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基层地质档案管理实践策略

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-12-07 01:08:44    浏览次数:271    评论:0
导读

地质档案涉及到国土测绘、储量等数据,管理方面保密要求高。基层地质档案管理中存在诸多问题,影响到档案的安全性和完整性。基层地质档案管理人员在地质档案管理工作中,应积极采取相应的策略加强地质档案管理,提高管理水平。

地质档案中包含了地质测绘的相关数据,涉及到国土安全问题,管理中保密要求高。因此,管理人员在地质档案管理中责任重大。而基层地质档案管理中存在很多问题,影响到地质档案的完整性和安全性。因此,地质档案管理人员应积极面对当前基层地质档案管理中存在的问题,探究有效的管理策略。现结合笔者工作经验,简要分析基层地质档案管理现状中存在的问题,并探究相关解决问题的方法。

一、基层地质档案管理存在的问题

(一)地质档案项目实施人员档案汇交意识淡薄。地质工作中,有些项目实施人员缺乏完整汇交原始资料的意识,这就造成相关档案资料的不完整性。在地质档案汇交过程中,口述归纳原始地质资料的情况屡见不鲜。而这类行为说明项目人员在汇交档案方面缺乏严谨的意识,完全属于不负责任的行为,从而造成地质档案原始资料不全或缺乏一定的权威性。

(二)地质档案管理人员专业背景不足。地质档案涉及的内容十分复杂,档案种类繁多。在管理方面,各种资料的归档十分重要。在归档地质资料时,需要根据地质资料的内在联系、形式特征等进行归类整理,形成齐全成套的地质资料。在实际工作中,常常由于管理人员的专业背景不足,缺乏相关的专业知识,导致无法按照相关标准或要求进行资料分类、归档等,造成一些地质资料不齐全、地质档案存放混乱等现象。

(三)地质档案利用不当。地质工程、环境评价、道路桥梁工程等很多工程项目会涉及到地质档案的借阅。大多数工程项目的周期较长,一些地质资料可能长期处于借阅状态,借阅地质档案的人员需要反复翻阅、查看,加快地质档案的耗损。而且长时间的借阅,借阅人员的保密意识及档案保护意识的淡化,常造成档案损坏或丢失等现象。很多工程项目施工环境恶劣,导致地质资料得不到应有的保护,加快了地质资料的损耗速度。

(四)地质档案管理保密措施不当。很多地质档案中都含有保密要求高的数据内容。管理人员在工作中,主要采用以项目作为归档单位进行分类归档。因此,在同一个项目中,管理人员将未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同归档保管,进而使该项目列为保密的档案。虽然采用这一方法可以增加保密性,但实际上由于涉密文件与非涉密文件混合保存,在使用这些地质档案时,很容易出现泄密的问题,反而没有达到保密的目的。

二、基层地质档案管理策略分析

(一)做好地质档案汇交工作。以往地质档案管理部门在地质档案汇交过程中,主要以“交什么就收什么的”的态度接收资料,导致地质档案的汇交工作没有很好地完成,尤其是基层档案管理中,人们在地质档案汇交方面的重视度不够。因此,档案管理部门应制定完善资料汇交的相关制度,运用有效的管理体系确保地质资料的完整性和齐全性。在地质资料汇交的过程中,档案管理人员要认真复核地质工作中各项目的实施方案、技术手段及工作精度等,严格杜绝随意口头汇交资料的行为。

(二)加强涉密地质档案的管理。由于地质资料中涉密的数据多,保密级别也有一定的差异,管理人员在分类归档地质档案时,要严格鉴别文件是否需要保密,并采取相应的归档和保管措施。涉密的地质资料要单独装订和保存,避免与非涉密资料混合保存,造成管理混乱等现象。对于涉密的资料,档案管理部门应制定相应的借阅、归还等制度,制定地质资料丢失、损坏的追责制度。地质资料归档后,档案管理人员要及时做好资料的备份工作。在借阅时,档案管理人员有义务告知借阅者资料的保密性,并签订相应的档案借阅保密协议。资料归还时,档案管理人员要仔细检查其完整性及耗损情况,一旦出现破损,应及时进行修复和复制,以免影响日后使用。

(三)规范化地质档案工作管理。地质档案的归档整理要遵循“从一而终”的原则,也就是由立项者来归档地质资料。项目的负责人要负责立项、勘察到资料汇总整理的过程。项目负责人在勘察过程中获取一系列地质数据,对其进行整理后,编写报告及验收等资料,最后形成一份完整的地质档案,并移交至相应的档案管理部门。档案管理部门的工作人员在接收到地质档案资料后,要严格检查地质资料的完整性、涉密情况等等,做好地质档案的审查工作。地质档案通过审查和入库以后,档案管理人员要对档案进行整理。在整理时,应该按照相关规定标准认真执行,将地质资料做好分类、装订、编目、装盒等工作。在资料的管理过程中,应该加强检查,保证地质档案的完整性。在地质档案变更中,应该做好登记工作,确保库存档案和目录信息相符合。

(四)加强基层档案管理信息化建设。由于纸质、实物等地质档案借阅不便,而且很容易耗损、丢失。现阶段很多基层档案管理部门十分重视档案管理的信息化建设。相比纸质资料,电子资料具有可重复利用、耗损低等优势。基层档案管理应该加强档案管理信息化,建立全文数据库,完整保存原始资料的扫描件和电子元件。地质档案管理人员可以通过计算机将档案进行归类整理,形成一个完整的电子档案。在档案的借阅中,管理人员无需再手工一个个翻阅资料,直接从数据库中提取相应的档案,使地质档案的保存更加安全。而且将地质档案信息化后,能够有效防止档案被篡改,更好地保证了档案的真实性和完整性。目前,虽然在地质档案管理中采用实物和虚拟共同管理的方式,但是依然存在一定的安全隐患。档案管理部门可以运用大容量存储设备进行资料保存,异地存放,避免所有地质档案存放一处,有效降低地质档案损坏甚至丢失的风险。

(五)加强地质档案相关人员的综合素质。在档案管理过程中,档案管理人员应严格按照相关标准和规范来要求自己,认真做好档案的接收登记、整理归档和借阅审批等工作。在地质档案管理信息化的背景下,不断提高自身的计算机能力,并学习地质方面的相关知识,从而提高个人的业务能力。在技术人员借阅地质档案时,管理人员要告知其关于地质档案的涉密情况,做好登记、签订协议等工作,以严格举措来增强借阅人员的保密意识。

(六)构建完善的防抵赖机制。防抵赖机制主要是对借阅地质档案的技术人员起到威慑的作用,防止出现泄密事件。尽管借阅人员与档案管理部门须签订保密协议,但泄密事件依然发生,因此,必须要有完善的防抵赖机制,不仅能够防止出现泄密事件,也有利于在出现泄密事件后进行追查。目前最常用的防抵赖机制是采用数字水印技术,也就是在档案中嵌入水印信息,其内容包括借阅人的姓名、登记信息、用途等等。数字水印具有识别性高、鲁棒性、隐蔽性的特点。嵌入数字水印的地质资料在经过调色、扭曲、剪切等操作处理后,依然留有完整的水印信息,有效防止借阅人员去除水印信息,进而做出泄密的行为。因此,在地质档案中利用数字水印技术,能够有效防止泄密事件,一旦出现泄密事件,可以直接追查到泄密的人员,追究其法律责任。

三、结束语

在地质档案的管理过程中,档案管理人员应充分认识到地质档案的涉密问题。一方面,档案管理人员要从自身做起,提高个人的业务能力,做好地质档案的整理、保管、借阅等工作,保证地质档案的完整性。另一方面,管理人员要加强保密意识,严格把控地质档案管理工作中相关安全措施的实施情况,如按要求落实防抵赖机制等,以确保地质档案的安全性。地质档案的完整性和安全性一直都是地质档案管理工作中的重点,也是难点,需要地质档案管理人员不断寻找有效的管理措施,提高管理水平。

【参考文献】

[1]格日乐.地质档案管理工作思考[J].西部资源,2015(06):40-43.

[2]何春.地质档案目前管理中存在的问题及建议[J].办公室业务,2016(08):118.

[3]钟智琼.地质档案安全管理办法研究[J].城市地质,2015,10(S1):249-251.

作者:何兴 单位:广东省核工业地质局档案馆

 
(文/小编)
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