中国人民大学档案学院 陈兆? 黄坤坊
（一）外国档案鉴定工作的组织和管理形式因国而异。目前，虽然各国的档案部门大都掌握了档案鉴定销毁的决定权，但是在如何具体行使这种权利方面仍然有明显的差别。
俄罗斯联邦对档案工作实行统一管理制，其特点是在联邦档案管理总局设有中央评审委员会，该委员会既是全国档案鉴定工作的业务指导中心，又是鉴定理论的科研中心。在各个政府机关和各个基层国家档案馆内设有鉴定委员会，负责文件的评审，在各个档案事业管理机关和各个高层国家档案馆内则设有评审委员会，负责文件的复审，这样就在全国范围内组成了一个十分完整的档案鉴定机构网。中央评审委员会负责审查和批准全国通行的鉴定手册、应向国家档案馆移交档案文件的机关清册、档案保管期限表等。
法国实行派驻代表制，即由法国国家档案馆把自己的一些档案人员派到政府各部去，帮助政府各部鉴定并按规定向设在枫丹白露的当代档案中心移送档案文件。
美国实行直接实施制，即由美国国家档案馆直接承担美国联邦政府机关的文件鉴定工作。这种制度的优点在于可以聘用有资格的专业人员从事鉴定活动。
英国实行委派制，即由政府机关按规定期限对自己产生的文件进行审查，名为初审，在案卷办理完毕后5年内进行，英国公共档案馆只派出一些检查员加以监督。复审在案卷办理完毕后25年由机关和公共档案馆共同进行。复审后，文件或移交公共档案馆保存，或销毁。如果机关乐意，也可以不向公共档案馆移交而继续留在机关内。这种制度的优点在于档案部门不必承担鉴定工作的行政负担，因而可以大大节约资金；其缺点在于检查员人数有限，鉴定工作很难达到一致，特别是第一阶段完全交由政府机关负责，政府机关有可能向档案部门隐瞒真实情况，不受监督地销毁应予保存的档案文件。
(二)无论是在前苏联，或者在美国，人们都把文件保管期限表看作是鉴定工作必不可少的工具。前苏联的档案工作者认为，文件保管期限表可以保证文件完好无损，便于挑选进馆文件，使复杂的鉴定程序条理化和制度化，从而大大简化鉴定工作。美国的档案工作者则认为，文件处置期限表可以决定文件保管在何处，保管多长时间以及保管期届满时如何处置，从而可在文件的整个生命周期内对文件起一种监控作用。
前苏联的文件保管期限表主要有两种：一种叫做标准文件保管期限表；另一种叫做主管机关文件保管期限表，是为本部门形成的专门文件编制的。
美国的文件处置期限表也有两种类型：一种叫做机关专用文件处置期限表，另一种叫做通用文件处置期限表。包括在通用文件处置期限表内的文件通常占一个机构所产生全部文件的大约三分之一。
美国的文件处置期限表通常由行政单位的行政官员拟定，大多要送交档案当局审查，由档案当局写出所作的决定，最后由一个文件审查委员会批准，从而成为一个法律文件。由于它提供了销毁文件或把文件移交档案馆的权利，常被称为文件处置许可证。有些文件处置期限表只赋予一次性的处置权，但是大多数文件处置期限表是持续生效的。文件处置期限表一般地说每10年修订一次或者重新授权。
在美国，一个文件系列在产生之后通常都会包括在文件处置期限表内，并受到档案监控。不过，档案工作者仍然需要进行工作，因为一方面文件处置期限表不会自动生效，另一方面，有许多机构往往不把高级决策文件及其执行指示放进处置期限表。档案工作者必须行使监督权，想方设法实现文件处置期限表上的规定，并通过谈判使那些有档案价值但未包括在文件处置期限表内的文件也列入该表内。
美国文件处置期限表的最大特点是规定得非常详细、具体。
(三)每一个档案馆都希望以最低限度的馆藏量最大限度地包容最重要的信息。为此，就不能不重视优化馆藏的问题。在文件产量势如潮涌的今天，优化馆藏的问题更加显得十分突出和急迫。
据第七届国际档案大会的资料，英国公共档案馆保管的档案文件只占英国政府机关所产生文件数量的1％，美国则为1～4％。由此不难看出，这两个国家都十分重视优化档案馆馆藏的问题。
优化馆藏的途径主要有两种：一种是限制和减少向档案馆移交文件的机关；另一种是限制和减少向档案馆移交的档案文件(包括选样保留等)。初看起来，前苏联等国似乎乐于采用前一种办法，而美国等国似乎乐于采用后一种办法。但是，仔细加以考察就会发现，无论是在前苏联还是在美国等国，两种办法都是同时采用的。前苏联把国家机关分为两类：一类是向国家档案馆移交档案文件的机关，另一类是不向国家档案馆移交档案文件的机关。前西德等国也把政府机关分为两类：一类是决策机关，另一类是执行机关。无论是在前苏联还是在美国等国，都采用选样法来减少进馆档案的数量。
美国档案学家G?哈姆认为，对档案工作者来说选样法并不是什么新的发现，因为鉴定本身就是一种选样过程，只不过这种选样是定性的，而我们现在所说的选样法主要是定量的。选样法可以大大减少档案馆潜在的文件接收量。因此，选样法不是是否利用的问题，而是如何利用的问题。
外国的选样法可以分为两大类：一类是统计选样，它建立在数学的基础上，所抽选的样品能够确切代表全部文件；另一类是按目的选样，又叫档案选样，它的设计是为了对整个文件汇集提供一种特殊的看法，为了保存具有特殊历史意义的个别化信息，或者为了充实档案工作者的其他一些主题目标。这样的样品有的可以建立在统计的基础上，有的则不可以建立在统计的基础上。
统计选样法也叫数学选样法，是为了既减少文件汇集的数量又保持文件汇集一系列主要特点而设计的。这种选样法最适用于大量的同种的文件。采用这种选样法时，应当确定样品所占的百分比。统计选样法又分为两种：一种叫做随机选样，另一种叫做系统选样。
随机选样法适用于每个文件单元都没有什么不同于其他文件单元的情况，就是说每一个文件单元都有被抽出来代表文件整体的机会，而且也有资格代表文件整本。采用随机选样法的文件单元，一般地说都有非随机的预先排定的顺序，例如住址和收入水平等的非随机顺序，即每个住址和收入水平都有一个预先排定的独一无二的编号。选样时，要使用随机编号表，所选样品也必须达到一定数量。
系统选样法是按照某种规则抽取样品的方法。例如，对于测绘文件可采集测绘样品，即从每个测绘点采集一份文件作为样品；对于按字母编码的文件可采用字顺标准，即凡带有某一个字母的文件均挑选出来作为样品；对于编有号码的文件可采用编号挑选法，即凡带有某一个编号的文件全都挑选出来作为样品；对于按年次保存的文件可采用年度挑选法，即凡尾数为某一个数的那一年的文件都是样品。系统选样法也像随机选样法一样，必须保证每个文件单元都与其他文件单元一样有被挑选出来作为样品的均等机会。
按目的选样是另一类选样方法。在许多情况下，统计的可靠性是不必要的，而以只记载某种活动的文件代表文件整体是更可取的。这就要求鉴定者按照所要达到的目的挑选样品，也就是说挑选的目的取决于鉴定者的判断，而不取决于某种数学公式。这是一种传统的选样方法，其原则在于只保存那些与某一特定主题有关的文件，例如，只挑选与某一次暴乱有关的文件或者与某一个特定人物有关的文件。
除了统计选样和按目的选样以外，挑选典型例证材料或者挑选例外材料加以保留，也都属于选样活动。据报道，美国国家档案馆就保存有大约4000卷例外案卷。①
①F．Gerald Ham： Selecting andAppraising???Archives andManuscripts． Chicago，1993，P.77～78．
（郭红解、倪政华摘自《档案学》2004年第3期）
