浅析社会变革中档案工作者使命与责任

随着我国档案事业的不断发展,档案职业在国民经济与社会发展中的地位和作用日渐突出。在社会发展变革中,档案管理的现状、手段、方法不同,对档案职业的要求不同,档案工作者在不同历史时期的使命与责任也就有所不同。随着信息技术的飞速发展,各项管理制度的不断完善,档案管理也开始逐步实现现代化管理。习近平总书记提出全党人国人民要共筑伟大复兴的中国梦。为了要加强档案“三个体系”建设,档案工作迎来了范围广、内容新、任务重、责任大的挑战。如何在这波澜壮阔的伟大变革中,凝聚智慧和力量,激发热情和干劲,共筑兰台梦,推动档案工作实现由传统向现代的跨越,推动了档案工作的快速发展。下面我就我国在社会历史变革的不同发展时期档案工作者使命与责任谈些自已粗浅的思考和认识。

１　我国档案工作不同历史时期的状况、出台的法规及档案工作特点

随着新中国高等教育事业的创立、建设、发展,以及国家对档案事业的重视度逐渐提高,经过大量查找和调研工作,我国档案工作大致可以分为四个发展时期:

１.１　自理分散期

时间跨度为新中国成立初期到５０年代中期,特点是当时档案工作基础十分薄弱,没有专门机构和库房,管理分散混乱,无专人管理,整理分类方法不科学、不统一,散失、散泄密现象时有发生,任意销毁档案的现象极为严重。为此国家政府开始引起了重视,１９５４年建立国家档案局,加强了对档案的收集。

１.２　分管初创期

时间跨度为上世纪５０年代末期到８０年代中后期,１９５６年国务院出台«关于加强国家档案工作的决定»,１９５９年成立中央档案馆,１９８７年加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,出台并开始实施«中华人民共和国档案法»。１９８９年开始实施«保密法»。特点是加强对档案工作的领导,各企、事业单位在办公室下成立专门机构,调配档案人员,负责负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。整理文书档案,这种体制是新中国档案工作发展的幵端,又是档案管理体制的第一次重大飞跃。

１.３　集中管理期

时间跨度为上世纪９０年代初至９０年代未。国务院１９９５年出台«档案法实施办法»,１９９６年重新修订«中华人民共和国档案法»和«档案法实施办法»。特点是全国各企、事业单位普遍建立了档案室或综合档案室,有专门库房、专职档案人员,收集门类相对较少,管理全校档案,这是我国档案工作的第二次飞跃。档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。

１.４　稳步发展期

时间跨度为２１世纪以来。２０００年国家档案局相继出台了«归档文件整理规则»,２０００年发布国家档案局８号令,出台了中华人民共和国教育部第２７ 号令«高等学校档案管理办法»和«电子公文归档管理暂行办法»,档案行政许可程序规定,国家档案局９号令«各级各类档案馆收集档案范围的规定»,«电子档案移交与接收办法»,«档案信息系统安全等级保护定级工作指南»,开展档案行政执法检查等管理办法。我国档案工作呈现新局面:开始实行文书立卷改革,部门立卷改革,成立综合档案室或档案馆,有的还建立了展览馆、博物馆等多馆合一体,逐步建立健全归档门类,明确岗位责任,加强规范化管理,,逐步做好各类档案的“收”、“管”、“用”。通过加强档案“三个体系”建设,不断加大了档案资源的开发、利用力度,使得档案工作管理水平整体上升,现代化管理取得新进展。这是我国档案管理体制的第三次重大飞跃。

２　社会变革的不同历史时期,档案职业主体现状分析

档案职业主体作为档案职业中的一种重要的构成要素,主要是指档案工作者,也就是档案管理人员或专、兼职档案人员。档案工作者不仅是历史事实的保存者、维护者,也是档案资料的社会服务者,同时也是是科学文化的传播者。档案管理人员在档案职业活动中具有自主性与能动性的因素,档案人的年龄、性别、文化程度等,也是档案职业形态的重要表现形式。

１. 档案工作在自理分散期,各企事业单位没有专门机构和库房,管理分散混乱,无专门档案管理人员,没有专门管理制度,有的甚至档案没有组卷只是做为资料室保存。

２. 档案工作在分管初创期,各企、事业单位在办公室下设成立文书档案室,基本仅由１人兼管文书档案收集、整理。相对来比,对档案工作人员素质要求不高,文化水平较低、重视程度不够,基本上为库房保管员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。相对责任意识、制度意识淡薄,仅仅是做好文书档案的收集、整理、日常查找利用。

３. 档案工作在集中管理期,加强了对档案工作的领导,加强了文书立卷制度,有的建立了综合档案室或成立了档案馆,但归档门类较单一,基本上档案职业客体内容贫乏,档案以卷为单位归档,归档门类仅为文书档案、财会档案等。各企、事业单位档案工作人员大多数仅１~３人,学历在本、专科居多,多为在职学习、初级职称居多、女性居多、年龄偏大,档案工作人员档案意识增强,能够忠于职守,遵守纪律,具备一定专业知识和保密意识。档案工作者多忙碌在单位档案的案卷分类、组卷、查找、利用及在办公室的日常收发等事务中,真正搞档案编研、档案研究的档案工作者较少。

４. 档案工作在稳步发展期,随着我国档案事业及科技信息的不断发展,档案在国民经济与社会发展中的地位和作用日益突出,随着档案局８号令、９号令及教育部２７号令的出台,各级领导加大重视,增加人员编制,逐步健全了档案实体分类,集党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、财会类、外事类及实物档案等为一体的综合档案室,有的成立了档案馆甚至是档案馆、展览馆、博物馆三位一体的管理格局,拓展了服务领域。在丰富馆藏,改善结构,提高馆藏档案“含金量”上下了一番工夫,建立健全了档案工作各项制度,明确了岗位职责,确立了归档门类、归档范围和保管期限,实行了以件为单位的文书立卷改革、部门立卷改革,逐步引用档案一体化管理软件,逐步在做好档案数字化、扫描等工作。根据有关资料显示,在１９９６年至２００４年的全国档案专职人员中,本科学历占７９.２７６％,档案管理者的专业结构中,大专以上专业程度仅为１８.８２１％,在职培训专业程度为６０.８４８％。女性所占的比例均维持在６５％,这说明档案职业中女性所占的比例具有明显优势。女性天生的性格中大都具有仔细、温和、较强的耐受能力,能够较好适应档案的管理工作。同时档案人员学历有所提高,也说明随着科技的发展,随着档案分类类别的增多,需要提高档案管理人员要有较高的职业道德和档案专业技能和计算机软件操作等能力等,档案编研、档案软件操作与维护、数字化转化等管理技能急需提高,这样才能够更好地应对档案工作的挑战。但是在档案及计算机专业程度上看,档案管理人员专业所占的比例却十分低。专职人员中女性居多,年龄偏大,本科学历较多,现在也面临着排架、搬运实物等重体力活动,计算机软件维护等工作更需要年青、力壮、懂计算机算机系统维护的男性档案工作人员来不断更新档案管理人员队伍。同时,从档案资源的宏观配置与微观结构角度,研究档案资源总量的丰裕度、配置的合理度,来对档案职业客体进行研究。内容相对由单一的文书档案、财会档案逐步到做好各类档案收集、整理、归档。面对着大量的教学档案、科研、基建档案及实物档案进馆,以及软件更新、档案编研、项目研究、数字化转变及校史馆布展等一系列问题,人力、财力、物力相对不足。对于加强档案“三个体系”建设,档案管理人员素质水平有限、技术手段及操作技能急需提高,这些给档案职业生存和发展带来了空前的挑战,也对档案职业主体提出了更高的要求。

３　新时期档案工作者肩负的使命、责任与任务

３.１　档案是维护党和国家历史真实面貌的原始依据和重要的信息资源

２００８年以来,国家档案局明确指出要加强“三个体系”建设,要建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系以及切实加强档案安全体系建设。这是新时期党和国家提出的档案工作的新的历史任务,也对档案工作者提出了更高更严的要求。“三个体系”建设作为新时期档案工作战略部署的提出,对于推动全国档案事业又好又快发展具有重要意义。党的十八大吹响了实现中国梦的进军号角,将兰台精神融入了中国梦的伟大实践。让我们牢记我们新时期肩负的历史使命:牢固树立“为党管档、为国守史”的使命意识,以及“以人为本、服务先行、安全第一”的指导理念。增强围绕中心、服务大局的责任意识。以档案资源建设为基础,以档案利用服务为目的,以档案安全建设为保障,把全面建成小康社会伟大进程中的档案资料收集好、保管好、利用好,广泛及时地利用档案为党和国家的各项事业服务。将档案事业发展的辉煌前景与实现中国梦的壮丽诗篇融为一体,这是历史赋予我们这一代兰台人的崇高使命。

３.２　随着计算机的广泛应用,对档案工作者的现代化科技使用要求更加提高

档案工作者要练就过硬的本领,把开发挖掘档案信息资源为国家、社会、公众服务,确保档案的安全、统一和完整,当成档案人的责任。作为档案工作者,要牢固树立以人为本的观念,树立远大的理想,增强紧迫感、责任感、使命感。

３.３　新时期档案工作者的主要任务

３.３.１扎实做好档案基础工作　夯实档案工作的基础,加强档案基础业务建设。继续深入贯彻执行国家档案局８号令、９号令和１０号令。进一步对本单位的归档范围和保管期限规定进行修订、补充,做到凡涉及本人单位职能活动的各类文件材料应归尽归。加强对各单位形成的声像、电子等门类档案工作的的指导,确保收集及时、归档齐全、整理规范。我们档案工作者要克服年轻、毛躁的缺点,建纲立制,加强档案法制宣传教育,丰富馆藏,做好特色档案的收集。开展围绕社会热点、惠及百姓生活的民生档案、人物档案的建档工作,做好档案信息资源体系整合。

３.３.２做好档案的利用服务工作　各级档案部门要着力健全和进一步完善方便的人民群众的档案利用体系,全面提升档案公共服务能力和水平。要合理开发档案信息资源,服务方式也要变被动等待服务为积极主动上门服务,拓展服务方式和服务领域,拓宽服务范围,面向社会公众开展更加集中规范、系统完善、权威有效的档案信息服务。

３.３.３切实加强档案的安全体系建设　首先,要加强档案实体的安全管理。完善人防、物防、技防相结合的“三位一体”综合防范体系,把安全责任、安全制度、保障措施落到实处。二是要加强档案信息的安全管理。随着现代信息技术的不断推进,档案信息化是档案管理现代化的核心。随着档案数字化、开放档案、公开信息网上查阅等工作开展,要做好安全保密的自查、检查工作,要采取各种有效的管理措施和技术手段,防止病毒入侵、黑客攻击等,加强管理和监控,保证档案实体不损坏,档案信息不外泄。

３.３.４要加强档案文化建设　各档案部门应围绕中心工作、各种重大活动积极开展档案的编研工作,发挥档案资源优势,对档案资源进行整理、加工、提炼、编撰,通过举办档案展览、制作视频、编辑档案资料汇编等多种形式为社会奉献出更多的档案产品,把档案产品打造为文化精品。为单位的文化建设建立档案并提供档案服务,如举办书法、摄影、美术作品展等,使档案利用成果不断丰富。

４　档案事业的腾飞

在兰台这片广阔的天地里,档案工作者体会着光荣,也肩负着崇高的历史使命和责任。那么档案工作者如何才能在实际工作中找准自身定位,进行职业发展规划,将自己的档案梦想与中国梦紧密结合来,更好地实现自己的人生价值呢?

４.１　要树立远大的理想和抱负

要热爱档案工作,要把满腔的热情投人到档案工作中,政治坚定,兢兢业业,积极进取,作风过硬,以人为本,与人为善,严格要求自己,爱岗敬业,提高身体素质和心理素质,增强档案人的主人翁意识,保持乐观健康的心态,传承兰台精神,服务大局,有较好的协调能力和执行能力。

４.２　要加强学习,打造成复合型、专家型档案人才

建立档案干部培养机制,提升专业素养和能力。一是建立和完善业务学习制度。面对新的形势,要把档案工作的着眼点放在以人为本、精心培养造就一支“政治强、业务精、作风硬、纪律严”的高素质档案管理队伍上。要合理配备专兼职档案人员,与时俱进,使档案干部知识化、专业化。结合具体工作的实际,学以致用,并敢于通过自身的知识与技能特长,为档案工作打开新的局面,进而展现出新的面貌。这就要求专兼职档案人员要树立终生学习理念,要注重专业知识的学习与更新。高校档案管理人员要掌握档案学理论知识、相关的法律法规,还要熟悉与档案工作相关的学科知识。要具备精深的专业知识、档案软件和操作和维护知识,要把学习作为生活中的第一需要,可以通过设立档案家园QQ群、校园网、飞信等,做好专兼职档案员的随时联系,用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变。二是要建立专业继续教育制度,可以结合各高校实际情况制定切实可行的培养计划和培养目标。一方面可以邀请软件专业管理人员对全校专兼职档案员专门进行不定期的培训,积极向其他高校学习先进的软件管理经验;一方面我校也送出去专兼职档案员参加全国、全区档案人员继续教育培训,加强交流学习,增长知识和经验,拓宽视野。要加强档案管理软件操作知识与维护的培训,不断地加强档案专业新理论、新知识、新技术的学习,不断更新管理知识,保证工作质量,提高工作效率。

４.３　重点培养信息条件下档案人员开拓创新的意识和现代化的管理能力

信息时代中,为了满足档案工作服务性的需求,传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和信息系统建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径,也成为档案事业应对快速发展的信息社会的必然选择。档案工作创新网络化和电子文档的出现对档案工作的影响是具有根本性和历史性的。档案工作人员不仅仅要提高认识、更新观念,还要有扎实的专业知识、精湛的技能,更要善于思考、头脑灵活、开拓进取。运用科学发展观,在实践中学会开拓创新,深入研究,获取新的工作切入点,逐步加快档案的“三个体系”建设,推动档案事业的发展。

４.４　造浓厚的学术研究氛围

开展学术研究是档案干部成长发展最有效的途径之一,可以提高档案工作者的理论水平,调动档案工作者的积极性,对档案干部成长起到重要作用。档案工作者可以通过参加中国档案职业发展论坛、档案工作者年会等学术研究讨论、学习交流、撰写论文、主持档案科研课题等途径来推进档案职业理论与实践的进一步发展,对档案职业发展中的前沿问题及工作中遇到的重点、难点进行深入探讨、学习,以进一步提高解决问题、理论指导实践的能力。

“长风破浪会有时,直挂云帆济沧海。”让我们档案工作者牢记并肩负起时代赋予的们的历史使命和责任,热爱档案事业,坚守着档案人的信念,加强档案“三个体系”建设,将“甘于寂寞、乐于奉献、迎难而上、奋发有为”的兰台精神融人实现到中国梦的伟大实践中,为国家档案事业的发展贡献出自己更大的力量。