刘南山
1.认清形势，增强档案信息化建设的紧迫感
陈良宇同志在市信息化工作会议上指出：信息化是科教兴市的开路先锋，是增强城市功能的强大支撑，是优化经济结构的必然选择，是促进城市协调发展的有效途径。这几句话充分说明了信息化对于经济和社会发展的极端重要性。正如《国民经济和社会发展“十五”计划》指出的那样，“大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。”档案事业是社会主义现代化建设事业不可或缺的重要组成部分，档案工作要与经济和社会各项工作同步发展，同样离不开信息化。
上海档案信息化建设特别是市档案局馆信息化工作起步较早，经过几年的努力，取得了较好的成绩。市和区县档案局馆以及大部分专门、部门档案馆建立了局域网和档案信息网站，计算机辅助档案管理全面推行，档案数字化工作有了较快进展，市和一些区档案馆正在建设档案目录中心，电子文件和电子档案的管理已取得试点经验。但同时也应该看到档案信息化建设中还存在一些问题：一是观念不够新。从档案管理到档案信息化管理是一场革命，实际上是以转变观念为前提的档案工作创新。如果没有创新，档案信息化是搞不好的。我们一些同志对此认识不够，还习惯于传统的手工的档案管理模式和方法。有的即使搞了信息化，也没有什么新意，或者成为一种摆设。二是规划不够明。从全市档案系统来看，信息化各自为政，各取所需，未形成统筹安排、协调推进的局面；从局馆来看，信息化建设的长远规划和近期目标不够明确，存在着头痛医头、脚痛医脚的现象。三是重点不够突出。档案信息化的重点是档案资源信息化，只有加强档案资源信息化工作，才能打牢档案信息化的基础，才能实现档案资源最大限度的利用和共享。但是我们对此重视不够，致使数据统一格式和标准的工作滞后；数据缺乏完整性和准确性；方便、快捷的计算机检索体系没有完全建立起来。
针对上述问题，我们应有清醒的认识，既要看到我们在信息化建设中形成的基础和成果，增强搞好信息化的信心，同时也要看到当前的现状和存在的问题，不能盲目自满，而要自我加压，加倍努力，使本市档案信息化建设上一个新台阶。
2.锁定目标，把握档案信息化建设的基本原则
2002年初，市委办公厅、市政府办公厅下发的2号文件指出，“要按照上海城市信息化建设的总体规划和要求，加快档案信息化建设的步伐，跟上并融入社会信息化进程。”这给上海档案信息化建设指出了方向，提出了总的要求。我们要按照市的总体规划和这次市信息化工作会议的要求，进一步明确工作目标，加快档案信息化建设。
在这次信息化工作会议上，陈良宇同志指出，“政府网站不要成为摆设，要办成为社会、为群众服务的窗口”，“使老百姓得到便利和实惠，是信息化的出发点和落脚点”。上海档案信息化也要围绕窗口建设和搞好服务来建设。我们要通过信息化，将档案信息资源集聚和整合起来，实现档案资源社会共享，更好地为各级领导和机关服务，为社会各界服务，为广大人民群众服务。我们要牢牢锁定这个方向和总体目标。根据这个目标，我们必须把握适合档案工作规律和特点的基本原则，才能卓有成效地开展档案信息化的各项工作。
（1）以档案信息开发和利用为中心的原则。在档案信息资源中除去那部分关系到国家利益和安全以及个人隐私的以外，应该说大部分是可以开放和利用的。档案信息化建设，特别是各种系统和软件的开发，要围绕开放和利用来设计、来展开。如果不以方便利用为原则，系统做得再好看，软件做得再花哨，也毫无实际意义。
（2）统一规划、统一标准和规范的原则。档案与图书不一样，档案管理与图书管理相比难度要大一些。由于受档案实体管理模式和方法的影响，档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较难统一，再加上本市档案信息化起步以后，未能及时研究统一标准和规范，因而造成现在档案信息管理上各搞一套的局面，并给档案信息的传输、接收带来较大麻烦。为此，本市档案信息化建设在当前新一轮深入发展的关键时刻，必须统一规划，统一标准和规范，再不能走过去的老路。
（3）抓住重点、阶段性推进的原则。要实现档案信息化的总体目标，不可能一蹴而就，要经过起步、试运行、成熟、全面应用的发展阶段。这次市信息化工作会议明确了全市今后3年、5年、8年的发展目标和工作重点。我们要认真分析研究，按照上海信息化总体目标和阶段要求，着手调研未来3年、5年、8年的档案信息化建设目标和发展规划，以及要重点解决的问题，使档案信息化与全市信息化同步发展。
（4）以基础工作带动数据库建设的原则。陈良宇同志说，在信息化建设中有关部门研究解决了两张信息卡，给老百姓带来很大方便。但有卡要有网，有网要有库，而建库基础工作是大量的。档案信息化是科技创新、科技兴档，科技创新是走“华山天险一条路”，是要付出艰苦代价的。档案信息化特别是信息库的建立，不是从天上掉下来的，而是要靠基础工作一点一滴做起来的。任何轻视基础工作或者不愿艰苦地做基础工作的想法都是错误的。
以上几条原则，是我们在档案信息化建设中总结出来的经验，我们必须加以坚持和严格遵循。
3.扎实工作，解决当前档案信息化建设的重点问题
档案信息化建设是一项系统工程，必须根据发展的客观需求和实际情况，突出重点，有序推进。当前，我们正以外滩新馆建设为抓手，构建“三位一体”的现代化新型档案馆，其中一个很重要的功能是档案信息的集聚和传播。要发挥好这个功能，档案信息化建设目前务必解决以下6个重点问题：
（1）加快步伐，建设全市档案信息资源总数据库，或者叫“数据仓库”、“数据超市”。档案信息化的核心是建立适应档案工作特点和发展趋势的大型的“数据仓库”或“数据超市”。局馆要在目前档案多媒体全文数据库的基础上，迅速建立一个总的中心数据库。一是这个数据库是一个庞大的体系。按档案存址分，有馆内和馆外；按档案载体分，有文书、照片、声像、多媒体等；按检索类别分，有档案目录数据、专题目录数据、各类资料目录数据、现行文件目录数据、档案全文数据、电子文件和电子档案等。二是目前建设的重点是馆藏所有档案、资料（包括各种载体）的目录数据，部分重要档案或利用率较高的档案全文数据，所有的照片、图片数据和有利用价值的老电影、老电视剧、电视专题片数据等。三是这个数据库有完备的输入和输出系统，也就是说能有效地解决数据的加工、识别、接收、传输、储存、保密、整合、迁移、发布和利用。随着这个数据库的建设，将会带来档案管理体制上的革新和变化，将更有利于档案实体和档案信息的管理。
（2）分步实施，建立外滩新馆、公务网站（目录中心）、因特网站3个应用数据库和系统。2002年底，我们提出“三网并进”，抢占档案信息化建设新高地的工作思路，具体来讲就是依托局域网，加强档案利用服务窗口建设；依托公务网，加强档案目录中心建设；依托因特网，加强档案信息网站建设。“三网并进”，就是解决不同范围、不同对象的档案信息资源的共享和利用问题，其实质是要建设三个不同的应用数据库和系统。一是建设外滩新馆的应用数据库和系统。外滩新馆力争年底前开馆，作为开全国档案界先河的全新的档案对外服务和利用窗口，新馆现代化、公共性、文化性很大程度上就体现在信息化上，因此，新馆应用系统开发得如何，直接关系到开馆后的服务质量和服务水平。经过多次反复研究，现在已经有了一个比较完整的方案，下一步就是要模拟新馆的服务流程，把应用系统开发得好一些，数据库基础夯得实一些。二是建设仙霞路老馆的公务网站即目录中心应用库和系统。现在一期工程已经完成，前不久公务网上海市档案局馆网站和档案目录中心应用系统已经正式开通。目前，要抓紧建库、建站的后续工作，使库里有物，物显其美；使站中有影，交相辉映。同时要研究和开发二期的功能。三是建设上海档案信息网站的数据库，更新升级各项应用系统和功能。上海档案信息网站经过升级改版以及大家的共同努力，点击率明显上升。但是网站提升的空间还很大，要使其成为一流网站、主流网站，需要下大功夫。因此，大家还要继续努力。三个应用数据库建设的基础是中心数据仓库的建设，“数据仓库”的建设又影响到各应用库的水平和质量，要明确这个关系。
（3）突击攻坚，清理校对现有档案目录数据，确保数据的准确性和有用性。在市档案馆多媒体全文数据库中有230多万条档案目录数据，但大部分没有经过认真的校对，许多数据不完整、不准确，而且多年来没有清理，给利用带来很大问题。随着外滩新馆的建成和公务网的开通，这个问题已经不能不解决了。如果再不下决心解决，档案馆的形象就会受影响，我们的服务水平也提不高。所以，经与科教处、信息技术部以及保管一部、二部的同志商量，大家一致认为突击攻坚，刻不容缓。这件事情由信息技术部牵头，一部、二部配合，用2至3个月时间攻克这个堡垒。
（4）全力以赴，完成馆藏所有档案目录的计算机输入和建立完善的计算机检索体系。根据外滩新馆和档案目录中心的利用需求，我们要抓紧馆藏档案目录的输入工作，使“数据仓库”丰实起来，使利用更加方便起来。与档案全文数字化工作相比，档案目录的电子化更加紧迫。尤其是我们的现状更决定要首先抓好这件事情，并组织力量全力以赴完成这项任务。保管一部要着重对现行档案进行文件级输入，保管二部着重对历史档案的案卷级目录进行输入、清理和完善，同时对资料目录进行输入。与此同时，还要建立健全计算机检索体系，使档案信息资源检索方便、快捷、准确。
（5）加强法制，抓紧档案信息化标准体系的建设。档案信息化法制标准体系的建设要摆到议事日程上来。当前要抓紧完成《基于XML技术的文书档案数据交换格式》地方标准的制订工作，争取尽快颁发执行。对关系全市档案信息化建设的其他标准、规范也要抓紧制定。要进一步抓好档案信息管理统一软件的推广工作，总结经验，完善提高。
（6）前瞻考虑，配合建设“电子政务”，建好“电子档案工程”。当前要抓紧实施对全市机关电子文件和电子档案的统一管理。国家档案局最近下发了《电子公文归档管理暂行办法》，要以此为依据，对全市电子文件和电子档案的管理现状进行调研，进一步总结推广长宁经验，重点解决电子文件统一归档和集中管理的技术与方法，尽快提出可操作性的实施方案，报市委办公厅、市政府办公厅批转执行。同时，要抓紧做好“电子档案工程”的立项和建设工作。这项工作与下一步创新密切相关，一定要重点突破。
4.加强领导，确保档案信息化建设健康发展
推进本市档案信息化建设再上新台阶，要切实加强领导，完善工作格局。我们要从全局性、战略性的高度，把发展档案信息化摆到重要位置，抓紧抓实，抓出成效。
（1）调整和加强档案信息化领导小组。原来领导小组成员都是局馆内部的，以后可扩展到局馆外部一些档案部门的领导及专家。要充实管理层、技术层力量，并进一步明确档案信息化建设的责任部门。全市档案信息化工作由科教处牵头，负责档案信息化领导小组办公室的工作，包括总体规划、组织协调、推进落实、培训人才、资金申请等。局馆内部的信息化工作由信息技术部牵头，除原定职能外，增加局馆信息化规划制定、组织协调、检查督促、推进落实等职能。
（2）尽快修改完善《上海市档案信息化建设实施意见》，与市信息委联合发文，为加快本市档案信息化建设提供政策支持。
（3）适当时候召开上海市档案信息化工作会议，同时组织开展档案信息化研讨。通过总结、研讨，进一步理清思路，形成合力，明确主攻目标，依托科技创新，不断增强本市档案信息化发展的领先优势，与上海信息化发展水平相适应。
（4）各部门要把档案信息化工作作为本部门业务建设的重要内容抓好。处长负第一责任，各方齐抓共管，共同推进。要把档案信息化工作的指标要求纳入文明处室的考核范围，促进办公自动化和管理现代化。在推动档案信息化的进程中，各部门对协调的事项一定要有全局意识，坚决克服狭隘的本位观念，由牵头部门解决的问题，要积极支持配合。下一步科教处与业务指导处对全市各级档案部门如何贯彻市信息化工作会议精神要拿出方案。总之，我们要通过学习贯彻市信息化工作会议精神，把上海档案信息化建设推上新台阶。
(邹伟农摘自《上海档案工作创新文集》)
