档案的鉴定方法

企业档案鉴定是指企业档案部门依据一定的原则、方法和标准，科学地判断企业档案的历史与现实的价值，确定其保管期限并通过价值核查和质量检查，对失去保存价值或者内容失真和不完整的企业档案，按照规定的手续进行处理的业务管理活动。一般地说，企业档案鉴定工作包括档案的价值鉴定和质量鉴别两个方面。企业档案的价值鉴定是鉴定工作的主要内容。所以，档案界通常所说的档案鉴定工作是指档案价值的鉴定。企业档案价值的鉴定，实际上是企业档案的保存价值的鉴定，即根据对企业档案历史和现实价值的鉴别和预测，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁。

企业档案价值鉴定工作的内容主要包括：制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限；拣出无保存价值的和保管期满的档案予以销毁；围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。概括上述内容，主要是确定哪些档案需要保存和保存多长时间，哪些档案无需保存以及其销毁工作。

一、企业档案保管期限表的编制方法

企业档案保管期限表有四种类型，即通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、专业系统档案保管期限表、企业档案保管期限表。

企业档案保管期限表是企业根据前三种保管期限表，结合本单位科技、生产、经营等活动的实际情况制定的。

企业档案保管期限表的编制分为三个阶段：

1. 调查研究

调查研究的主要内容包括学习研讨、分析借鉴、深入实际。

( 1) 学习研讨。鉴定小组成员要认真学习企业档案工作尤其是鉴定工作的指导性和参考性文件，着重研讨对企业保管期限表的编制起着依据和规范作用的其他三种保管期限表，即通用档案保管期限表、专门档案保管期限表和专业系统档案保管期限表。

( 2) 分析借鉴。收集相关单位制定的企业保管期限表及有关经验材料并加以分析、吸收、借鉴。

( 3) 深入实际。即在学习有关文件的基础上，要深入各部门，了解企业所开展的科技、生产、经营等活动，掌握企业文件的形成过程、种类和特点，听取有关领导、管理人员、技术人员的情况介绍以及对各种档案的价值认识，获取第一手资料，以便研究企业档案发挥作用的规律。

2. 拟定初稿

在调查研究的基础上，研究确定对各类文件划分保管期限的原则，然后着手草拟条款。拟写条款可采用卡片形式，即首先把条款和保管期限拟写在卡片上，再将卡片加以排列和编号，最后誊抄或打印在文件用纸上，形成档案保管期限表的草案。

3. 征求意见，修改定稿

草案拟定后，应将其打印、分发给企业内各部门，就其内容正确性、可行性广泛征求意见，将意见汇总归纳后，吸收其中的合理内容对草案加以修改，必要时再征求意见再修改，或在相关部门试行一段时间，以总结经验。

二、企业档案保管期限的划分方法

最常见的是将保管期限划分为永久、长期、短期的“三分法” ；也有永久、定期的“两分法” ；还有主张标明具体的时间，如5 年、8 年、30 年等，即所谓的“标时法” 。这些方法的整个划分过程都是凭经验判断的，是一种定性分析法。

近年来，学术界又开始探讨档案价值鉴定的定量方法，以求提高工作的精确度。这种方法的核心内容是构建数学模型。首先采用特尔菲法，它是按照一定的程序向有关专家进行调查并对专家意见进行分析、处理以获取未知信息的科学方法。这里的专家就是鉴定小组中的企业负责人、管理人员和技术人员。其次，把按照数学模型计算得到的档案价值综合评价分数与保管期限的档次的分区结合起来。以“三分法”为例，永久类档案的价值介于0. 8 ~1 之间；长期类档案的价值介于0. 4~ 0. 8 之间；短期类档案的价值介于0. 2 ~0. 4 之间；档案价值小于0. 2 的则予以封存或销毁。

三、企业档案价值鉴定方法

企业档案价值鉴定一般采用直接鉴定法，即直接、具体地审查档案，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面全面地考查、分析。具体鉴定通常分两步进行：

1. 个人初步鉴定

即鉴定小组的成员根据分工，审阅企业档案的内容，根据实际情况进行定性分析，提出鉴定意见并将其填写在企业档案鉴定卡片上。企业档案鉴定卡片是企业档案鉴定的原始记录，应包括的项目有：卡片编号、案卷名称、类别、数量、档号、归档时间、原定保管期限、鉴定人意见、鉴定人签字和签字时间、鉴定小组意见、鉴定小组负责人签字及时间、备注等。其中鉴定人的意见最为重要，完整的鉴定意见包括：企业档案的形成情况、企业档案的历史与现实价值、利用情况的分析与预测、其他与鉴定结论有关的情况、关于该案卷的保管期限和存毁的具体建议等。

2. 集体审查

在个人初步鉴定的基础上，召开鉴定小组全体成员会议，听取每个鉴定人的说明，逐张审查鉴定卡片，进行综合平衡，形成集体的鉴定意见，由鉴定小组负责人将意见填入鉴定卡片。