档案职业在高校面临的困境

社会的变革,时代的发展这个大环境对档案职业提出了新的要求。档案职业本身又处在某个组织机构中,组织机构的“生态环境”适不适合档案职业的发展,也是档案职业能不能更好发展的关键因素。本人所在的高校是教育部直属的综合性重点大学,也是“９８５工程”、首批国家“２１１工程”重点建设大学、百年著名学府与世界知名高校。坦白说,档案工作的发展还不能与世界知名高校的知名度相符。下面本人简单总结一下档案工作在所在高校面临的困境。

２.１　档案收集工作困难

１９９９年,本人开始正式接手全校档案的收集工作。这项工作很难做,有很多部门多年来一没有归档,已经归档的部门中,有些部门档案归全率不高。如表１。

近５年的归档数据表明,我馆的归档率一直徘徊在５０％上下,近一半的立档单位没有归档。同时,在已经归档的单位中,归档较全的单位也只有５０％左右。这两个５０％说明了我们档案收集工作非常困难。档案归档率、归全率直接影响馆藏的数量、质量。我们要立足于馆藏搞数据加工,搞编研,没有丰富的馆藏,就无法为广大利用者提供丰富、准确、有价值的档案信息。

２.２　指导、培训兼职档案员困难

随着时代的发展,信息技术、网络技术的广泛应用,高校的工作节奏明显加快。工作量增加最直接的表现就是档案数量的增加。工作量增加后,各部门工作人员都感到分身乏术,于是立档单位中归档工作亲自去做的档案员不多,大多数依靠勤工助学学生,这给档案的收集指导带来了很大的困难。利用勤工助学学生整理档案的部门,学生年年换,有的甚至月月换。学生对部门工作并不熟悉,对工作中形成的档案材料也很陌生。档案材料是否齐全。如何分类等档案立卷内容根本不了解。于是我们经常要一遍又一遍地培训、讲解。往往是今年讲明白了,明年又换人了。全校校部机关、馆社中心加起来有５０多个,档案员近百人。作为档案部门自身,根据时代的变化,任务的轻重缓急,业务也有倾向性。一般对于档案的收集指导、编目上架等科室都不会倾注太多的人力。对于我馆来说,档案部门对于立档单位档案员的培训比例为１:５０,所以档案人员的培训任务非常重。

２.３　无纸化办公后出现的归档问题

我馆目前还没有档案管理系统,收集档案主要以纸质档案为主。但２０１４年OA 系统在我校正式运行,明年归档时OA 系统中运转的电子档案如何归档已经成为迫在眉睫的问题。OA 系统设计之初并没有考虑归档这一部分,虽有归档这一模块,但并没有和档案管理系统对接的考虑。那么OA 系统中产生的电子文件该如何归档? OA 系统中的文件主要是公文,但各部有很多文件不属于公文。校内存在的信息系统,也并不只是OA 系统,还有人事管理系统、学生学籍管理系统、教务管理系统,还有各部门根据需要自行开发研制的一些办公系统