提出。

二、文件生命周期理论的形成和发展

文件生命周期理论的得名源自“文件生命周期”概念的提出。据查证，1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯(Philip Brooks)最早提出了“文件生命周期”概念，后来其他国家采用了类似的表述形式。一般来说，“周期”是一个时间衡度概念，大多强调物体再度回归到同一初始状态所经历的时间。西方档案学者引入“周期”概念来研究现代文件，目的是强调文件运动的一种时间跨度，表明文件具有从最初形成到最终销毁或永久保存的整体运动过程。他们对文件生命周期概念涵义的理解基本一致，大多认为它指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。

文件生命周期理论的产生与文件中心的出现有着特定的联系。文件中心是20世纪40年代出现的一种新型文件管理机构，最早起源于美国。．由于社会实践活动日益丰富和复杂，文件数量增长很快，各国档案馆都感觉到相当大的压力。第二次世界大战期间，美国军事机关形成的文件急剧增加。迫于机关存储空间和经费的巨大压力，海军部于1941年率先设置了造价低廉的临时库房，集中保存已不常使用却又必须保存一段时间的大量文件。海军部建立文件中心的成功经验逐渐推广到美国联邦政府的其他机构，后来被众多国家纷纷效仿。这种现象引起了西方档案界的普遍关注，引发了对文件中心的理论思考。

1950年，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾利斯(Roger Ellis)在第一届国际档案大会上提出了文件运动的“三阶段论”，认为文件的三个阶段_一现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段正好与文件的保管场所——办公室、文件中心和档案馆是相吻合和相对应的。他的观点得到许多学者的赞同，并被广泛引用。后来，曾任英国公共档案馆馆长的马勃斯(Mabbs)在1974年出版的专著《文件中心的组织》(The Organization o厂Intermediate Records Storage)中吸收了艾利斯的观点，对文件中心与文件运动阶段的对应关系作了进一步系统论述。这种由文件中心的理论解释而衍生出的文件阶段的划分，就成为文件生命周期理论的研究起点。然而，由于对文件的不同理解，文件生命周期理论很长一段时间未能引起西方档案界的足够重视。

20世纪80年代，西方档案界对文件生命周期理论的研究日趋完整和系统，并发表了一些颇有深度的论著。最典型的代表人物就是阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯(Manuel Vazquez)。他出版的两部专著《文件的选择》(1982)和《文件生命周期研究》(1987)可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。他深入探讨了文件的价值属性与运动阶段、保管场所和管理方式之间的关系，认为研究文件生命周期理论的意义不仅是为文件中心提供理论基础，更重要的是为了发现文件从一个阶段向另一个阶段过渡的内在原因，从而掌握文件运动每个阶段所包括的期限，避免用毫无区别的尺度去概括各种文件现象。这表明巴斯克斯力图运用文件生命周期理论，透过文件运动过程及阶段性的表象，来把握文件运动阶段划分的根本原因。此后，欧美各国档案学者不再将文件生命周期理论简单地视为文件中心的理论基础，而是将研究视野拓展、延伸到文件的整个运动过程以及这一过程的全面管理，从而深入挖掘文件运动的客观规律，为各国文件管理实践提供有力的理论指导。

正如文件生命周期理论在国外经历了从萌芽到逐步完善的发展过程，我国对文件运动过程的理论研究也经历了一个逐步深化的过程。尽管我国并未明确提出“文件生命周期”概念，却同样认识到了文件和档案的客观运动过程，并通过研究总结出了相同的发展规律。早在20世纪60年代，时任国家档案局局长的曾三在一篇报告中阐述了“档案自然形成过程论”的基本思想。他认为，档案是机关工作和生产活动中产生的文书材料和技术文件等在办理完毕后，为了满足日后查考利用的需要而归档保存的；并且任何档案都是适应机关工作和生产的客观需要形成的，不是人们凭主观愿望随意编写的，更不是按照档案人员的要求产生的。因此，档案的形成过程是从文书部门或有关人员立卷归档开始的。经过档案室，最后集中到档案馆。但“档案自然形成过程论”对文件运动过程的论述尚不够全面，它只论及了档案的运动过程，尚未将起点前伸至文件形成的源头。20世纪80年代中后期以来，以陈兆禊为代表的档案学者提出的“文件运动周期论”．相对更加全面系统。他不仅明确提出文件从产生到成为档案以至消亡是一个完整的运动过程，而且对这一过程进行了阶段划分。可以说，“文件运动周期论”已全面揭示了文件从最初产生到最终归宿的整体过程以及这一过程的阶段性特征，与国外的文件生命周期理论有异曲同工、殊途同归之效。

三、文件生命周期理论的基本内容

中外档案学者对文件运动过程及其特点变化所作的论述尽管纷繁复杂，但从中提炼出来的核心思想却是基本相同的。这些相同的核心思想就构成了文件生命周期理论的基本内容，主要可概括为三点：第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段；第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系：它们也可称为文件生命周期理论的三个基本点：

第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。 、

这包括两层涵义。首先，这里的文件是一个广义概念。目前中外档案界提出的文件定义多种多样，归纳起来有狭义和广义之分。狭义的文件特指现行文件，即正在承办或现行处理的文件。当文件办理完毕或是针对的活动结束后，文件使命即告结束并转化为档案。狭义文件观的特点是强调文件与档案是不同性质的事物，是并列的同一层次的概念。而文件生命周期理论则认为文件是一个广义概念，泛指人类社会实践活动中直接产生和使用的一切信息记录，无论其载体形式和记录方式如何。与狭义文件观相反，文件生命周期理论把文件视为一个集合概念，强调现行文件和历史档案都只是广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。

其次，文件运动现象如同生命现象一样，从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。文件生命周期理论从运动的角度出发，指出文件的生命过程往往是文件最初由形成者产生、保管和频繁利用，然后由于文件对形成者的偶尔作用或潜在历史价值送到机关内部的档案室或机关外的文件中心保存一定时期，最后当文件的现行业务价值完全丧失后，除具有档案价值的文件移交到档案馆永久保存外，其他的一概销毁。而且这一发展过程是连续统一的，所谓现行文件和历史档案只是同一事物的不同运动阶段。

第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段。

这包括三层涵义。首先，文件的整体运动过程具有阶段性特征。文件生命周期理论认为，文件从形成到销毁或永久保存的整体运动过程并非是一成不变的，相反，它呈现出明显的阶段性变化。尽管基于国情和文档管理体制的差异或观察问题的不同角度，中外对文件运动过程进行了略有区别的阶段划分——有的从文件运动形态的角度分为现行、半现行和非现行三个阶段；有的从文件保存场所的角度分为在承办单位存留、在中间档案馆存留和在总档案馆永久保存三个阶段；有的从文件运转流程的角度分为文件的产生办理、现行利用、过渡保存和历史保管四个阶段；有的从文件管理程序的角度分为文件的形成、使用与维护、鉴定和选择、档案管理四个阶段，等等。分法尽管不同，却共同反映出文件运动过程具有阶段性这一客观事实。

其次，文件运动过程的各阶段具有不同特点。如果将文件的运动过程统一划分为现行、半现行和非现行三个阶段，则各阶段各有其特点。现行阶段的特点是文件对机关的现行作用最为突出，机关需要频繁利用，一般保存在机关内部，服务对象以本机关为主。半现行阶段的特点是文件的现行作用开始衰退，利用率也逐渐降低，但服务对象仍以机关为主，此时需有一个场所来检验文件是否具有长远历史价值，过早销毁或向档案馆移交都不太适宜。非现行阶段的特点是文件对机关的作用基本丧失，其中大多数因没有历史价值而被销毁，少数具有长远价值的则需要永久保存，此时服务对象由机关扩展到社会各界，保存场所也转移至档案馆。 。。

再次，引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化。一般来说，文件的价值就是客体(文件)对主体(利用者，包括形成者和非形成者)需要的满足。美国著名档案学者谢伦伯格阐述的“双重价值，，颇具经典性，他认为文件有两种价值：一是具有对形成机关的原始价值，二是具有对其他机关和个人利用者的从属价值，也统称档案价值。这两种价值形态主要是从利用者角度区分的，貌似简单，实质却相当深刻。我国多对应称为第一价值和第=价值。这两种价值形态在文件运动过程中的变化具有规律性，文件从产生起首先具有第一价值，然后才有第二价值，并且第一价值逐步减弱，第二价值逐步显现。

前述现行、半现行和非现行三个阶段的文件价值变化过程就是第一价值最为旺盛一第一价值逐渐衰退一第一价值丧失一第二价值显现。文件作为形成机关实践活动中产生的各种原始记录，首先对机关的行政管理工作具有全方位的现行效用，是机关工作的工具和凭据。后来随着文件针对的业务活动的办理结束，文件的现行效用逐渐消失并进入半现行阶段，但此时文件对机关的参考作用依然存在。直到最后，绝大部分半现行文件因为第一价值退化而彻底丧失现行作用，只有一小部分文件逐渐显现出长远的历史价值，成为非现行文件。文件的价值形态变化贯穿于文件的整个运动过程，它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素，从而导致了文件的阶段划分。

第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。

这包括两层涵义。首先，文件在每一个阶段的特定价值形态对应于不同的服务对象、保存场所和管理方式。第一价值决定了文件必然以形成机关为首要服务对象，当第一价值旺盛时，为了满足机关频繁的利用需求，文件适宜保存在机关内部，机关也愿意为此花费人财物等资源。但随着第一价值逐渐衰减，机关的利用需要逐渐淡化，此时机关便感到自行保管半现行文件的沉重负担，但半现行文件残留的第一价值使机关希望能有一种既能满足自身利用需求，又能检验文件是否具有第二价值的保管机构，国外的文件中心和我国的档案室都是这种过渡性机构。最后，第一价值丧失又没有第二价值的文件就被销毁，而显现出第二价值的文件则会冲破机关的狭小范围，转而为社会各界服务，在更大范围内发挥作用，所以应将其作为档案保存在档案馆。

其次，上述各阶段文件服务对象、保管场所和管理方式等方面的变化只不过是文件运动不同阶段的外在表现，只有价值形态的变化才是其内在决定因素。因为现行文件由机关保存而档案由档案馆保存、现行文件为机关服务而档案为社会服务、现行文件由业务或文书人员管理而档案由档案人员管理等现象，都不足以揭示现行文件与档案的根本区别，它们的根本区别在于现行文件是记述和传达现行信息的工具，而档案是一种历史记录。这种区别就是由价值形态的变化决定的。因此，文件生命周期理论通过揭示各阶段文件价值形态与服务对象、保存场所、管理形式的对应关系，找到了文件的连续运动过程发生阶段性变化的根本原因，从而为文件的阶段划分提供了科学依据。

四、文件生命周期理论的理论意义和实践价值

西方档案学者十分推崇文件生命周期理论，将其与来源原则并称为现代档案学的基本理论，将其视为档案人员参与现行文件管理的理论依据。他们认为，文件生命周期理论是现代档案学成熟的重要标志，具有里程碑意义。文件生命周期理论的重要意义可主要概括为以下三个方面；

第一，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。

文件生命周期理论表明，文件从最初产生到最终销毁或移交档案馆永久保存是一个连续发展的完整运动过程，这一整体过程尽管由于文件价值形态的变化表现出明显的阶段性特征，但各阶段之间存在着紧密联系。这种联系表现在三个方面：一是各阶段文件的内容完全相同，从现行文件过渡到档案，记录的内容没有变化；二是各阶段文件的物质形态完全相同，从现行文件过渡到档案，物质载体和记录手段也没有变化；三是各阶段文件的基本属性相同，从现行文件过渡到档案，始终是一种原始性的信息记录。以上三点共性表明，各阶段文件虽具有各自不同的价值形态，对社会具有不同的具体作用，但这只不过是同一事物的不同发展阶段，就像人的一生分幼年、少年、青年、中年和老年等几个不同生命阶段一样。

文件生命周期理论正是通过准确揭示文件的整体运动过程及其内在联系，启示人们必须尊重这种整体性与内在联系，对文件的完整运动过程实施全面和系统的管理，以使各阶段的文件都得到恰当有效的控制。因此，文件生命周期理论为文件的全过程管理奠定了坚实的理论基础。

第二，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理提供了实践原则。

文件生命周期理论在强调文件运动整体联系的同时，也准确地揭示了文件整体运动过程的阶段性变化，指明各阶段的文件由于价值形态的变化而导致了服务对象、保管场所和管理方式等方面表现出明显的差异。它要求人们必须尊重各阶段文件的区别，针对其价值形态的变化，对文件整体运动过程实施阶段式管理，从而为各阶段文件找到最适宜的保管场所和管理方法。中外文件管理实践已充分证明了文件生命周期理论的科学性，特别是国外近几十年非常盛行的文件中心就是文件生命周期理论应用的最佳例证。

在文件经历的现行、半现行和非现行三个阶段中，现行文件由机关内部保存，由制作或承办人员负责管理；非现行文件中显现出第二价值的部分移交到档案馆永久保存，由档案人员妥善保管，这已经成为中外的共同做法。只有对半现行文件的管理，中外似乎略有区别：我国大多是设立机关档案室作为保管机构，由机关档案人员负责管理；而外国大多数国家效仿美国建立了文件中心或类似机构。机关档案室与文件中心确有一定区别，前者往往是机关内部机构，而后者往往独立于机关之外，多隶属于档案系统。但实际上，机关档案室与文件中心的性质和基本功能没有根本区别。从文件运动规律看，半现行文件尽管因第一价值逐渐衰减，使形成机关对其利用逐步减少，但因第二价值尚未得到检验又不宜过早销毁或移交到档案馆。此时需要一种具备两种基本功能的过渡性保管机构，一方面继续发挥半现行文件的第一价值，为机关服务；另一方面又检验文件是否具有第二价值，为移交档案馆做好准备。显然，机关档案室与文件中心都具备上述两种基本功能，都是介于机关与档案馆之间的过渡性机构。而且这种性质与功能不会因为一个设在机关内一个设在机关外就发生改变。文件中心之所以独立于机关之外，主要是因为美国机关没有内设文档管理机构的传统，花费大量人力物力资源保管利用率较低的半现行文件被机关视为浪费，经济实用的|文件中心恰好满足了机关低成本、高效率的需要，因此文件中心才能在美国普及并在全球推广。

文件生命周期理论正是通过揭示文件运动阶段性的客观存在，启示人们针对文件的不同特点进行分阶段管理是一种必然结果。而且各国在同一阶段文件的管理上，．即使在保管机构的名称、设置形式、隶属关系等方面千差万别，其性质和基本功能始终是“万变不离其宗”。因此，文件生命周期理论为文件的阶段式管理奠定了坚实的理论基础。

第三，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据和实践指导。

文件生命周期理论表明，从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程。它要求我们必须把从现行文件到档案的管理看成是一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制各有特点却始终相互关联和前后衔接的整体过程。换句话说，就是不能再将现行文件管理与档案管理视为各自独立、互不关联的两个系统，而应使这两个管理系统从组织制度、管理方式到工作程序都实现真正的交融和统一。只有这样，才能实现从现行文件到档案的一体化管理。特别需要指出的是，仅仅着眼于现行和半现行阶段的一体化管理还不够全面，只有对文件从机关到档案室(或文件中心)直至档案馆的运转流程实现全面控制和统一管理，才是真正具备了一体化管理的科学涵义。

文件生命周期理论还表明，’现行文件的管理质量直接决定着档案管理的成败。它要求档案部门或人员必须积极进行文件的前端控制，从而确保档案自身及管理质量，避免重复劳动。进一步而言，档案部门或人员对文件实行前端控制，本身就是现行文件和档案一体化管理的实现途径和重要体现，可以消除因现行文件管理不善而导致档案部门得不到完整档案的弊端，也可以避免因现行文件管理质量低劣而导致档案人员重新整理的不必要浪费。特别是当前随着电子文件更多地涌现，强调档案部门或人员实行文件的前端控制有着特别重要的意义。因为电子文件具有“载体无形化”的特征，假如档案部门或人员不及时予以有效控制，文件可能就会“转瞬即逝”，造成档案馆根本得不到档案而出现馆藏枯竭的严重后果。

文件生命周期理论正是通过揭示文件运动过程的前后衔接和相互影响，启示人们重视对文件从产生直至最终进馆的全方位管理，促使档案部门或人员大胆地发挥对现行文件管理的正面影响，确保档案管理的延续性和科学性。因此，文件生命周期理论为从现行文件到档案的一体化管理、为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了有力的理论支持和实践指导。

五、文件生命周期理论在电子文件时代面临的挑战及自身的修正

(一)文件生命周期理论面临的挑战

电子文件对文件生命周期理论提出的挑战主要包括三个方面：

首先，中外档案界认为，对电子文件的生命周期需要有新的理解。加拿大档案学者凯瑟琳·贝利(Catherine Bailey)认为，传统文件的运动阶段大多顺向前进，但相当一部分电子文件在特殊情况下可能作逆向运动；．并且，传统文件运动阶段的界限比较清晰、容易区分，但电子文件往往可能会同时处于不同的运动阶段，难以划清各阶段的界限。这些变化使得套用传统文件的生命周期概念来处理电子文件很难行得通。澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德(Frank Upward)也指出，纸质文件从生成到处置的直线式运动过程已难以适用于电子文件。

其次，中外档案界对电子文件生命周期的阶段划分也提出了不同看法。国际档案理事会电子文件委员会在1997年制定的《电子文件管理指南》中把电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段。其中，设计阶段是指电子文件管理信息系统的设计、开发和安装阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程；维护阶段是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管。这一分法与文件生命周期理论的原有分法有了很大区别。它借鉴的是计算机技术中“软件生命周期"的分法。而且，它划分的着眼点不再是文件本身，而是电子文件管理信息系统本身；划分的依据不再是文件内在价值形态的变化，而是电子文件管理活动的先后流程。 ：、再次，中外档案界还认为，文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值与相关因素的对应关系不再适用于电子文件。比较典型的例证就是美国匹兹堡大学针对失去现行效用的电子文件的保管问题，提出了“分布式保管”的方案。匹兹堡方案认为，由于电子文件的运动阶段及其具体划分与传统纸质文件相比发生了诸多变化，传统文件各阶段的对应关系不再适用于电子文件，为此，进入档案阶段的电子文件无需移交到档案馆集中保管，相反，应仍然由形成机关继续保管。

(二)文件生命周期理论在电子文件时代的补充——文件连续体理论。 面对电子文件的挑战，以澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德为代表，档案学界提出了一种名称全新的“文件连续体理论”(Records Continuum)，试图取代传统的文件生命周期理论。文件连续体理论的发展历经半个多世纪，澳大利亚是其形成、发展和壮大的主阵地，其发展历程可分为三个阶段。

第一，文件连续体思想的萌芽阶段(20世纪四五十年代)。1958—1966年间，连续体方法首先由澳大利亚国家档案馆的专家提出。澳大利亚图书馆协会下属的档案部从20世纪50年代起在政府机构开展“文件削减运动”，档案学者伊恩·迈克莱恩(I ran Maclean)指出·，文件管理者才是真正的档案工作者，档案学应该朝着对记录信息特色、文件保管系统和分类过程方面的研究发展。他的观点引发了对档案管理与文件管理连续性问题的探索。该阶段的主要贡献一是首创“连续体”术语。澳大利亚没有沿用“生命周期”概念；创新性地提出了“连续体”术语；二是开始重视档案管理与文件管理的连续关系。正如伊恩·迈克莱恩所说，澳大利亚现在出现了一种转变，即从传统意义上的英国或欧洲档案机构的“文化’’取向转变为现在的“文件管理连续体”，目的是强调行政效率和文件的安全保管。这表明澳大利亚档案学者开始关注文件管理与档案管理的关联性’，意识到将来可能会发生管理范式的转移。

第二，文件连续体理论的初步成型阶段(20世纪80年代)。在加拿大档案工作者协会1985年的年会上，加拿大档案学者杰伊·阿瑟顿(Jay Atherton)详细论述了连续体概念。他把文件的整个运动过程分为生成(接收)、分类、鉴定、保管与利用四个阶段，认为所有阶段都相互关联，文件管理者与档案工作者在不同程度上都必须介入文件的全过程管理。他还特别强调指出，生命周期中所描述的文件运动阶段事实上在档案管理与文件管理中都会不断再现和重复，因此，传统的生命周期理论将文件管理与档案管理划分明显的界限具有致命的弱点。他的观点推动了澳大利亚档案界对文件、档案管理科学模式的进一步探索。该阶段的主要进步表现为提出了较为成型的核心观点，强化了文件管理的动态性、阶段性以及文档管理的关联性等。

第三，连续体思想及模式的建立与应用阶段(20世纪90年代)。澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德构建了文件连续体模式，提出了文件连续体管理的思想方法。其核心观点主要体现在两篇论文《构建文件连续体之上：后保管原则和特色》(Structuring the Records Continuum part one：Post-Custodial PrinciPle and Properties，1996)和《构建文件连续体之二：结构化理论和文件保管》(Structuring the Records Continuum part two：Structurtion Theory and Record— Keeping，1997)中。当然，文件连续体理论并非专属于阿普沃德或者澳大利亚档案界。澳大利亚档案学者苏·迈克米希(Sue Mckemmish)和英国档案学者萨拉齐·弗林(Sarach Flynn)也对连续体理论的发展做出了重要贡献。2000年，阿普沃德又对连续体模型进行了深层改造，提出了新的文件连续体模型，将其标榜为“指导网络时代文件管理实践的理论”。直至这一阶段，文件连续体理论才算基本成熟。

作为文件连续体理论的主要建构者，阿普沃德认为，文件生命周期理论描述的文件运动过程阶段性太过分明，难以适应电子文件的特点，因此需要将文件的运动过程视为一个连续统一体。连续体理论的名称正由此而来。

文件连续体理论的主要内容是构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。这一多维坐标体系包括四个坐标轴——文件保管形式轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴。其中，文件保管形式是核心轴，因为它的变化带动了其他坐标轴的相应变化。文件连续体理论通过描述文件保管形式轴上四个坐标的变化引发形成者轴、业务活动轴和价值表现轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的四围运动过程。第一围是单份文件，此时文件对应的形成者是某一具体的个人，反映的业务活动是某一具体的行为，表现出的价值形式为具体行为的轨迹。第二围是案卷，即一组文件的集合，此时文件对应的形成者是机构内部的一个部门，反映的业务活动是包含若干行为的某一活动，表现出的价值形式为活动的凭证。第三围是全宗，即一个机构所有案卷的集合，此时文件对应的形成者是一个特定机构，反映的业务活动是包含若干活动的某一职能，表现出的价值形式为机构记忆。第四围是全宗集合，即所有全宗的集合，此时文件对应的形成者是整个社会，反映的业务活动是社会的意志，表现出的价值形式为社会记忆。

文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充和发展。这是因为，文件连续体理论选择全新的研究角度、运用全新的研究方法，深入揭示电子文件的连续运动过程，展现电子文件各阶段相互关联、相互影响和相互转化的可能性，从而更好地适应了电子文件的运动特点，使文件生命周期理论得以进一步完善。具体而言，文件连续体理论的进步之处可以归结为四点：

第一，文件生命周期理论的研究视角集中在文件自身；考察的是文件实体从形成直至销毁或永久保存的运动过程及规律；而文件连续体理论选取的独特研究视角是文件保管形式与业务活动和业务环境的互动，考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。

第二，文件生命周期理论主要运用平面的、单维的研究方法，这种直线式的方法对描述电子文件运动的复杂状态很可能会有力不从心之感；而文件连续体理论将文件置于一个多元时空范围，转而运用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件运动过程及规律，可以很好地解决上述难题。

第三，文件生命周期理论偏重于强调文件运动的阶段性，主张划清各阶段的界限，实行阶段式管理，相应使得文件管理与档案管理的界限十分清晰。相比之下，文件连续体理论更多地突出文件运动的连续性和整体性，将文件视为一个无需明确分割的连续统一体，这准确地揭示了电子文件各阶段界限日趋模糊、联系却越发明显的发展特点，因而适用范围更广，生命力更强。

第四，文件生命周期理论偏重于强调各阶段文件的价值形态与保管场所、管理方式的对应关系，面对电子文件的自身特点以及阶段界限日益模糊的现实，文件生命周期理论自然受到挑战；而文件连续体理论不再要求相关因素的机械对应，从而更好地顺应了电子  文件时代的发展要求。

(三)文件生命周期理论在电子文件时代的修正

尽管文件连续体理论的进步意义不容否认，但目前国际档案界对它能否取代文件生命周期理论尚存在意见分歧。我们认为，文件生命周期理论作为对文件运动过程及规律的科学揭示，在本质上仍然适用于电子文件。只要对文件生命周期理论的基本内容进行部分调整和修正，这一理论完全能够从容应对电子文件的挑战。 ．

如前所述，文件生命周期理论的基本内容可以概括为三点——文件从其形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程；文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段；不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系。上述分析表明，电子文件对文件生命周期理论基本内容的挑战主要集中在文件的阶段性以及各阶段相关因素的对应关系上。因此，针对电子文件的运动特点，可以将文件生命周期理论原有的三个基本点进行调整和补充。

首先，文件运动的整体性保持不变：尽管电子文件的运动特点与传统纸质文件已有一些区别，但从宏观角度来看，电子文件与传统纸质文件同样都存在一个从“生”到“死”的生命过程，确切地说是都有一个从生成直至销毁或永久保存的运动过程。、这种生命过程绝不会因为文件记录载体和方式的不同而发生改变。因此，文件生命周期理论原有的第一个基本点可以调整为“电子文件从形成到销毁或永久保存同样是一个完整的运动过程，而且这一过程应纳入统一的电子文件管理系统之中”。

其次，文件运动的阶段性特点发生变化。与纸质文件相比，电子文件的运动特点更加复杂——既可能作逆向运动，也可能同时拥有不同的阶段形式，各阶段之间的界限趋于模糊。从文件运动的阶段性来说，文件生命周期理论原有的第二个基本点可以修正为“电子文件的完整运动过程依据电子文件价值形态的变化也可以分为若干阶段，但不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能”。

再次，各阶段文件的价值形态与相关因素的对应关系也发生了一些变化。由于电子文件的不同特点，文件价值与服务对象、保管场所和管理方式等方面的对应关系的确发生了一定变化，但这些对应关系只是部分变化，．并非全部消失。出于对技术、设备和系统的依赖性，也由于信息内容与载体的可分离性，电子文件可能不应当再强求与保管场所的对应。尽管从理论上讲，档案馆是进入档案阶段的电子文件的最佳保管场所，但往往会受到一些实践条件的制约，因而对电子文件与其保管场所对应关系的提法不宜过于绝对。1因此，文件生命周期理论原有的第三个基本点可以修正为“电子文件在每一阶段因特定的价值形态仍然具有不同的服务对象和管理方式，但电子文件的阶段性与其保管场所的对应关系已经弱化，甚至可能丧失”。

此外，针对电子文件的特点，文件生命周期理论还需要补充第四个基本点即“对电子文件运动过程应当进一步加强全程管理和前端控制，起点需要延伸到电子文件管理系统的设计之中”。这样补充是因为全程管理和前端控制的思想对于电子文件管理显得格外重要，远远超过了对传统纸质文件的意义。

总之，文件生命周期理论在电子文件时代的修正和发展具有十分重要的意义，这是为了更好地适应电子文件的运动特点，更准确地揭示出电子文件的运动过程及规律，进一步增强文件生命周期理论自身在电子文件时代的适用性和生命力。

六、文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值

文件生命周期理论不仅为文件的分阶段管理和全过程管理奠定了理论基础，而且为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。进入电子文件时代，文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想表现得尤为突出，而且二者实现了有机结合与协调统一。这也正是文件生命周期理论对电子文件管理指导价值的集中反映。

尽管电子文件与纸质文件相比有很多不同特点，但它同样也有着自身的生命周期。国际档案界将电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个基本阶段，这种划分的着眼点不再是文件价值形态的变化，而是电子文件从孕育、生成到存在的整体过程。因此，电子文件的全过程管理显得更为重要。文件生命周期理论的整体性和联系性思想仍然可以充当电子文件全过程管理的理论基础。

同时，电子文件也需要前端控制。经过慎重考虑，国际档案界确定档案部门及其人员对电子文件生命周期的适当干预时机是在电子文件管理系统的设计阶段，主张在电子文件生成之前就采取行动，设计出功能合理的文件管理系统作为管理电子文件的前提。之所以需要在系统设计阶段进行前端控制，主要基于以下三个原因：第一，是确保电子文件真实可靠性的需要。电子文件管理系统只有设定采集文件形成过程和背景信息的功能，才能支持文件的证据性和真实性。第二，是确保电子文件完整归档的需要。电子文件的流动性使其很容易被形成者删除，只有在系统设计阶段就事先确定归档范围、采集时间和方式，才能保证归档电子文件的完整性。第三，是确保电子文件安全利用的需要。  系统设计阶段只有对利用权限事先采取一定的控制措施，才能确保电子文件的信息安全。   

总之，文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想对电子文件是同样适用的，并且这两种思想在电子文件管理上实现了和谐的统一。一方面，文件生命周期理论表明，必须从档案管理的角度，在电子文件管理的源头进行有效的前端控制，这意味着档案部门及其人员介入电子文件生命周期的时机比纸质文件可能还要更早。另一方面，文件生命周期理论也表明对电子文件的前端控制不能只停留在系统设计阶段，还应包括后续的形成和维护阶段。换句话说，就是对电子文件的整个运行过程都必须进行严密控制。只有在电子文件的整个生命过程中始终贯彻全程管理的思想，才能真正确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用。正如加拿大著名档案学者特里·库克所说，在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将很可能不存在，或至少不可能被鉴定、保存、编目和提供利用。