根据《规定》第十条，“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”；本条对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求，以确保电子档案的长期有效性、可读性。元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894——2002)对各种不同类型的电子文件收集归档，都提出了具体要求。比如，对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时保留文字处理工具软件，文字型电子文件以XML、RFT、TXT为通用格式。对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式。如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。对用计算机辅助设计或绘图等设备获取的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，则应连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一并收集。对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
当今社会，信息技术、网络技术和计算机技术飞速发展，办公自动化水平不断提高，无纸化办公也越来越普及，电子文件数量大量产生，如果不对电子文件元数据、背景信息等文件材料进行归档，那么有朝一日，这些电子文件极有可能成为“死”文件，变成人们无法打开和认知的东西。在这方面我们有不少教训，比如，20世纪80年代和90年代初，一些应用计算机的单位，普遍使用DOS操作系统，产生了大量电子文件。随着技术进步和设备更新，一些单位由于没有及时实现数据的安全、有效、完整的迁移，也没有保存产生这些电子文件的元数据、背景信息的文件材料，导致当时形成的电子文件到如今成为打不开、读不了的“电子档案”。因此，机关在对电子文件归档时，务必对电子文件元数据和背景信息等文件材料进行归档。
根据《规定》第十条，“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档”，这里规定了纸质文件材料归档的组成要件。在机关文书处理过程中，办理各种文件，常有文件处理单或发文稿纸，包含有拟办、批办、承办、审核、签发等多种不同内容，体现了文件形成的过程和来龙去脉。机关归档时，应将文件处理单、发文稿纸与正本文件一并归档。
《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894——2002)对各种不同类型的电子文件收集归档，都提出了具体要求。比如，对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时保留文字处理工具软件，文字型电子文件以XML、RFT、TXT为通用格式。对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式。如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。对用计算机辅助设计或绘图等设备获取的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，则应连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一并收集。对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
当今社会，信息技术、网络技术和计算机技术飞速发展，办公自动化水平不断提高，无纸化办公也越来越普及，电子文件数量大量产生，如果不对电子文件元数据、背景信息等文件材料进行归档，那么有朝一日，这些电子文件极有可能成为“死”文件，变成人们无法打开和认知的东西。在这方面我们有不少教训，比如，20世纪80年代和90年代初，一些应用计算机的单位，普遍使用DOS操作系统，产生了大量电子文件。随着技术进步和设备更新，一些单位由于没有及时实现数据的安全、有效、完整的迁移，也没有保存产生这些电子文件的元数据、背景信息的文件材料，导致当时形成的电子文件到如今成为打不开、读不了的“电子档案”。因此，机关在对电子文件归档时，务必对电子文件元数据和背景信息等文件材料进行归档。
根据《规定》第十条，“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档”，这里规定了纸质文件材料归档的组成要件。在机关文书处理过程中，办理各种文件，常有文件处理单或发文稿纸，包含有拟办、批办、承办、审核、签发等多种不同内容，体现了文件形成的过程和来龙去脉。机关归档时，应将文件处理单、发文稿纸与正本文件一并归档。
来源: 中国档案出版社
