档案信息服务结构的组织

结构是事物内部诸要素的组织形式, 不同的结构产生不同的功能。要使档案信息服务更加快速、有效, 除采用形式多样的服务方式与手段外, 档案信息服务结构的合理化是一个重要的方面。

 1 档案信息服务结构合理化的要求

从系统角度来看, 合理的档案信息服务组织应当是多途径、有灵活的反应机制并具备有效的反馈调节能力。系统目标的实现是要顺次通过各个环节, 达到目标的途径越多, 系统也就越稳定; 灵活的反应机制是适应变化的条件, 可以根据客观需要调整服务组织;有效的反馈能力是达到目标的必要保证, 通过对服务过程、结果的评价, 改善服务水平, 使之更加符合客观需要。

 2 传统档案信息服务结构组织评价

为了便于说明, 以图8-1 来表示传统档案信息服务过程。

从上图可以看出, 该系统稳定性能差。各个环节, 尤其是主要环节只有单一的通道, 一旦发生障碍, 整个服务就无法实现。这样的环节多了, 系统功能就经常不能实现。比如说, 提供服务的种类比较单调, 深度也不够, 只提供文献信息服务, 而且多为提取存放的事务性活动, 缺少必要的参考材料。检索工具多是一种案卷目录 , 一旦这种工具无法满足利用需求, 服务就要受到影响, 而且在检索服务上, 不注重利用者的参与, 既增加了自身的工作量, 也给利用者造成不便, 这样服务系统是不稳定的。

从对服务活动流程的分析看, 档案信息服务既要提供文献信息服务, 也要提供咨询服务和定向服务, 同时要增加服务的种类和途径。从总体上看, 系统的多个环节功能较多, 缺乏强有力的现代化手段辅助, 最突出的是检索速度慢、效率低、服务人员的水平较低, 这些都是功能上需要强化的问题。

服务组织上一个显而易见的问题是把阅览服务和编研工作分为两个部门, 把本来比较密切的联系割裂了, 二者很少联系。阅览服务和编研都是实现服务的方式, 各有优势, 互相配合才能更有效地发挥服务效能。阅览服务是档案信息机构中基本的服务, 编研是解决大量集中利用的有效方法, 但双方互相隔离的状态既无法解决集中利用的压力, 也难以保证编研的效果。

档案信息服务中的许多问题可从反馈能力差上找原因, 反馈是进行调节的依据。目前的反馈功能除了在认识上未达到较高程度、组织上没有专门机构负责外, 反馈服务效果的评价方法也存在相应问题。档案信息服务系统的反馈主要有内部和外部之分, 内部反馈主要是通过各种利用统计表, 外部反馈主要是对利用者调查。过去档案信息机构的反馈几乎是单一地依靠三段式统计法: ××年, 接待×××次, 利用××卷次。这种统计方法只记录了成功的服务活动, 而把服务中的问题掩盖起来了, 因此它无法反映整个档案信息机构的服务情况, 而对外部反馈的获取几乎等于零, 使档案信息服务在一定程度上存在盲目性, 影响了服务功能的发挥。

 3 建立合理化的档案信息服务结构组织

根据以上分析, 合理化的档案信息服务结构组织必须克服原有档案信息服务系统的薄弱环节。增加服务方法和现代化服务手段,提高检索工具的编制质量, 广泛建立起各环节之间的联系, 完善各种反馈通道, 使服务系统更加稳定有效。