电子文件的收集归档

20世纪末，随着计算机技术与办公自动化技术的结合，诞生了一个新生儿——电子文件。“电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。” 电子文件同纸质、磁介质和胶片介质档案一样，本身就是一种原始形态。但与以往所有介质的档案不同，电子文件一经产生其信息就是以数字代码形式表达。所以在功能上电子文件等同于经过数字化处理的文件，可以在网络中直接传输。由此，直接在计算机中生成和处理的、在网络中传输的电子文件成为网络中最重要的档案信息来源。

（一）电子文件收集归档的必要性

最初，我国多数文件形成机构对电子文件的使用，仅限于生成电子文件后打印成纸质文件下发运转，而对数字化的原件放任自流。电子文件在某台计算机上产生，然后又在该计算机上消亡。随着信息技术的进步和办公自动化的发展，越来越多的电子文件开始在局域网中流转。许多文件形成和办理机构利用办公自动化系统，通过局域网收发和办理电子文件。此时这些机构关注的是电子文件的第一价值，而对第一价值实现之后的电子文件一般仍是顺其自然地任其自生自灭。电子文件在某台计算机上产生，在某个局域网中运动至最终消亡。随着信息技术的再发展和电子政务等社会性信息化工程的实施，届时电子文件在某台计算机上产生，将在整体意义上的网络中存在与运动。在这个阶段，电子文件的利用开始受到相关各行业的瞩目。人们不仅关注电子文件的第一价值及其实现，对电子文件所具有的第二价值也更加关注。此时档案界不可避免地要承担起相应的责任，对电子文件进行收集、鉴定、归档、管理并提供利用，以保证其第二价值的实现。一份电子文件的最终命运是昙花一现还是万古流传就取决于档案机构的收集归档工作。

电子文件的归档就是将具有档案价值的电子文件及其完整的背景信息和元数据，一并移交到档案部门控制的包括各种存储设备、网络系统在内的计算机系统中。电子文件归档同传统载体的文件归档的实质相同，是“文件材料经过人的主观能动向档案的转化” 。对电子文件进行收集归档的必要性体现在要确保电子文件具有档案的本质属性，即原始记录性。

档案的主要价值在价值形态上体现为情报价值与凭证价值，而凭证价值是档案区别于其他文献的最主要的价值形态。在多数情况下的档案利用中，很大程度上包含着对档案本质属性的注重，要求确保档案信息的真实可靠。信息的真实可靠，对纸质档案来说是以档案原件作保证，对于电子文件则以明确其所有权属于档案机构为保证，即对于一份电子文件，对其进行管理与公布的机构的性质在一定程度上决定了其信息的真实可靠程度。所以，明确了所属档案机构的档案信息才更有利用价值。

对于电子文件来说，虽然有可能在档案机构对其加以收集归档之前已经存在于网络之中。但它的性质只是属于文件形成和承办机构的内部文件，并不是网络中公开的信息。此时有可能通过网络对其加以利用，但利用的性质是机关内部使用。在第一价值实现完毕又未经档案机构收集归档的电子文件，只是网络中流浪的信息，它可能有一定的利用价值，但绝不可与档案的价值同日而语。电子文件只有经档案机构收集归档和管理、认证、公布之后才能称之为档案信息，才能成为公众可利用的信息资源。所以，电子文件的最终处置应当由档案机构决定是为其“养老”还是“送终”。虽然目前对于如何确保电子文件的原始记录性还存在争议，但是对于电子文件必须由档案机构进行最终处置已达成共识。

（二）我国电子文件收集归档的现状

对电子文件的收集与管理并不是一项简单的工作。在人类发展的历史长河中，从最初的“结绳记事”到电子文件出现之前的各种类型与载体的档案，没有什么能像电子文件那样给档案管理带来深刻的震撼与变革。当电子文件“忽如一夜春风来”，成千上万地冒出来时，档案界的应对似乎有点手忙脚乱。许多单位的电子文件管理一直处于自发形成与保管阶段，没有可遵循的章程，没有相关职责规定，更谈不上有意识地归档保存。有些电子文件已经损坏、散失，损失难以估量。到目前为止，我国档案界似乎还没有对电子文件的收集归档做好充分的准备。这源于二点原因：

一是电子文件信息具有易变性。电子文件的一大特点是在其生成、运转，甚至归档过程中，内容极易被修改，而且看不出任何改动的痕迹。电子文件信息总是处于实时的动态变化之中，不断地进行增补更新。对于文件形成者来说，这创造了高效的工作条件。但是，从档案工作者的角度看来，这却陡增档案管理的难度。相对于传统的档案认知，电子文件易被修改和复制的特性使其显得过于“ 虚”化。一时之间，对于电子文件的原始性、真实性、可靠性、完整性和准确性还难以把握。

二是对电子文件进行收集归档涉及的范围超越了传统档案管理工作的职责范围。正是由于电子文件信息具有易变性，为了认证电子文件的原始性与可靠性，必须能够清晰地记录和反映某一份电子文件形成和办理的全部动态过程及相关的背景信息。而且由于电子文件的信息非人工识读性，对于归档的电子文件是否丢失、内容是否正确、文件能否正常打开都必须进行检查验证。而这些工作无法同传统载体的文件归档一样等到文件全部办理完毕再进行。法国档案学者C·诺加雷提出“要重新考虑他们（档案工作者）在文件生命周期进行干预的时机”。我国国家档案局也提出“必须从办公自动化或电子计算机辅助设计、辅助制造等系统设计及电子文件生成时，就采取措施” 。要实现这些目标，档案管理工作必须向前端延伸，参与到文件管理工作中去，记录从电子文件“出生”到归档的一切活动过程和处理情况，即实现前端控制。前端控制思想已在档案界得到共识。然而究竟如何实现前端控制？从我国目前的管理体制来看，档案管理工作一般不具备从事前端控制的职能。另外更重要的一点是，档案工作与其他各部门工作只是服务与服务对象的关系，档案人员对前端文件工作的过多介入会引起一线工作人员的反感，如果影响到他们的本职工作，那是任何部门都不允许的。由是观之，档案管理工作对电子文件的管理意图与电子文件形成者使用计算机生成文件的本意相悖。人们使用计算机生成和处理电子文件，就是因为计算机高效率和节省时间的特性。期望文件形成者去记录一份电子文件的形成信息，以及在修改中对初稿、定稿等加以区分显然是不可能的，也是极为不实际的。而且在电子文件运转过程中，承办人员不会主动在记录文件上增添相应内容。因此，对于前端控制的要求，在一定程度上阻碍和延缓了电子文件的收集归档。

所以，截止到目前，我国网络档案信息的主要来源是馆藏档案的数字化。在档案信息资源建设过程中，档案工作者都把着眼点与重点放在馆藏档案的数字化上，而很少顾及电子文件的收集归档。其结果是电子文件形成机构随意处置电子文件，档案室与档案馆却又重复对文件进行数字化，而这些文件有可能在形成之初是以电子文件形式存在的。这样造成了一个恶性循环，无形中加剧了文件的形成使用与档案管理的矛盾。所以，在今后一段时间内，要加强对电子文件的收集归档。

（三）电子文件收集归档方式

电子文件的收集归档方式有介质归档与网络归档两种。介质归档是指档案机构对于已被卸载保存到脱机介质实体上的电子文件进行收集与接收。网络归档也称在线归档，是指档案机构对电子文件通过网络传输进行收集与接收。网络归档按归档后电子文件的组织形式划分，又可分为物理归档和逻辑归档。物理归档是指改变电子文件存储的物理位置，通过网络传输将其存储到档案机构规定的地址中，其实质是将电子文件集中存储在档案部门指定或拥有的物理载体上。逻辑归档是指不改变电子文件存储的物理位置，档案机构仅接收和控制逻辑地址等电子文件的有关信息，并通过网络对电子文件进行管理和提供利用。网络归档按归档时机划分，又可分为实时归档与滞后归档。实时归档也称即时归档，其特点是在电子文件形成之初就由档案机构管理和控制起来，并跟踪其整个生命过程增添必要的背景信息。滞后归档是在电子文件办理完毕之后才由档案机构对其进行管理。它符合传统档案工作观念，但不利于对电子文件的有效管理。

在上述两种归档方式的选择过程中，网络归档是适合电子文件生存与发展的归档方式，也将是今后主要的发展方向。

在电子文件管理过程中，网络扮演着不可或缺的角色。电子文件可以说是在计算机中诞生，在网络中生存的。网络是电子文件传输的最主要的媒体，利用网络收集与管理电子文件是最迅捷的工作方法。如前所述，档案机构要实现前端控制在管理体制上还存在一定的问题，而网络归档有利于依靠技术手段实现前端控制。在目前阶段，最有效、最符合电子文件形成规律的前端控制实现方法，是档案工作利用网络伸展前端控制之手，即利用网络化的电子文件计算机管理系统对处于形成和办理阶段的电子文件实时地进行有效的监控，从而对电子文件的整个生命周期进行全过程控制与管理。电子文件信息具有易变性，有必要在电子文件形成之初，甚至是尚未形成之前，就开始对其形成和办理的动态的全过程实行严格的监督控制，并且将一切必要的背景信息记录在案，以此来保证和证明电子文件的原始性和可靠性，这是确保电子文件凭证价值不可或缺的因素。所以，应该在电子文件开始形成的时候，档案机构就通过网络化的电子文件计算机管理系统将其进行实时的逻辑归档，将电子文件自身及相关的背景信息和各类数据统一监督、控制和管理起来，从而实现对电子文件有效的管理。关于电子文件管理系统，本书在第五章第二节中还要进行相关论述。

国家档案局已经计划“从2002年开始，在统战部、财政部、国家税务总局、中国银行、中国建设银行等单位以及北京、上海、杭州等地的市级机关开展电子文件归档的试点工作”。“在北京、上海、江苏、浙江、福建、广东等地选择国家档案馆和中央企业档案馆开展网络环境下接收电子档案试点工作。”

网络构筑了崭新的虚拟空间，创造了虚拟化的管理方式。利用网络，档案工作的管理能力和管理范围将会极大地拓展。档案机构可以向任何文件形成机构以逻辑归档形式及时地收集所有电子文件。任何电子文件一经产生，档案部门即可通过网络对其进行管理与控制，而且通过这种管理，有相应权限的利用者就可迅速而方便地在网络上进行利用。这样，档案工作可以实现对电子文件的有效管理。