研讨与交流7
浅谈文书档案管理存在的问题及对策
攀钢能动中心 代永勤
摘要： 本文针对机构改革后的能源动力中心在档案管理工作方面存在的一些问题，进行了说明和分析，并提出了相应对策，以求档案管理在企业生存和发展中越来越发挥着不可替代的作用，使档案在收集、管理、利用上逐步走向规范化、为本企业生产、经营管理做出贡献。
关键词： 档案管理、问题及对策
概况 新钢钒能动中心2007年8月成立，由原动力厂、氧气厂、热电厂组织机构改革后成立的新钢钒能动中心。由此，文书档案由以前的库存2000多卷增加到近6000卷、财务档案由以前的 4000来卷增加到近8000卷，人事档案由以前的近2000卷增加到3000多卷、还有其它档案：如音像、荣誉档案等。现氧气厂划出但档案还归属于能动保管，没有归还氯气厂。机构和人员的变动，使档案在基础建设、收集、利用上存在一些问题。
1、 能动中心文书档案管理存在的主要问题
1、 档案收集不规范。有些部门的一个岗位由几个人管理事务，在资料收集过程中，他们想交就交、不想交就说没有，科室产生的有保存价值的资料不会主动交于档案室，放在他们手中用起来方便。档案部门知道的资料档案室去收集，不知道的资料他们不主动交，档案部门就无法收集，就会产生资料收集不全，档案收集考核不明确。
2、档案整理不规范。从三个片区的归档情况看，不同档案人员在文件资料的分类中，对资料归属有不同的认识，特别是生产类文件，有的牵涉到设备、生产、在归属上有的放在生产类、有的放在设备类，不利于查找利用。
3、档案综合管理力度不够。各部门没有一个兼职档案人员，档案部门不知向谁索要文件资料，并且各部门多数人员不知道把有保存价值的文件资料主动交于档案室归档，有些部门自设资料库，给档案资料收集齐全带来困难。
4、现代化管理手段应用较差。三个片区的档案检索、查找、利用没有一套切实可行的档案软件，动力片区用的是电子表格的形式查阅文件目录，热电、氧气片区虽然开发了档案软件，已只能查阅文件目录，三个片区运用计算机及网络技术管理档案的少、信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于档案的收集、编研、修史编志、开发和利用。
5、文书档案开发利用少。主要是由于档案的内向性、封闭性，加上决策者们缺少对档案价值的认识，档案部门在单位中处于弱势地位，主要精力放在借阅、重管理上，轻利用，编研成果不多，档案利用实例不汇编、不发表。
综上所述，只有调整管理思路以改进档案管理办法，档案管理工作才能为企业服好务。
2、 主要对策
1、抓好组织建设是做好档案管理工作的关键
一是成立以主要科室负责人为单位的档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障。指派各部门一个管理人员作兼职档案员，负责本科室该归档的材料，档案部门只对兼职档案员，保障归档材料收集齐全。二是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展。将档案工作同业务工作放在同等重要位置，纳入单位年度目标管理责任制，与经济利益挂钩，做到奖惩分明，以促进档案工作人员和兼职档案人员主动收集、整理、归档，从而确保文书资料的完整性和系统性。
2、 加强档案基础工作管理，实现案卷规范化
能动中心现库存存量较大，首先要抓好档案基础管理，形成一套科学、合理、完整的管理办法。档案贵在利用，重在管理。将那些组卷不规范的案卷进行重新组卷，重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。重新组卷不仅可以优化馆藏，科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3、 加强培训力度，努力提高档案管理人员素质
能动中心成立以来，各部门还没有一个兼职档案员，不利于档案工作的开展。建立相关管理制度，明确档案管理负责人，各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门资料的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，加大档案业务培训工作的力度。一是要积极参加上级和公司档案管理部门举办的专业培训班；二是派档案管理人员到先进单位认真观摩学习，订购关于档案的有关刊物，鼓励专（兼职）档案人员开展自学活动，增强档案人员的责任心、责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。
4、 信息化建设是搞好文书档案管理工作的途径
现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段。能动中心档案管理目前只有简单的文件目录储存，已不适应企业的经营管理，只有创造条件购置必要的现代化设施，建立本部门的档案目录数据库，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化、使文书档案发挥最大效益，更好地为能动中心的生产，经营管理做出更大的贡献。
5、开发利用档案信息资源服务是体现档案价值的核心。档案是一种回溯性信息，是对历史的真实记录，逆向追溯其价值的过程，其核心价值在于信息记载和信息服务。因此，开展文书档案信息服务是档案发挥效益的关键，通过做好查（借）阅登记，设立档案信息总反馈表形式，以及进行编研深层次开发，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。
