高校学生档案数字化建设中存在的问题探析

档案数字化就是把现存纸质档案通过专用设备和软件加工成与原档案完全一致的电子档案,实现档案的电子化保存。这些数字档案作为档案资料通过档案管理系统实现借阅、检索、打印、加密、统计、备份、恢复、下载、上报等功能,把档案管理从日常的手工管理提升为基于网络的信息化管理。

高校学生档案是高校学生从录取入学到毕业所形成的各种文字材料。它是学生德、智、体、美等各方面情况的真实记录,反映了学生在校学习和生活情况,是用人单位考查学生的重要依据。主要包括学生录取、学习过程培养以及学生德、智、体、美、劳动和健康情况记录等方面的原始材料。目前高校学生档案材料仍保留“老四样”。即学生的高考录取表、学习成绩表、毕业生登记表和党团组织方面的材料,缺乏能吸引用人单位的内容。例如国家英语四、六级成绩单、计算机等级证书以及技能竞赛证书等。此外,高校学生档案管理部门不统一,有的在学生处,有的在各院(系),有的在档案馆(室),并且有些学校为缩减人员编制,减少开支,直接聘用临时工管理学生档案,造成高校学生档案管理的混乱局面。

随着高校办公自动化系统的运行,高校学生电子档案数量巨增,档案管理从传统的手工保管向网络化管理转变,使得学生档案从各学院(系)建档,学生档案室接受、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。因此,构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法,以解决传统学生档案管理中存在的问题,是当前高校档案工作急需解决的实际问题。

１　高校学生档案数字化建设的必要性

１.１　丰富学生档案馆藏

鼓励高校结合自身教育教学和人才培养改革的实际情况,根据用人单位挖掘人才和学生个性发展的需要,丰富学生档案内容,使学生档案具有更高的借鉴价值。即不仅包括学生的“老四样”,还应对反映学生政治思想、品德作风、学识水平等方面的材料进行收集。如大学生心理素质测试、各类技能考试、知识竞赛证书、社会实践报告等,并且要对传统的纸质学生档案进行数字化加工。

１.２　高校学生档案数据库建设是信息化建设的核心

主要任务是运用计算机及其相关技术对学生电子档案进行科学管理,包括学生档案目录库和全文数据库建设两方面。学生档案目录数据库建设是形成传统的档案案卷目录和全引目录的基础。学生档案全文数据库建设是将已归档的学生电子档案与目录数据库实现挂接,直接对电子档案信息进行管理,确保电子档案的安全高效。学生档案信息整合是整个学生档案信息化建设的最终目的,即将学校档案馆综合数据库与各归档单位利用校园网连接起来,实现高校内部档案共享。最后将各高校具有特色的学生档案信息资源数据库通过因特网实现学生档案资源数据共享,为学生和就业单位提供便捷、准确的咨询、查询、检索、认证和档案邮寄等服务。

１.３　对学生档案进行二次开发利用

比如建立知名校友录,将知名校友的学生电子档案制作成影集,在学校校庆等重大活动中展览,促使校友对母校产生深厚感情,进而投资学校建设,推进学校发展。同时还要建立大学生健康档案,将过去仅停留在纸质体检表上的信息变为可查询、可快速统计、可连续性动态观察以及可质量控制并有效利用的信息,极大推动基本公共卫生服务项目的实施。

２　高校学生档案数字化建设阶段

高校学生档案数字化建设是一项复杂的软件系统工程,涉及档案学、软件科学、信息管理及系统工程等多个领域,需要学生处、教务处、研究生院、成教学院、档案管理部门及其他相关单位的共同参与。根据一般的IT 项目的构建过程,学生档案信息化建设可分为前期准备、基础设施建设、基础业务建设和保障体系建设四阶段。

２.１　前期准备阶段

学生档案数字化建设前期阶段主要包括项目的需求分析、合理规划和招投标三方面。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围及接收源、学生照片档案的收集归档等。合理规划项目各阶段的目标及完成任务,组织专人负责各阶段,并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。

２.２　基础设施建设

高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础,主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面,主要有计算机、打印机、扫描仪和复印机、存储光盘、硬盘及其它必要组件。尤其对于电子文件,高校档案机构要根据自身条件选择合适的生产和接受工具及其网络,主要考虑设备的数量、配置及是否有备份等方面。软件系统主要指档案信息系统的选择,该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外,还应能实现公告发布、权限管理、操作日志管理、元数据管理、安全管理等功能,以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案馆内平台,基于校园网的学校平台和基于Internet网的公众平台,统一各部门之间管理软件数据接口,以实现学生电子档案的收集、保管、利用,最终实现学生电子档案资源共享。

２.３　基础业务建设

学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化转换,即选择自主加工还是委托加工,并且做好转换档案目录库建设;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。

２.４　保障体系建设

学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视,建立学生档案信息化的领导决策机构,将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持,保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设,一方面解决档案部门人员编制少的问题,增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训,切实提高学生档案工作人员的管理水平。

３　高校学生档案数字化形成过程

高校学生档案数字化工作流程如下。

３.１　调出学生档案

对学生档案拆分和登记。根据高校档案馆(室)信息化程度和实际情况,按批次从档案馆(室)调阅档案,以专业和班级为一批,填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法或者有些以件为单位保管的可不拆分文件,不损坏档案原貌,以确保学生档案的完整性。

３.２　学生档案扫描

针对不同档案的特点,采用不同的扫描方案。对于入学早一些的学生档案,纸质较差、字迹不清的档案,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于学生优秀作业(作品)档案,采用书刊扫描仪,这款扫描仪是书刊专业扫描仪,有效地解决了书刊较厚情况下的扫描精准度和文档扫描的完整性;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪,这款扫描仪最大支持０号图纸宽度,长度可支持扫描３０米以上;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案还可以采用高速扫描仪,这款扫描仪扫描速度高,但对纸质要求较高。

３.３　学生电子档案保存

采用当今国际上最先进的图文扫描系统图文易扫通系统保存完成扫描的电子档案,该系统扫描后的文件可保存多种格式,并按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名,保存扫描文件。修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理,确保文件清晰、端正、干净。

３.４　电子档案识别

对于文档类学生电子档案,通过图文扫描系统图文易扫通系统编辑后,再导入THOCR数据工厂系统识别,识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。

３.５　电子档案质量检测与分类

对于扫描且编辑完成的扫描件,依据学生档案的个人信息,按照高校档案管理系统的要求,制作档案导入系统模板,著录档案相关信息,同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象,确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。

３.６　学生电子档案导入高校档案管理系统,归还档案

扫描且检查合格的学生电子档案,按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录１００％挂接正确,使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案,档案归还后上架,同时要把当期完成的电子档案备份保存。

４　高校学生档案数字化建设中存在的问题

４.１　学校领导重视程度不够

校园网环境下学生档案信息的价值越来越大,学生档案管理工作越发重要。但是一些高校缺乏对学生档案管理信息化的认识,没有给予档案馆(室)相应的经费和人员支持,导致学生档案管理信息化工作无法顺利开展。

４.２　学生档案管理延用的传统管理模式

大多数高校学生档案工作还停留在手工阶段,档案管理人员层次差别较大,虽然学校配备了计算机及相应的局域网,但计算机管理档案工作不成熟,学生档案信息不能实现部门间的交流和共享,工作效率较低,容易出现错误问题,导致学生和用人单位的不满。

４.３　学生档案电子文件很难资源共享

高校办公自动化系统的启用,产生了很多学生档案电子文件。由于高校没有学生档案信息管理系统,未及时制定学生档案电子文件管理办法,导致学生电子文件的缺失,造成一种资源浪费,严重制约高校学生工作的开展。

５　做好高校学生档案数字化建设工作的主要途径

５.１　认真学习«中华人民共和国档案法»和«普通高等学校档案管理办法»的文件精神,深刻领会其实质和内涵

这是新时期新阶段国家为促进高等教育又快又好发展做出的一项重要决策,是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文件,对加快促进高校档案管理制度化建设,规范高校档案管理水平,深化高校档案工作内涵建设,提高高校档案工作服务质量,对高校的办学能力和教学研究水平有着十分重要的意义。本办法共分为七章,四十三条,重点是增加了学生类档案,将学生在校形成的文件材料纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生的档案理念。明确了高校学生档案管理工作中存在的重点和难点问题,所以说这是一次难得的机遇,对高校学生档案数字化建设工作起着巨大的促进作用。

５.２　高校档案馆要树立以人为本,牢固树立服务创新的思想

加快高校档案现代化管理水平,用创新理念服务于高校学生档案管理工作。因为高校档案工作的重点一是管理,二是服务。要提高学生档案管理工作水平,计算机网络化管理是关键。要做好学生档案工作,创新服务理念是核心。因为我们以前都讲要提高档案工作服务意识,很少从创新角度去思考,去探索如何具体的开展服务工作。档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南,因为科学研究的本质在于创新,创新出成果,创新出人才,高校各项工作的创新呼唤着档案管理工作创新。物竞天择,适者生存,我们要在新的机遇条件下,结合高校学生档案工作的实际情况,用创新理念服务于高校各项工作。

５.３　认真做好高校学生档案的邮寄转档和回执反馈管理工作

学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用信封,经严格密封后通过机要邮局寄送、转递,必要时可派专人送取,不得以普通函件邮寄或交由本人自带。机要局要求接收档案的单位必须是县团级以上部门。因此,档案接收单位必须写明省、市、单位名称和邮政编码。另外,国营单位可以接收学生档案,而私企、合资企业不能接收学生档案,只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收。所以学生在签约接收单位时,必须向所在单位了解清楚档案收件单位的正确地址,避免档案寄不出去,或寄出因地址不详而被退回。用人单位在收到学生档案后一定要给档案馆寄来回执,学生档案室要做好回执信息的管理工作,以便学生询问本人档案去向时能够合理应答,严格杜绝学生档案丢失现象发生,以免给学生和用人单位造成不利的影响和后果。

高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分,加强高校学生档案数字化管理,使之与高校办公自动化形成一个有机整体,将学生电子档案生成与归档相连接,提高学生档案归档率,使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档,这样就会让学生档案最大程度的发挥作用,体现以人为本的思想,为用人单位和学生提供更好的服务。