提高我国档案网站建设水平的对策

从目前我国的实际状况看，要提高我国档案网站建设水平，就要针对以上列举的不足之处采取相应的措施。

（一）重视网站内容建设

国内档案网站最缺乏的就是馆藏档案信息等基础资源。为此要将丰富的馆藏尽快数字化，并大量收集已形成的电子文件。加强数据库建设的力度，在开发档案目录数据库的同时，大力开发档案全文数据库和多媒体档案信息。

网站要建立起维护、更新机制。档案网站作为专业信息服务网站，最基本也是最重要的要求就是要及时补充信息、不断更新内容。陈旧的、凝固不变的信息会让利用者产生“不过如此”的想法，丧失再次访问的兴趣。为此要有专门的机构或人员对网站进行更新和维护，发挥网络优势，及时发布信息和更新功能，使网站内容不断地完善和发展，保持档案网站的生命力。

（二）理解和应用技术

在档案界，许多人提倡当信息社会来临的时候，档案工作人员要学习和掌握计算机知识和网络知识。笔者认为，“学有所长”，“术业有专攻”，一个人的精力是有限的，不能期待每一个档案工作人员都变成编程高手和网站制作人员。档案工作人员对于技术的态度是要“理解”而不是“精通”。必须理解哪些技术可以为我所用、提高工作效率。这项技术与那项技术应用于档案工作会有什么效果和不同。在理解的基础上，可以选用较先进的技术，提高网站的技术含量，保持档案网站的先进性。对网站要精心构建，内容的设计、栏目的安排、信息的组织、主页的制作等，都要体现出专业特色和一定的技术标准。

（三）对档案信息进行有效的组织

对档案信息进行有效的组织可以整合网络档案信息资源，使其变得有序。尤其在目前网络档案信息资源较缺乏的情况下，有效的组织可以更好地满足利用需求。关于网络档案信息的组织将在本书中进行详细阐述。

（四）发挥网络服务的优势

档案馆网站栏目的设立，除围绕档案馆自身结构和业务提供有关诸如本馆概况、机构设置、馆藏简介等栏目外，还可以针对社会信息的需求，开设一些公众服务栏目、艺术与欣赏栏目等等，吸引人们浏览。上海市档案局（馆）网站的申城变迁、上海之最、海上人物、上海掌故、档案社会等栏目就在这方面进行了有益的探索。档案馆网站可以设立与利用者联系的电子邮件通信系统和远程服务，使利用者可以在网上进行业务咨询和业务联系。如北京市档案馆在利用服务中提供了“预约服务”，利用者可以通过网络进行检索，并将检索到的档号、计划到馆阅档的时间通过网络交给档案馆，完成预约调卷，同时可得知相关档案阅览所需的手续。这样，利用者通过网络完成了阅览的前期准备工作，到馆后可以立刻阅档，节省了一定的时间。虽然相较于通过网络直接阅档这种服务在方便性上还差一个层次，但在当前开放和保密问题、知识产权保护问题没有很好解决的情况下，这种服务较之传统档案利用服务在发挥网络优势方面已经向前迈了一大步。

（五）制定规范，加强管理

各级档案行政管理机关应加强对档案网站建设的统一指导，组织制定各种规范。作为采用高度集中制的档案管理体制的国家，我国在档案信息化建设过程中必须制定规范，加强管理，这一点已经成为国家档案主管部门和我国档案界的普遍共识。这项工作目前正在逐步开展。国家档案局已经确定： “‘十五’期间，⋯⋯本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，⋯⋯，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。国家档案局除大力推行《档案著录规则》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件归档与电子档案管理》等已有的档案信息化建设方面的标准规范外，正集中力量研制一批档案信息化建设急需的标准规范。如《中国档案机读目录格式》（国家标准）、《电子文件名词术语》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《电子文件归档细则》、《电子邮件类公文归档程序与规则》、《网站资源归档与管理规范》、《归档电子文件真实性鉴定规程》、《电子档案管理办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《档案网站管理办法》、《纸质档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转换技术规范》、《数字档案馆设计与建设规范》、《档案管理网络安全测度规程》等等，预计于2003年至2005年之间完成。这些标准规范有利于推动档案网站建设规范、有序地开展，并在标准规范的基础上进一步完善。