民国档案目录管理体系精品化建设的思考
民国，作为中国社会发展长河中的一个历史阶段，留下了大量的历史资料、文献信息，在这繁杂的档案信息资源中，如何保护好这些珍贵的历史资料固然是一项艰巨的历史任务，更重要的是如何管理和利用好这些珍贵档案，这才是保存历史档案的终极目标。而要管理和利用好这些信息资源，历史档案的目录体系建设必然成为整个档案管理建设过程中的重中之重，换言之，目录体系建设在民国档案管理体系中具有核心地位，是整个管理体系建设中的核心对象。只有建立起清晰、高效的目录管理体系，才能够最有效、最直接地揭示民国档案信息资源，也才能够成为最方便、最快捷地利用民国档案信息资源的手段与途径。随着信息技术、网络技术、计算机技术、通信技术等现代科学技术的普遍应用，以系统思想为指导的民国档案目录管理体系构建已是势在必行，而一个精品化的档案目录管理体系也终究将会代替粗放、繁复、传统的管理模式与检索方式。就规划与实施步骤而言，鉴于全国民国档案案卷级目录数据面广量大、良莠不齐和自身较为粗犷等现状，如何充分利用尚未对社会公开的机会，建设精准、快捷、全方位的检索通道，开展民国档案目录管理体系精品化建设显得尤为重要。
一、民国档案信息资源管理现状
(一) 全国民国档案目录管理体系概况
全国民国档案目录中心是集中管理全国各综合性档案馆现存所有民国档案馆藏目录数据的信息中心。该中心的主要基础性建设内容是: 建立民国档案数据库架构及目录检索系统，开展数据与信息采集、整合、录入，数据库构建、系统调试、试运行，以及数据库对外开放等。整个工作从２０００ 年年初至今，已采集全宗级目录１４００ 余条，共整合案卷级民国档案目录数据近１０００多万条。其中，仅中国第二历史档案馆收藏的档案就达９４０ 多个全宗，计１８０多万卷档案，排架长度达５ 万余米，绕南京城墙１ ５ 周 。目前，全国民国档案目录数据库已雏形初现，在该目录数据库建设的过程中，还同时肩负了数据库管理系统搭建规则以及目录系统构建标准的制订任务，承担了各省民国档案目录管理骨干人才培训等基础性工作。
该数据库目前主要包含全宗、案卷和文件３ 级档案目录内容。其中，全宗级目录立足于从整体上反映信息的全貌，主要面向全宗名称、主要职能、案卷总量、时间跨度等信息，目前共采集１４００ 余条；案卷级目录较之于全宗级则具有更大的信息量，将各个机构的总务、业务、庶务诠释了然，更为直接、概括地反映出了机构、事件、人物、地域等具体信息，当前采集总量１０００ 多万条；文件级目录则是在案卷级目录基础上的细化，将案卷内的文件拟写标题后作出。从当前的每个全宗档案构成看，大量的庶务事项文件充斥其中，使得档案信息的资源价值参差不齐。
从档案管理的工作内容而言，档案管理包括: 收集(或采集)、整理(或整合)、编目、保管、利用等工作环节。
从档案管理的工作流程而言，以全国民国档案目录中心为例，其主要工作流程如下: 首先，对采集到的数据进行分析研究，依照著录标准和目录中心的具体要求，对著录项进行取舍；其次，以省等一级行政区划为单位，将其所辖各地、市、县档案馆上报的数据以“. ｄｂｆ” 数据库格式，按照统一的规则逐一进行整理排序，规范划一，整合成一个有机的整体后，导入数据库；第三，通过光盘存储、异地备份等形式对数据加以存档、保管；第四，档案目录的再开发与利用(到目前为止整个数据库暂未开放)。
(二) 存在问题
全国民国档案目录中心数字库建设在很大程度上依赖标准的作用，标准是高效、规范管理目录数据的重要保证，也是各工作流程得以有效展开和优化的基础。
目前，全国民国档案目录中心主要采用的标准有:
«中国档案分类法» (第二版)，中国档案出版社，１９９７ 年；
«档案工作标准汇编» (第三版) (民国档案目录中心数据采集标准)，国家档案局政策法规研究司法规标准化处编，中国标准出版社，１９９９ 年；
«全国民国档案案卷级目录采集方案»，国家档案局档函１２７ 号文件，１９９９ 年；
«全国档案馆名称代码»，中国档案出版社，２０００ 年。
按照采集方案和中心的具体要求，民国档案案卷级目录数据库设置的数据必要检索项及其字段长度分别为: 档案馆名称(３５ ｂｉｔ)、档案馆代码(６ｂｉｔ)、题名(２５０ ｂｉｔ)、起始时间(８ ｂｉｔ)、终止时间(８ ｂｉｔ)、分类号(６０ｂｉｔ)、政权标识“＃” (１ ｂｉｔ)、控制符号“∗” (１ ｂｉｔ)、档号“全宗号—目录号—案卷号” (３５ ｂｉｔ)、责任者(６０ ｂｉｔ)、全宗名称(１００ ｂｉｔ)、主题词(１００ｂｉｔ)、语种(１０ ｂｉｔ)、附注(６０ ｂｉｔ) 等。
由于在执行上述标准规则的过程中缺乏指导和把握不统一，造成所采集的民国档案案卷级目录信息存在诸多问题。
１ 格式问题
全国民国档案目录中心接收全国案卷级目录报目数据的理想状态是以省为单位，各省级档案馆按照著录标准，负责组织采集本省各级档案馆的民国档案目录，并以“. ｄｂｆ” 的格式，将省馆以及全省各市、区馆、县各馆数据整合成一个完整的对象，之后，报送全国民国档案目录中心。然而，由于对标准或规则的执行不统一，导致目前实际报送的档案目录呈现出格式多样化、著录不规范等问题，如以“. ｘｌｓ” 表格格式或其他格式，甚至存在因格式不统一致使数据无法打开的问题。
２ 采集问题
综观各馆的数据采集，实际情况较为复杂，例如，有基本按照著录要求报目的，有整合成几个对象或几十个对象的，还有将采集到的原始目录数据基本未经整合，直接打包报送的，因此，重新整合的工作量相当大。
从数据采集的内容及范围来看，全国民国档案目录所采集的是民国档案目录数据，而个别馆上报过来的却是革命历史档案目录，严格来说，其内容已超出了民国档案的范畴。
３ 著录问题
从著录单元分析，虽然一些著录项比较单纯，如“档案馆名称” “档案馆代码” 等，但仍有一馆多名、一馆多码的现象出现；而另外一些著录项，如“题名” “档号” “时间” 等是没有各馆实体档案做依托的，一旦出错、缺失，一般情况下比较难以纠正；又如，“时间” 著录项，要求以８ 位阿拉伯数字进行标识，但实际标识种类却多达十几种；对于“控制符号” 项，一方面有多种标识，另一方面，虽然各馆已自行划控，但是依然能够在开放信息中发现需要控制的内容；此外，还有个别档案馆设置了多达数十个的著录单元，甚至将用于管理工作的“录入时间” “录入人员姓名” 等也列入其中。
以上这些问题，再加上少数霉卷、缺卷、空号、空白等无实质性内容的档案信息条目，均无形之中给整合、编目带来极大的麻烦。
４ 数据处理问题
题名著录是档案目录信息中最重要的内容之一，它不仅能够直接揭示出卷内文件的主题内容，而且还能够大体反映出档案的自身价值。因此，有些题名在拟写之初就已先天不足，再加上信息采集或输入过程中的操作失误，或者数据转换过程中造成的题名不完整、乱码等，从而产生了许多这类技术性或操作性问题。
总之，以上所述诸多问题，体现出全国民国档案目录数据库档案信息所具有的“原生态” 和“粗犷型” 的特点。加之整个数据库的检索是在打破际籍和全宗界限的情况下进行的，其结果是面大量广、庞杂不齐，难以实现快速、精准的理想检索结果。事实上，历经十几年的建设，全国民国档案目录系统正面临着怎样才能实现高效、精准、快捷、高品质地管理和利用好这些档案信息资源的问题。应该说，这是一次极大的挑战———历史性的挑战，如何在有大量现代技术支持与应用的新形势下，站在历史的高度对民国档案目录管理体系建设进行新一轮的顶层设计，进而作出科学、合理、有效的建设规划，已容不得我们再有任何犹豫，民国档案目录精品化建设已是迫在眉睫、呼之欲出。
二、民国档案目录管理体系精品化建设
(一) 建设目标
档案目录体系的核心任务就是为档案的管理、查询和利用服务。民国档案信息资源管理精品化建设，首先面临的就是完善现有档案目录数据库信息，并以此为基础，以高品质、精益求精的要求，进一步开发出各类专题子目录信息，使建成后的民国档案目录体系无论从内容上，还是形式上，都体现出精品化的特色；同时，也无论是从检索的手段上，还是检索的结果上，都能够反映出目录体系及其结构设计的科学性和合理性；更无论是从目录使用的方便性、多样性，还是目录检索的准确性、快速性，都能够充分展现出民国档案目录管理体系新的面貌。
(二) 总体建设思路与原则
为后续更好地向社会公众开放和利用档案信息资源，在现有档案目录资源的基础上，针对档案资源利用，进一步开展档案目录的拓展与发掘工作，如分级建立民国档案目录子库，收纳各式专题目录等，对重要人物或著名人物、重大历史事件、重要机构、专项领域或行业等特殊民国档案信息资源进行专题目录开发，同时在上述顶层设计与规划框架下，逐步形成一个立体的、多方向延伸的民国档案目录管理体系。
对于专题目录的开发，采取“传统专题循序逐个构建、热点专题重点集中突破” 的建设思路，坚持为党和国家的大局、社会需求、文化建设等重点、热点服务的原则。它不仅是为了积极地、便捷直接地提供利用服务，同时也是为了摸清家底，为上级部门工作决策服务。
专题目录选材，从利用者的角度出发，查档者大多带有明确主题进行检索，均以专题形式组织目录信息，一个专题即是一组相对独立、能较完整地反映该主题内容的目录，相对集中体现出档案的价值。因此，不妨根据事件、人物、机构、地名、事件、时间等档案内容进行选材，可以参照“民国档案分级管理标准”，坚持全面性、系统性和历史性的要求，根据确定民国档案价值的客观依据: 诸如内容、来源与职能、典型性、时间、实体等一切决定和影响民国档案价值大小的因素进行组织 。
专题目录的排序，在一个专题之内: 对于比较单纯的、数量适中的专题，可以直接按档案馆名称排列；对于内容含量较广，并且数量也较大的专题，可以分层次排列，再按档案馆名称进行排列。在一个子库内，内存的各个专题可以借助“民国档案分类主题词表” 类项进行有序的排列。
对于经过精细加工的专题目录，按照其价值的大小，建立款式多样的各色精品化专题子库。
(三) 建设内容与方法
１ 建立珍贵档案目录子库
对能够申报世界文化遗产、列入«中国档案文化遗产名录» 的档案条目，诸如馆藏特藏档案，多为镇馆之宝级别的。如“侵华日军南京大屠杀档案史料目录”；孙中山档案及其墨宝，“民国时期筹备山峡工程专题档案” 等精品档案产生的目录，题名都是经过字斟句酌、反复推敲、精细加工形成的，实属精品。
２ 建立重要档案目录子库
对于自身价值较大的档案，有的只言片字，皆为宝贝，有的不仅仅具有较高的档案价值，同时自身还兼有文物的价值。如“南京临时政府档案” 等早期的、稀有的档案形成的目录信息。
３ 建立特色档案目录子库
特色档案是指声像、照片、地图、商标、邮票等特殊载体和形式的档案，它们是对视觉有很大冲击的特型档案目录，这些档案对宣传民国文化，有比较直观的效果，很能吸引人们的目光，尤其是在举办展览、插图展示等开放利用中功能巨大。
４ 建立专题档案目录子库
狭义而言的专题档案目录制作，是社会上需求量较多的: 有为党和国家重大的政治活动提供服务的；有为以编史修志、学书研究、人事调查、个人查证、产权凭证、工作参考、展览陈列、影视创作、新闻出版等为目的的利用者提供服务的。该项工作也是常态的工作，于此，需要重点讨论。
在纪念抗日战争胜利７０ 周年之际，习近平总书记在中央政治局第二十五次集体学习时强调“让历史说话，用史实发言”，“要坚持用唯物史观来认识和记述历史，把历史结论建立在翔实准确的史料支撑和深入细致的研究分析的基础之上”，“抗战研究要深入，就要更多通过档案、照片、资料、事实、当事人证词等各种人证、物证来说话”，从中可见，档案是放在第一位的。民国档案正是那段历史的真实记载，民国档案目录则是反映历史记载的直通桥梁，因此，目前抗战档案专题目录数据子库的建设就显得尤为重要。
在全国民国档案目录信息尚未向社会公开利用的情况下，全国民国档案目录中心在精品化建设方面做了有效的尝试，制作了一批专题目录，这些专题有结合时政编辑的，如“辛亥革命” “世界博览会” 专题目录；有按地名汇辑的，如“香港” “澳门” “台湾” 专题目录；有利用率较高的，如“水利” “工商登记” “水灾” 专题目录；有按人名集录的，如“蒋介石” 专题目录，等等。
经过实践，在对千万条海量数据可以借助主题词、分类号、全宗名称与代码、人名、地名、机构名、时间等检索项，或以主题词检索，或以分类号检索，或组合交叉检索。通过计算机高效灵活快速组配，往往检索几轮之后，范围是缩小了，但还是需要继续精加工，去粗取精，剔出事务性、庶务性等与主题关系不大的条目，以及重复的条目，同时也要及时纠正各个著录项出现的问题，以达到精准的目地。
５ 建立档案汇编目录子库
除局限于全国民国档案目录数据库的档案信息建立的精品专题以外，不妨采取开放姿态，接收来自全国各馆档案资料汇编专题目录信息、网上公布的专题目录信息以及公开出版的档案专题信息。例如: «中华民国史档案史料汇编» 及其“总目索引”、«中华民国史专题档案资料丛刊» «北洋政府»(１９６ 册) 大型公开出版的影印档案史料汇编目录，等等，直接萃取精华，采用“拿来” 的方法，因为这些档案目录都是经过精挑细选形成的，亦属精品。
另外，在政策许可的情况下，全国民国档案目录中心亦应发挥领头羊的作用，自主编辑出版具有报道性、介绍性和指南性的民国档案目录系列丛书，如全国民国档案目录中心汇编出版的«全国民国档案全宗通览»，受到社会的好评；或者与国内外各馆联合编辑出版专题目录，主动向社会推出精品，积极发挥民国档案的社会效益，促使“档强文化”。
实践证明，专题目录在精品化建设中的重要性和实用性，也为建立精品子库提供了依据和可行性。目前，积极精品化管理为开放利用早做准备，最终达成实现民国档案目录管理精品化建设的愿景。
三、民国档案信息资源管理精品化建设发展方向
档案是一种信息，是国家信息资源的重要组成部分，有效地开发、管理和利用档案信息资源，除制定切实可行的制度和管理方法外，更重要的是拓宽开发利用渠道，改革单一的利用模式和浅层次开发，应用信息化技术、数字化技术、网络化技术对档案信息资源实施管理，通过互联网络开展利用服务，而民国档案信息资源目录精品化建设也正是紧扣这一目标的重要组成内容。
(一) 创建文件级目录数据库
数字化工作为民国档案信息资源管理提供了一个优质平台，也为全国民国档案目录中心采集工作和建立文件级目录数据库提供了可能。全国目前所有的省级馆都在进行民国档案数字化的基础工作，成果一般是文件级目录和全文数字化产出，相对于案卷级目录，文件级目录所传达的信息量则更加充盈、细腻和准确。由案卷级链接文件级，再由文件级链接到档案全文，将档案实体的全部面貌展现殆尽，让利用者犹如主人翁般自如点击，查询出图文并茂的理想信息，从而使全国民国档案目录中心实现迈向全国民国档案全息中心美好的“中国梦”!
(二) 建立民国图书资料目录数据库
民国时期的图书，有的自身带有档案的性质，具有较高的参考价值，在一定程度上可以弥补档案记载的漏缺，与档案形成互补，可以借鉴民国档案目录数据库建设模式发展建设。
(三) 完善标准
全国民国档案目录中心面对全国开展的民国档案数字化的运动应主动对著录标准进行完善和及时修订，无论是采集文件级目录还是图书资料目录，都要标准先行，即使各馆要突出特色，也是在全国统一标准之下的变通。
各省档案馆也在呼吁上级部门拿出与全国性建设目标相一致、尤其是民国档案数字化工作中的统一标准。与其各自为政，或者相互走访、互相取经，突出各自的特点，不如拿出全国民国档案数字化标准，使标准率先，指导全国数字化工作的顺利开展，最终，为全国民国档案文件级目录数据的对口衔接接收搭建一个优质精良的平台。
(四) 加强培训
全国民国档案目录中心培训目的: 首先在于如何贯彻全国性的统一标准，防止标准执行时的偏差和不一致，同时，应该拿出标准下的切实可行的方法，例如在数据的采集上，直接做出表头，让各档案馆能十分明确地掌握操作方法，知道应该怎么去做。培训时，来自全国各馆的同行在一起交流各自的工作经验和体会，及时发现问题，解决问题，及时互通有无，共同提高，既为中心总结教训，又为各馆积累经验。反之，也是对标准的有益检验，也将更有效地促进标准的完善。
其次，增强民国档案管理以及民国历史知识的学习。如分级管理、价值鉴定理论、如何划分控制使用范围、专题目录制作、民国时期的公文程式、民国档案的时代特征、民国历史等理论和知识，提高各馆民国档案管理工作者的综合业务能力和素养，促进采集对口衔接的精准性，统一性，清洁全国民国档案数据库源头，为民国档案目录管理体系精品化建设提供有力的保障。
全国民国档案目录中心最大的一项工作便是采集，采集什么样的信息和怎样采集信息仍然是今后的工作重点之一。尽管案卷级的采集已接近尾声，但是，随着民国档案数字化工作在全国各馆展开，无论数字化产出目录的成品是案卷级还是文件级，都将更加精准地反映档案的实质内容和核心价值，因此，采集工作仍然大有可为。除了继续制作、收集精品专题目录，朝着全文数字化后的全息信息采集方向发展，同时，应当注意采集当代人出版的有关反映民国历史的图书、图册、老照片、影视作品等目录信息，全方位拓展民国文化信息的收集工作，将全国民国档案目录中心发展建设成为具有权威性的全国民国文化信息中心。
