文件是“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录”。①文件包括公务文件和私人文件。文件具有现行效用，现行效用是文件本质属性和文件功能的直接反映，是文件产生和运动的内在依据。如何全面认识和理解文件现行效用?文件现行效用的实现条件是什么?对这些基本问题的研究和探讨，有助于正确地认识文件运动规律，合理有效地制作、使用和管理文件。
一、文件现行效用的概念和内涵
人们一般将文件现行效用单纯理解为对文件收文者具有的某些作用，如指文件“对机构或个人行为产生的约束力、强制执行力和其他强制性影响”②，或指文件对收文对象所具有的现行执行效用。事实上，文件之所以对受文者具有某种作用，其内在原因是由于发文者与受文者之间存在着某种特定的关系，因此，必须从发文者和受文者两个方面来认识文件的现行效用。笔者认为，文件先行效用是指文件对实现其制作和使用的直接目的所具有的作用，是发文者与受文者特定关系的体现。
对文件现行效用的内涵可以从三个方面来认识和理解。
(一)文件的现行效用是针对制作和使用文件的直接目的而言的
文件的产生依赖于一定的社会活动，任何文件的制作和使用都有其直接的目的，比如制定和发布一项“命令”是为了宣布某个重大的强制性措施；起草一份“请示”是就某个具体问题请求上级机关指示或批准；制订“计划”、“规划”是为了使工作有序地开展；记“日记”是为了记录个人思想与情感；签订“合同”是为了明确双方的权利与义务，等等。归纳起来，其直接目的就是为了履行某项职责，处理某项事务，解决某个实际问题。文件的产生具有很强的针对性。“文件制作者根据自身、集体或社会的需要付诸行动，经过孕育、计划，最终制作形成进行本次行动必需的工具??文件”。③“对文件而言,人们制作它的第一目的??既是为了表达制作人的思想意图，也是为了让文件的法定接受人或者理应接受该文件的人能够精确地贯彻执行(或者理解)这种意图(或者思想)”。④制作和使用文件的直接目的，是文件得以产生的最原始动机，而在实现这一直接目的的过程中文件所发挥的作用，就是文件的现行效用。
文件现行效用的核心在于作用的现行性和所具有的现行期。对于文件作用的现行性，在中外档案学界已有诸多论述。普遍理解的现行文件“就是文件内容规定的任务尚在执行之中，或者文件内容要求达到的目标尚未达到，正在达到过程之中的文件。这些文件具有现行价值和第一价值”⑤。阿根廷档案学家曼努埃尔?巴斯克斯认为“现行性就是一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律或行政的效力或力量”⑥。可见，完成或达到文件所要实现的直接目的既是文件产生和使用的原因，同时又赋予文件某种效力或力量，在此目的达到之前，文件将一直具有这种效力或力量。这是现行性的实质。是否具有现行性是相对于制作和使用文件的直接目的而言的，对实现这个直接目的发挥着作用，文件就具有现行效用，当这个直接目的已经实现或不复存在，文件的现行效用也随之消失。
文件的现行效用具有现行期，现行期是文件发挥现行效用的时间。“现行期是文件用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一般意义上说为完成其内容规定的任务或其为之而形成的目标而发挥作用的阶段。”⑦只要文件还在完成其内容定的任务或直接目的的实现过程中，文件就处于现行期，就具有现行效用。无论这些文件保管于何处，无论它是否仅仅是完成了处理手续。
文件在实现现行效用的过程中或在失去现行效用以后，会因为其他主体的需要而呈现出其他价值形态，具有其他各种作用，如参考作用、凭证依据作用等，这些作用都是派生的作用，与文件的现行效用无关。
(二)文件现行效用体现着发文者与受文者的相互关系
文件现行效用是文件对实现其制作和使用的直接目的所具有的作用，这个直接目的涉及文件发文者和受文者双方，因此，文件现行效用体现了发文者与受文者的相互关系。
一方面，就全部文件而言，文件现行效用体现了发文者与受文者之间的有机联系。发文者通过制作文件，将所要表达的意图、所要实现的特定目的反映在文件中。受文者根据发文者所表达的意图来履行相应的职责或处理特定事务，从而实现文件制作和使用目的。这样发文者与受文者就因为同一个特定目的而联系在一起。“制作”对应于发文者，“使用”对应于受文者，文件既有制作又必须加以使用才能实现其功能。因此，在文件现行效用的实现过程中，发文者与受文者，相互依存，不可分割，失去任何一方，或任何一方发生变化，文件的现行效用都会随之消失或发生相应的变化。
另一方面，就具体文件而言，文件现行效用反映了发文者与受文者之间的特定关系。所谓“特定关系”，是指收发文双方特有的一种对应关系，表现在发文者只能选择A而不是B作为收文对象，受文者在特定时空范围内必须实现C而不是D的意图。发文者与受文者关系的特定性，决定了文件的现行效用也是特定的，比如A单位与B、C单位具有不同工作关系，因此A单位发给B单位和C单位的文件，其现行效用也必然具有不同的性质。
对公务文件来说，不同性质机关具有不同的职权范围、不同的地位，彼此之间存在着不同的工作关系，为了履行机关间法定职责，满足处理各种事务的需要，各机关之间相互行文，从而构成不同的行文关系。为了规范这种行文关系，党政机关制定了行文规则，确定了不同类型的收发文机关的行文方向和行文方式。这种工作关系和行文关系，规定着文件现行效用的性质，也是文件现行效用得以充分实现的保证。
对私人文件来说，虽然收发文者之间关系不像公务文件有统一规范，但基本上也是特定的、约定俗成的。如信函、契约等，其现行效用都产生于收发文双方。有些记录性文件，其制作的直接目的是为了记载事务处理过程，或表达制作者的思想、意图并且备忘，如家谱、日记等，其记载过程就是备忘过程，也是现行效用的发挥过程，记载完毕，文件直接目的达到，则现行效用消失。制作者是发文者，当制作者阅读使用这些文件的时候，又成为受文者，具有双重身份，因此现行效用虽然体现在某一个主体上，但仍在收发文者之间特定联系的范畴之中。
(三)文件现行效用具有特定的时间和空间范围
任何文件的现行效用都只在特定的时间、空间范围内产生作用，超过这个时空范围，文件现行效用就会丧失。文件在特定的时空范围内，其现行效用的性质也是特定的，在新的时空环境下，即使文件内容、使命完全再现，即使文件再重新按照相同的轨道运行一遍，或称档案“回流”，重新进入现行期，其现行效用的性质也绝不同于以往。
所谓“特定的时间范围”是指文件发挥现行效用的时间限度，即文件的有效期限。它包括文件生效时间即现行效用的时间起点和文件失效时间即现行效用的时间终点。文件生效时间可以是文件形成之日(文件上标注成文时间)，或是文件通过、批准之日(文件上标注法定讨论通过时间或核准批示时间)，或者是文件公布之日(规范性文件大多如此)，或者是以文件自身规定的时间为生效时间(如国务院2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》，但在通知上却规定该办法从2001年1月1日起生效)，或者以文件送达规定受文者的时间为生效时间，等等。文件的失效时间有的在其形成时就已明确规定，如一些计划、规划性文件；有的被明确宣布失效或被新制定的相应文件所取代，如一些法规性文件；有的在其针对的活动开始或结束后自然失效，如会议通知、工作方案等。
所谓“特定的空间范围”，是指文件发挥现行效用的空间领域，包括区域和机构。有的文件在全国范围内有效，有的文件在某个地区或某个系统内有效，有的文件只在某个单位内有效。文件现行效用的空间范围或由文件自身明确，或由法律、法规明确规定，或由文件内容针对对象的法定责任、义务、权利所及范围不言自明或约定俗成。
综上所述，对文件现行效用的认识应包括三个方面：第一，文件的现行效用是文件对实现其制作和使用的直接目的所具有的作用，当文件的直接目的达到，其现行效用随之消失；第二，文件现行效用的实现涉及收发文双方，文件有制作方，即发文者，有使用方，即受文者，文件的现行效用是在收发文双方的特定关系中得以实现的，对制作者而言，表现为传递、控制功能，对受文者而言，则表现为凭证、依据功能；第三，文件的现行效用是在特定的时空范围内实现的。
二、文件现行效用的实现条件
文件现行效用的实现条件是文件实现其制作和使用的直接目的所需具备的条件。现行效用的实现条件包括以下几个方面：
(一)发文者条件
1、发文者身份必须合法。就公务文件而言，发文者具备法定作者身份是文件具有现行效用的根本保证。公务文件必须是由法定作者制成和发布。所谓法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的组织，包括各级各类国家机关，依法成立的各种社会组织、企事业单位等。发文者身份的合法性使其制发的文件在职责范围内具有权威性，对受文者具有强制力、约束力或影响力，这是文件法定效力的体现，这一效力受到法律的保护。就私人文件而言，任何个人都有权形成表达个人意图的文件，但若是涉及法定义务或责任的私人文件，其作者身份必须得到法律确认，如遗嘱、契约、合同等等，以保证文件的有效性。
2、文件内容必须准确、清楚。制作和使用文件的直接目的是为了表达作者的思想意图，或让受文者理解、实施、执行这一意图，文件内容准确、清楚“是为了确保行政主体表现于外部的意思决定与其内在的意志的一致性”。⑧若文件内容不准确、不清楚，则发文者的意图不能准确表达，受文者也无法准确执行、实施，这必将导致制作和使用文件的直接目的无法达到或无法全部达到，从而影响文件现行效用的实现。
3、文件的体式和生效程序必须规范。就公务文件而言，一方面，“为保证文件的有效性与便于处理，各系统及有关主管部门对文件的体式都有规定，例如：我国党政机关通用公文一般采用应用文体，格式分别按《条例》和《办法》的规定排布；各单位形成的某些专门文件的内容表述与格式则由专门业务的主管部门统一规定；单位内部处理某些工作时经常会形成规定文种外的文件，这些文件格式较灵活”⑨。另一方面，公务文件需履行特定的生效程序才能产生现行效用，《国家行政机关公文处理办法》规定了公务文件制发和处理的一般程序，即发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。除此以外，有的文件须经过必要的会商、会签；有些公文须经过法定正式会议批准(或表决通过)；有的须上报获得批准才能生效。私人文件的体式往往是约定俗成的，它们大多有着社会意义上的规范性。
(二)受文者条件
1、必须能够准确、完整地理解文件内容，通过文件内容准确把握发文者意图。
2、必须按发文要求执行、实施发文者意图。文件必须在实际使用过程中才能发挥现行效用，文件直接目的能否实现、在多大程度上实现，与受文者能否顺利实施文件内容密切相关。若受文者在其工作或活动中不能正确执行、实施发文者意图，文件现行效用就很难实现或完全实现，即使制作再精良，也无济于事，因此，制作和使用文件对一份文件的现行效用的实现来说，是不可或缺的两个条件。
(三)文件及时、安全、准确地传递
文件现行效用的实现过程实际上是文件在发文者与受文者之间的运动过程。联系发文者与受文者的纽带是文件的传递，它既是文件现行效用实现的途径，又是文件现行效用实现的过程，因此确保文件传递的及时、安全、准确是文件实现现行效用的必备条件。
要保证文件传递的及时、安全、准确，一是应尽量减少收发文机关传递过程中一些不必要的环节和手续，选择最快捷有效的传递方式，简化传递过程，减少信息失真的可能性。二是要科学、合理地确定其文件的运行轨道，我国党政系统制定了文件的行文规则，对行文权限、行文方向和行文方式乃至一些特殊的文件的传递都进行了规范，以保证文件传递的准确性。三是在文件的具体传递过程中，要防止传递不到位现象(如错送、漏送等)，不丢失和损坏文件，秘密文件应通过机要传递渠道或加密传输，在计算机网络传递过程中更要防止信息的丢失和变形。
综上所述，文件现行效用的实现条件包括发文者、受文者和文件传递三个方面。从发文者制发文件，通过有效地传递，到受文者接收和使用文件，构成了文件实现其现行效用的一个完整的运动过程，三者互相联系、互相作用，是文件现行效用实现必不可少的要素。
注释：
①《档案工作术语》(DA／T1?2000)。
②曹润芳主编：《文件写作与处理》，中国经济出版社，1998年版，第12页。
③何嘉荪、金更达、叶鹰：《文件运动理论模型初探??文件运动理论研究之二》，《档案学通讯》，2004年1月版，第19?20页。
④何嘉荪：《论现行文件的第一价值和第二价值》。《档案学通讯》，2003年1月版，第85页。
⑤何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究??从新角度审视档案学理论》，北京，中国档案出版社，1999年版，第228?229页。
⑥何宝梅：《对文件和档案本质属性的再认识??与王恩汉先生商榷》，《档案学》，2002年4月版，第6页。
⑦何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究??从新角度审视档案学理论》，中国档案出版社，1999年版，第88页。
⑧王绍侠：《从行政法角度比较电子公文与纸质公文的生效要件》，《档案学通讯》，2002年5月版，第48页。
⑨周玲主编：《文件管理》，上海社会科学院出版社，2002年版，第6?7页。
（郭红解、李军摘自《档案学通讯》2004年第5期）
