科技档案编研工作的作用

科技档案编研工作是适应客观需要而产生的，标志着科技档案资源开发利用工作的重大进展，这种形式一经面世立即产生了积极效果，受到社会各方的肯定，充分显示了科技档案编研工作的重要作用。科技档案编研工作的作用源于科技档案编研技术与成果，运用科技档案编研技术对科技档案信息进行分析、研究，通过对科技档案信息进行的一系列编研研究与加工，使科技档案编研成品具备了高质量、高效率满足利用需求的能力。将科技档案编研成果提供给利用者，能够大大节省利用者查找科技档案材料的时间，减少了利用者的一部分劳动，提高了科技档案信息的实用性，并且极大地方便了利用者，使他们能够将更多的时间和精力用于生产技术和科学研究，从而提高他们科技、生产及其管理工作的效率。具体表现为：

（一） 科技档案编研工作提高了科技档案的利用效率

1.科技档案编研创造了便捷的利用形式。利用是科技档案工作存在和发展重要依据，与一切信息服务业一样，方便是其利用的前提。如果利用者感到获得科技档案信息很麻烦，就会放弃这一利用途径，远离该信息系统，而选择使用更加方便的其他信息。科技档案作为一种原始信息，虽然具有极大的利用价值和潜力，但是其信息离散分布的存贮形式，与系统查找的利用要求有一定的矛盾；其孤本的特性也不适宜同时满足大规模的利用要求，严重影响了科技档案利用的便捷性。常此下去，将动摇利用者对科技档案部门的信任和依赖感，如果没有人利用科技档案，科技档案工作将失去生存和发展的意义。

编研工作通过对庞杂的科技档案信息进行优化与有序化，集中相同科技档案信息，增强了科技档案信息的针对性，缓解了科技档案利用的矛盾。如，某航天档案馆根据基本用户的利用要求，将卫星研制档案中1600多个研制过程的相关技术信息，分别加以系统化，使有关科技档案内容的查找时间从十几天降至2-50秒，而且查全率大大提高。为该档案馆吸引来源源不断的利用者。

2.扩大了科技档案的利用范围。由于科技档案是科技活动的直接记录，其反映的信息内容十分丰富，能够满足多种目的和不同角度的利用需求。由于科技档案信息的现实作用能够给利用者带来可观的技术经济效益，使得科技档案所有者要求控制对它们的利用，以便保护自己的合法权益，对此国内外档案的利用概莫能外。长期以来，控制科技档案信息的利用，主要通过按时间或内容划定科技档案的保密范围，禁止保密科技档案的利用。这种从整体上控制的方法，在保证档案信息安全的同时，也遏制了其中无须保密的科技档案信息的利用，缩小了它们的正常利用范围，这是提供档案原件的利用方式无法避免的。实际上，即便是保密的科技档案，也应该在一定条件下被利用，否则就违背了保存科技档案的宗旨，其关键在于以何种方式控制或者提供科技档案信息。科技档案编研能够根据保密要求，通过确定不同的选材范围和流通方式，回避保密信息，解决了提供原件利用的这一棘手问题。例如，某特种工程设计院在一种武器库拱门的研究设计中，提出的新的设计理论和依据，具有广泛的推广应用价值。但是该项目的特殊性决定了其工程设计档案的保密性，使具有广泛应用前景的拱门设计信息难以“得见天日”。但是，《拱形门设计数据》这一编研成品，将那些有价值的科技档案信息从其原件中摘编出来，既“解放”了这些信息，相对扩大了科技档案的利用范围；又以其信息的新颖性，提高了科技档案的利用效果。

3.提高了科技档案信息的质量。科技档案编研工作一方面通过比较、核实、分析，在相同或相似的科技档案信息中排除价值小的突出其最准确、科学的信息；在相同科技档案信息中排除陈旧的保留其新颖的；并且将同类科技活动最新、最优的信息及时提示给其利用者；使他们通过科技档案编研成品，准确掌握最有价值的科技档案信息。另一方面，还要将科技档案信息的原始形式改编成利用者易于接受的信息形式，创造更加便于利用与传播的科技信息载体。如，某省农业科学研究院通过编研工作，将科研人员形成的专业技术文件，改编为我国广大农民一看即懂的科普性读物，直接指导科学种田。这两方面的努力，显著地改善了科技档案的利用效果。

（二） 科技档案编研为科学技术的商品化创造了条件

科技商品化或者科技成果价值的实现取决于流通的范围，这些科技成果信息流通得越快越广，被知晓的范围越大，就可能实现更大的效益。科技成果档案信息是一种具有较高技术、经济价值的，实用性强的科技信息，应该成为科技成果交流的重要媒介。但是在以往的档案信息交流中，为了保证档案信息的安全，不允许以档案原件进行交流。编研工作形成了相关科技成果档案的“替身”，并且可以根据需要进行复制，使处于静止、离散状态的原生科技档案信息，变为动态、系统的信息流，为科技成果的交流创造了条件，也进一步完善了国家的科技信息系统。

1.科技档案编研为现代技术贸易提供了媒介

社会主义市场经济体制为科技成果的转化创造了条件，科学技术市场的形成进一步疏通了科技成果商品化的渠道。科技成果转化对于国民经济发展具有重要意义，是多、快、好、省地提高国家科技水平的重要决策。如果说现代科技推动社会经济的增长是通过新技术成果的广泛应用实现的，那么，新技术应用就离不开市场机制、离不开技术贸易。发达国家国民经济的高速发展无一不是如此。战后日本把促进科技成果转化作为重要的科技政策，技术成果的转化率为60%，有力地促进了日本国民经济的发展。相比之下，我国技术成果转化率只有20%左右，说明在科技成果转化方面我国还存在很大的潜力。

科技档案部门在科技成果转化方面负有不可推卸的责任。这不仅由于现代科技档案部门已经成为科技生产系统的组成部分，越来越直接地参与科技成果的推广应用活动；并且还因为，在计划经济条件下，科技活动一旦通过成果鉴定便结题归档，大量科技成果只是作为科技档案被“束之高阁”，致使目前科技档案部门积存了大量的未被开发的科技成果档案，这就为档案部门推广科技成果，特别是开发大量积存的“老”科技成果创造了条件。

当代科学技术的进步，促进了科技分工与科研设施的完善，导致技术发明越来越多的出于科技实验室。而信息技术的发展使科技成果的载体形式日益完善，技术发明有可能与其物质形态产品相脱离。上述二者的结合，造就了现代科技贸易以科技信息作为载体的基本形式，使科技文件成为科技贸易的主要承担者，进一步为科技档案部门参与科学技术贸易开辟了新天地。

技术贸易作为特殊的贸易形式，对非物质形态的技术商品提出了特殊的要求，即交易的技术商品（技术文件）应具有创新或先进性、实用性、继承性和垄断性，作为技术贸易主要承担者的技术文件要满足这些要求，必须源于其原始形态的科技成果档案。但是，技术商品出让方不可能直接以自己的科技档案作为技术商品，这是因为，科技档案是科技成果研制活动的“全息”记录，不仅反映了科技成果的最终面貌，而且还反映着与成果相关的其他研制信息，其中包含的某些自备技术、技术诀窍、特殊的制造工艺以及其他中间成果等科技信息，有可能比出让的科技成果具有的价值。这些是科技档案所有者不愿意轻易出售的，至少是不能以这种价格出售的。由于技术贸易的双方不可能直接交易相关科技成果的档案，就要求专门为技术成果交易准备一套技术文件。显然，这样的科技文件必须通过对原科技档案信息的加工编研工作来完成。某化工厂的科技档案部门根据80年代形成的一批“老”技术成果档案，选择了目前可能进入技术市场的科技成果，编写了相关的技术贸易文件。通过技术市场以技术转让、技术投资等形式，一次成交12项化工产品的生产技术，不仅为企业带来巨大的经济效益，还产生了改善技术引进方的生产条件、节约能源，救活了小企业等良好的社会效益。

2.科技档案编研成品为物质商品流通疏通了渠道

在商品经济时代“酒香不怕巷子深”的程式已经成为“昨日黄花”，其商品交易额不仅取决于商品的信誉和质量，同时还取决于商品的宣传力度。科技档案编研成品在这方面也大有“用武之地”。某化肥厂利用声像档案分别编制了介绍复混肥新产品效力和使用方法的电视片《为了丰收的田野》和《追肥》。企业将该片的录象带分发给推销人员，推销员们每到一地首先放录象片，农民看了觉得“眼见为实”可信可行，纷纷订购，结果新产品当年就销售3011吨，并开辟了多个外省市场。

（三） 科技档案编研工作适应了国民经济信息化趋势

党的“十五大”将国民经济信息化列入国家的发展日程。所谓国民经济信息化，即在建成具有世界先进水平的信息基础设施的基础上，使用现代信息技术，现实信息的快速传递和充分利用，从而提高各项工作的效率和管理水平，促进社会生产力的发展和人民生活水平的提高的过程。信息化的突出特点是创造、使用智能工具与信息的数字化。信息化导致了科技档案多媒体化及其形成与交流的网络化，科技档案信息将成为科技信息数据库的重要组成部分。

信息基础设施是信息化的前提，包括信息保障、信息设备与设施、信息资源、信息组织和信息人才建设。人们形象地将信息设备与设施称为“信息高速公路”。而一旦建成“信息高速公路”，信息数据库建设必将成为信息化的关键。发达国家为了占领现代“信息战”的“制高点”，从60年代起开始科技信息数据库的建设，当前国外的数据库建设，已经从科技信息数据库，发展为面向社会和人民生活的全方位数据库。我国的数据库建设起步较晚，经过十几年的发展虽然初具规模，但是仍有很大差距。一项题为《我国科技电子信息资源的开发利用》的调查报告分析，“在整个因特网上信息输入与输出，我国分别仅占0.01%和0.05%，我国信息基础设施的建设中，最薄弱的环节是信息资源的开发利用。目前我国数据库的发展水平仅相当于发达国家60-70年代的水平。” 1996年我国的数据总量约占世界数据库总量的1%，数据库产值仅占世界总产值的1%。为了解决有“ 路”无“ 车”和有“ 车”无“ 货”，即信息资源缺乏的问题，国家积极倡导了一系列“金字工程”，其中的“金企”、“金策”、“ 金卫”、“ 金房”、“ 金关”等工程都必须以科技档案作为它们的信息源。但是，短期内科技档案还不能以其原文形式直接“入网”。一方面，科技档案信息需要经过加工，形成满足一定结构形式要求的数据信息，才能“加盟”数据库；另一方面，由于科技档案信息显著的技术经济效益，为了保证科技档案所有者的利益及其档案信息的安全，科技档案信息必须经过鉴别与改编，才能进行公开的交流。这些鉴别与加工的任务，也要由科技档案编研工作来完成。这种趋势，从发达国家“CIO”，的职能活动中“可见一斑”。

（四）科技档案编研工作促进了企业文化建设

科技档案编研工作不仅在科技信息交流，推动科学技术进步方面发挥了重要作用，而且在社会主义精神文明建设中也是“功不可没”的。社会主义精神文明建设，包括社会文化建设和思想建设两方面。科技档案编研以其编研成品丰富着社会主义文化宝库，以其信息交流促进了社会主义道德风尚的传播。这些更突出地表现在，科技档案编研成品作为在企业文化建设中的成果和依据，对社会主义企业文化建设的促进作用。

企业文化是在民族意识和现代意识影响下，企业在生产经营管理活动中形成的价值观念、行为准则和道德规范等群体意识。企业文化建设将传统管理作为只关注企业生产力与经济效益的少数人的行为，将传统的激励理论和方法，变为以“企业精神”创造一种约定俗成的文化氛围，促使企业成员彼此趋同、彼此作用，形成企业整体优势的全员管理方法。

我国社会主义市场经济体制的建立，使现代企业成为独立的社会法人，企业必然更加重视企业文化建设。企业文化建设包括着丰富的内涵，一般通过制定企业目标和口号、完善企业管理制度、培养企业榜样、形成企业典礼仪式和文化网络等工作加以实施。科技档案编研形成的企业史志、企业家传、反映企业劳动模范和先进集体事迹的《企业英雄谱》等都是企业文化建设的具体成就；而编写的《企业管理制度汇编》又为企业文化建设提供了依据；由企业出版的学术著作不仅宣传了企业的科技成就，而且进一步树立起企业良好的社会形象。从这个意义上讲，科技档案编研工作是企业文化建设的重要组成部分。

（五） 科技档案编研工作促进了科技档案工作的发展

纵观科技档案事业的产生与发展可以看出，科技档案工作是适应社会需要而产生的，我国科技档案工作的发展始终与国家科学技术、经济建设的发展同步前进，也必然要随着社会发展，不断地调整、完善自己的工作内容及其重点。科技档案编研工作的发展恰恰适应了这一规律。

1.科技档案编研工作完善了科技档案工作的职能。虽然，科技档案工作一直担负着保管和利用科技档案的社会责任，并在自己的活动中逐渐形成了“六个环节”的业务内容。但是在科技档案工作发展的各个阶段，围绕各自的主要矛盾形成了不同的工作重心。在科技档案工作的创建阶段，主要矛盾是集中科技档案，否则就没有开展科技档案业务工作的物质基础，因此，长期以来科技档案工作的主要精力，都放在收集和立卷等档案业务建设方面，形成了侧重于科技档案实体管理的传统管理方式。经过40多年的积累与发展，科技档案部门已经成为蕴涵丰富的科技档案资源管理部门，充分发挥科技档案的作用必然成为当前科技档案工作的关键。解决问题的方法是将科技档案管理推向深入，通过科技档案编研活化科技档案信息，实现对科技档案的“智能管理”。这是科技档案工作迈出的关键的一步，这一步突破了传统科技档案管理自我封闭的羁绊，使科技档案管理从实体管理，进入实体与信息管理并重的新阶段。而只有施行科技档案信息的智能控制，科技档案工作的“六个环节”才能更有意义。因此，开展科技档案编研工作，实质上是完善了科技档案开发利用工作的职能，提高了科技档案工作的社会价值。

2.科技档案编研工作强化了科技档案业务基础。编研工作是在传统的科技档案业务建设的基础上发展起来的，编研工作的开展必须依靠雄厚的信息资源基础，有了种类丰富、内容可靠、分类科学的科技档案典藏，才能顺利地创造出优质的编研成品。为此，开展编研工作必须进一步强化科技档案的基础工作。同时，科技档案编研人员通过利用科技档案，亲身体验了基础工作的具体问题，使他们能够自觉地改进、完善基础工作，进一步提高科技档案管理的科学性。而科技档案编研工作提供的科技档案编研成品，作为档案利用的“替代物”，不仅方便了科技档案的利用；而且，有利于科技档案的交流与保护。科技档案编研成品良好的利用效果，增强了科技档案利用者对科技档案部门的理解和信任，为科技档案工作赢得了广大利用者的支持，创造了科技档案工作发展的良好外部环境。

3.科技档案编研工作锻炼了科技档案工作者，提高了他们的业务能力。科技档案编研是开发科技档案信息资源的高级形式，是对科技档案信息深层次的加工，因而对编研人员有诸多方面的较高要求。首先，要求编研人员具有强烈的信息资源意识和敏感的洞察力，能够及时捕捉有价值的信息及信息需求，自觉开发科技档案信息资源。其次，这项工作对编研人员有较高的素质要求，包括，政治理论和政策水平、相关专业科技知识、文字能力、外语能力、档案业务能力和科学管理能力等。对于科技档案人员来说，从事科技档案编研工作是一种新的机遇和挑战，迫使他们自觉加强学习，不断充实自我，提高综合业务素质。另外，编研工作的实践促使编研人员走出档案部门，加强与技术业务部门、信息流通部门、信息服务部门和出版印刷部门的联系，开阔了他们的视野，锻炼了他们的组织协调能力，进一步增长了才干。开展编研工作提高了科技档案工作者的素质，形成了一支高素质的科技档案研究队伍，必将对科技档案工作的发展产生深远的影响。