关于加强档案馆公共服务能力建设若干问题的思考

实现档案事业与经济建设和社会的协调发展是档案工作服务于社会、发展自身的客观需求。档案馆的社会服务功能就是档案馆面向社会、面向公众、面向未来所具有的档案服务功能,由于历史的原因,国内档案馆进入社会公共领域的时间比欧洲一些国家整整晚一个世纪。改革开放使档案走出神秘的库房面向社会公众,拉近了档案与老百姓之间的距离。然而,取得成绩并不意味着可以忽视存在的问题。从目前档案馆的现状来看,其社会功能还存在以下问题:

１.１　公共服务意识淡薄

长期以来,由于受封闭思想的影响,许多档案馆一直把为党政职能服务作为自身服务的主要方向,服务的对象主要是政府机关及各种学术研究机构,传统的“机关衙门”作风和“机要重地”的思想意识尚未根本消除。这一定位使档案馆整体活动难以产生相应的旨在服务广大群众的内在驱动力。因此,公共服务意识淡薄,缺乏公共性的现代服务理念,即缺乏以人为本,以贴近公众、服务公众为根本宗旨的理念,这是目前许多档案馆存在的通病。

１.２　馆藏结构单一

档案馆公共服务能力的提高,必须要以数量庞大、内容丰富、结构合理的档案资源作为支撑。而目前许多综合性档案馆普遍地存在着馆藏结构单一、含金量低的现象,馆库内大量充塞的是反映公务性活动的文书档案,缺少同民众日常生活密切相关的专门档案、私人档案。更令人担忧的是,许多档案馆近几年虽然加快了档案接收进度,但是,在馆藏档案总量不断增长的同时,档案的信息量、含金量却没有随之同步增长。与此形成鲜明对比的是,近几年来,随着人民生活水平的不断提高,法制化、民主化进程的加快,社会对档案的利用需求在不断增长。档案馆从前几年主要为党政机关、学术研究、编史修志服务,逐渐向为广大人民群众服务转变;查阅档案的内容也从以前的以历史档案为主转变为同民众切身利益密切相关的档案为主,如涉及个人的婚姻、土地征用、建房、工龄、学历的档案等。因此,档案馆如果不及时调整馆藏建设思路,进一步充实馆藏,改善馆藏结构,那么,面向社会开展行之有效的公共服务就只能是一句空话。

１.３　公共服务能力欠缺

档案部门长期以来公共服务意识淡薄,档案馆在为社会提供利用的手段、途径上还存在着很大的欠缺,被动服务还是许多档案馆的主要服务方式。虽然近几年各级档案馆在这方面做了大量的工作,如通过大力开发馆藏档案信息资源,以编研材料、举办各种展览、建立爱国主义教育基地等形式向公众开放,展示自己的馆藏,但总体来说,适应新形势的公共服务能力还有待加强。

１.４　服务效果不佳

由于服务意识不强、服务内容不充实和服务水平不高等原因,档案馆的服务效果是可想而知的,不管是同国外的档案馆相比,还是同国内的图书馆、博物馆等文化事业机构相比,我国档案馆的利用率普遍比较低。利用率低下、利用效果不满意,这反映了档案馆服务效果不理想的现实状况。

２　加强档案馆公共服务能力建设的对策

档案馆作为党和国家的科学文化事业机构. 除了具备收集、保存、利用档案资料这三项基本功能外. 还具有广泛的其他社会功能。有效发挥档案馆的社会功能,加强档案信息资源开发利用,是档案工作全面落实科学发展观的重要实践,是构建和谐社会的必然要求,是推进经济社会全面发展的重要途径。

２.１　加大档案宣传力度

加强档案宣传工作,提高社会档案意识,是档案部门扩大档案影响力、提升档案馆地位的重要途径。是社会公众认识档案、利用档案的基础,是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要渠道。目前公众对档案知之甚少、用之不多,一个主要原因就是宣传工作还不到位,公众对档案的了解还不够充分。档案馆必须将档案宣传纳入到整个档案工作过程中,通过大力宣传,使公众及时了解档案、懂得如何利用好档案,档案工作才有存在的价值和生命力。档案馆可通过举办展览、专题讲座、创办刊物等多种形式,向社会展示丰富的馆藏,也可借助发布公告、新闻媒体等方式向社会公众公布开放档案目录,及时反映有关档案的重点工作和重大活动的成果,让社会公众更加了解档案工作,增强档案意识,深刻认识档案用途,以宣传吸引社会各界人士来馆开发利用档案信息资源,让档案资源为和谐社会、为人类文明的发展发挥出自身的价值。

２.２　转变观念,强化公共服务意识

服务意识的转变与创新是档案馆增强公共服务能力的前提和基础。档案馆要增强公共服务能力,如果不在观念上解决问题,就难以在行动上有所作为。档案馆工作人员必须加强社会服务意识,充分认识档案馆是公共文化事业机构,公共服务是档案馆的基本职能,档案馆的建设要充分体现公共服务机构的特征。同时要加强全社会对档案馆公共服务的认知度,利用多种途径加强宣传,并开展有效的公共关系活动,将现代档案馆的理念、档案馆提供的服务以及档案馆正在发生的巨大变化告诉社会、告诉公众。积极实践,让社会了解档案,让档案走进社会,使社会公众改变对档案馆的传统认识,树立起良好的、新型的档案馆形象,把档案馆建设成为广大民众求知、寻史、教育、休闲的必去场所。

２.３　充实馆藏资源,优化馆藏结构

档案馆要不断地优化馆藏,不断的“纳新吐故”,一方面把失去查考及保存价值的档案及时处理掉,以保证库房的合理利用。另一方面可通过强化管理、拓宽档案收集和征集的渠道、提高工作人员业务能力、搞好档案进馆时的质量鉴定等各种手段,将有意义的、有特色的档案接收进馆,建立档案信息资源的保障体系,改善馆藏结构,使馆藏档案内容丰富、门类齐全、结构合理,以便可持续地为社会各界服务。

丰富的馆藏资源和优质的馆藏结构是档案馆提供优质服务的资本。档案馆要改变馆藏档案内容不丰富、结构不合理的现象,就必须加强档案接收和征集工作,充实馆藏资源,优化馆藏结构。为此,各级档案馆应结合本地区的历史、自然风貌、物产、著名的事件和人物、民俗、宗教信仰、名胜古迹、民间艺术、名特优新产品等方面的情况,积极收集相关的档案与资料。只有这样,才能使入馆的档案与资料具有浓郁的地方特色,档案馆才有自己独特的存在价值和独特的文化品位。

在当今电子政务环境下,根据政务信息公开的需要,在档案馆内建立现行文件阅览中心,提供现行文件查阅服务,这也是档案馆优化馆藏结构、拓展服务内容的又一重要举措。现行文件阅览中心是档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上,以政务信息公开为基本任务,方便社会各界、特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构。为了切实发挥现行文件阅览中心与阅览室在公布政务信息中的作用,档案馆应通过各种渠道加强对这一政务信息公开新形式和档案馆服务功能延伸的宣传,使社会各界对这一新生事物有所了解和认识。

２.４　搞好档案网站建设

网络覆盖面大,信息流量大,各种网络技术飞速发展。使档案馆建设管理网站成为必然的发展趋势,档案馆建设自己本馆的网站,利用互联网作为加强宣传工作的窗口,把本馆的馆藏概况、管理情况、先进经验、服务项目、规章规定等信息放在因特网上,使公众可以随时通过浏览本馆的网站来掌握相关信息。网站上的档案资料打破传统纸质档案的固定模式,采用图、文、声、像并茂的方式,使档案内容更加丰富多彩。网站可提供快捷的查询、检索功能,读者只要在查询栏目里输入要查找的资料的标题、作者、日期或内容中的关键词其中任何一项,都可以快速的搜索出相关文章来。而不必像传统纸质档案那样需要手工翻页查询,极大地方便了读者的使用。不同的档案使用者也可随时将资料下载到自己的本地电脑里阅读,不再受时间和距离的限制,使同一份档案可同时为多人服务,极大地提高了档案的使用效率。

２.５　利用手段应多元化

积极主动地从利用者角度来开展多元化的公共服务是提高档案馆公共服务能力的最好体现。其一,充分发挥窗口作用。主要是充分发挥“调阅利用窗口”和“现行文件服务窗口”这两大服务窗口的示范作用,进一步提高窗口的服务质量。这两大窗口是档案馆的形象窗口,提高它们的公共服务能力是提高整个档案馆公共服务能力的关键。其二,大力开发档案信息资源。借助档案馆馆藏资源优势,根据不同时期用户的不同需求,向社会推出编研精品,还可以通过开展主题展览、学校教育、邀请参观、信息咨询等方式吸引广大民众到档案馆来。其三,进一步提高档案开放程度。加快档案开放步伐,抓紧作好大量未开放但依法可以提前开放的涉及经济、科技、文化及公众合法权益的现行档案的开放工作,把现行档案开放与政府信息公开有机地结合起来。

２.６　简化查阅手续,降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”

与一般的图书资料不同,档案具有保密性,不同密级的档案,其利用范围是不同的。用户如果想查阅利用某一档案,需要出具合法的证明和办理相关的手续后方可进行。笔者认为,繁琐的查阅手续确实给公众利用档案带来诸多不便。档案馆可以在依据本国国情和本馆实际情况的基础上,积极借鉴国外经验,合理简化查阅手续,尽可能减少利用档案的各种条件限制,降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”,为公众利用档案提供便利。

２.７　优化服务环境,为公众提供一个集工作与休闲于一体的好去处

环境的优劣对于利用者心情的好坏、工作效率的高低有着直接的影响。档案馆在服务环境上进行优化,不仅有利于提高工作效率,而且可以淡化档案馆的神秘色彩,使利用者在利用时感到轻松自在、心情舒畅。为此,档案馆需要优化服务环境,为公众提供一个集工作与休闲于一体的好去处。

首先,营造一个良好的工作环境。通过提供形式多样的检索工具体系,配备各种科学、易用的利用设备,开辟宽敞明亮的阅览大厅等,满足利用者的工作需要。利用者到阅览大厅通过目录索引、书目卡片等检索工具方便查找;也可以通过计算机查阅,在电脑上寻找自己所需要的档案资料。档案馆还为公众提供缩微复制件,利用者通过阅读复制机可以直接从缩微胶片上获取复制件。阅览大厅设有复印机,供利用者自由使用。

其次,营造一个轻松的休闲环境。根据本馆的实际情况,可以开设小书店,供应各种档案编研出版物、图书、资料、杂志、报纸等,满足利用者的精神需求;可以开辟专门的展览室,定期举办丰富多彩、贴近社会生活的专题展览,扩大档案馆的社会影响,开阔利用者的视野等,使档案馆实实在在地成为具有很高文化品位的休闲场所。

２.８　全面提高档案馆工作人员的自身素质

档案馆公共服务能力建设,很大程度上依赖于档案馆的工作人员来推动和实现。我国档案事业的发展、公共服务职能的深化对档案工作人员的素质提出了更高的要求。开放型、服务型、公关型、复合型的公共服务人才是档案馆人才培养的方向。有了这样一支高素质的人才队伍,档案馆才可能实现高水平的管理和优质的公共服务,切实提高自己的公共服务能力。

档案是党和国家的宝贵财富,是历史的见证,是重要的信息资源。改革开放以后,档案馆事业得到了长足的发展,在经济建设,维护史实、科学研究,宣传教育等方面,发挥着越来越重要的作用。随着社会的进步和发展,档案馆工作将面临更高的要求,其社会功能也将不断得到拓展,档案馆要不断加强自身建设,努力使馆藏内容丰富、管理科学合理、队伍建设过硬,使档案馆更有效地发挥其社会服务功能。