关于高校档案数字化建设的几点思考

高等学校档案工作是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。以信息技术为载体的档案工作带来了我国政治、经济和社会文化等许多方面的巨大变化,也带来了知识经济、信息社会等许多理念层面的创新。在这种氛围下,高校档案事业的地位和作用愈加突出,档案工作涉及的范围愈加广泛,档案工作在档案数字化、档案法制建设、档案职业道德与素质等方面出现了许多新问题,档案管理、档案利用以及档案管理体制和工作方式等都在经历重大的变革,对档案数字化建设提出了很大的挑战,要求我们做到统筹兼顾,资源共享,开发利用更先进的技术。

１　档案数字化的内涵

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录影、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,从而形成一个有序的档案信息库,以便提供信息利用、资源共享,是档案信息化建设的重要组成部分。

２　高校档案数字化基本特点

传输和利用网络化。运用数字化技术,通过校园网络与因特网相连,实现高校档案信息传输和利用的网络化,扩大服务范围和服务时限,克服了传统档案的传递速度较慢、周转时间较长。

信息的非人工识别性,数字化的档案由计算机系统进行快速准确的分类和识读,依赖科学管理的数字化系统。

信息与载体的分离性,信息的易变性以及信息存储的高密度性。

档案管理智能化。高校档案馆运用一系列数字智能技术后,使档案管理设备或系统能够部分地代替人的劳动,减轻档案工作的劳动强度,有效提高工作效率,改变传统档案全部依赖人工的状况。

特色个性化。现代信息技术的应用,各个高校档案管理可以根据自身工作的性质、任务等情况,建立具有自身特色的个性化网站。通过校园网络,将高校档案信息供使用者自由选择浏览和查询,达到服务和宣传的双重效果。避免了传统档案信息的面面传递,减少了许多工作量,从而提供更好的服务。

３　高校档案数字化建设中存在的问题

３.１　数字化管理跟不上,辅助管理滞后

现有的高校档案信息化管理模式多数是建立在传统的人工管理模式基础上,传统的管理模式是以档案信息载体为核心,工作是纸张、塑胶等载体材料,而不是档案信息,计算机只起到了人工实体档案的辅助作用。其后果是不仅没有代替人工管理工作,而且大大增加了管理的成本。

３.２　缺乏网络化的统一协调机构

由于各个高校隶属行政主管部门不同,各高校管理体制和运行机制也存在着普遍差异,分散领导的管理体制无形中就促使成了各高校档案馆的条块分割、自成系统、各自为政、自我发展、自给自足。虽然现今许多高校档案馆已经意识到了资源共享的重要性、必要性,但仍缺乏馆际合作的具体行动。而我国目前还没有一个统一的组织协调机构来科学规划档案馆的网络化建设和资源共享工作,大多数档案馆仍然采取封闭式的办馆方式,无论是购置软硬件,还是完善数据库,都造成了人力和物力的巨大浪费,这种各自为政的低水平重复直接影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的建设进程。

３.３　数字化标准较低

由于我国档案发展历程的种种因素,各高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自我完善的发展道路,各档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,数字化管理系统五花八门,管理水平也是参差不齐。而数字市场上不少新研发出得档案馆系统应用软件基本上都没有参照国际标准,软件功能单一,造成了数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差,不能适应高校数字化管理的日新月异的需要。而国家至今没有下发统一的发展规划和标准,各个档案馆的管理与发展存在着很大差异。

３.４　数据库建设滞后

现有数据库大多为了自用,建成的数据库规模小、标准低、类型单一,而且很多都属于低水平重复建设,商业服务水平差。数据库自用使大部分资源闲置,严重地影响了数据库的利用率。目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺乏全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的个性需求。许多高校档案馆虽然建有自己的网站,但只能访问其主页,根本无实质性共享资源。

３.５　经费后续率不足

档案馆数字化的实现需要投入大量的资金,先期建设好后各高校对档案馆的经费投入较少,用于档案数字化建设的经费非常有限,设备、软硬件的购置捉襟见肘。设备的及时更新无从实现,更谈不上建立高起点的档案馆数字化模式。经费仍然是影响高校档案馆数字化发展的最大障碍。

４　对高校档案数字化建设的思考

高校档案部门在数字时代大背景下面临着前所未有的挑战。档案部门不能选择退缩,必须勇于迎接挑战以适应档案数字化管理的迫切需要,探索档案数字化建设的可持续发展道路,实现历史与未来的无缝对接。具体而言可从以下四个方面进行着手:

４.１　重点开发,分步骤实施高校档案部门的数字化建设

主要是将馆藏档案进行数字化处理,通过著录、扫描等形式将各种物理载体形式的档案信息全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘、便携优盘等各类存储器中,完成现有高校档案馆馆藏档案信息向数字化的转变。分步骤、突重点,将较高价值的档案数字化处理,其次考虑学校特色档案、利用率高的档案等等,进行科学化的数字化处理。

４.２　积极提供利用,发挥档案价值

档案只有通过共享利用,才能充分体现其价值,做好档案的利用工作是对档案最好的宣传。高校档案部门应主动走访调查,了解用户需求,宣传介绍馆藏档案,改变过去的坐等上门的低效率服务,主动解决用户在使用中存在的疑惑,预测未来开发利用的趋势,逐步书写档案利用工作的新篇章。此外,要定期公布数字档案目录。由于档案存放在学校档案馆,学校多数教职工和学生对于档案的内容都不是很了解,档案馆人员应通过各种途径定期公布最新的数字档案目录,最大限度地开发档案利用价值,让全校师生了解档案内容:

一是举办专题档案展览。围绕高校教学、科研工作的开展,举办各种形式的档案展览,进行爱国主义、爱校主义的教育。

二是编辑出版档案画册。围绕学校办学宗旨和中心工作,编辑档案画册,配以必要的文字图画说明,全面介绍学校的发展历程和成果,使师生通过档案从中受到熏陶和鼓舞,激发爱国爱校情感。

４.３　加强档案人员培训和队伍建设,培养复合型人才

强化档案数字化业务划分,对人才的业务素质要求是具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力,以适应数字档案馆的建设和正常运转的需要。

４.４　建立档案原始原貌数据库

把学校馆藏珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等类别原件实物,通过扫描或数码录入等方式,把档案原件以图像方式存贮在计算机中,并为其编制题名、责任者、关键词等索引,建立相应索引数据库,实现档案原始原貌管理。

总之,高校档案数字化建设是一个不断探索、不断进取、不断发展的过程,只有遵循合理的原则,设立科学的目标,采取正确的方法,才能逐步做好数字档案工作,充分发挥学校的教学、科研和管理服务作用。