市县级数字档案馆建设的实践与思考—以十堰市数字档案馆建设为例

进入２１世纪,建设数字档案馆逐渐成为各级各类档案馆顺应时代发展、提升管理水平、增强服务功能的重大战略举措,也是新形势下实现档案事业转型发展跨越发展的必由之路。但数字档案馆究竟如何建设、实现哪些功能、达到什么标准,目前仍处在理论和实践的探索之中,真正建设成功的为数不多。尤其是市县两级档案馆,由于对数字档案馆建设内涵缺乏准确的理解,各自为政、盲目建设的现象十分突出,选用系统不一、采用标准不一、建设内容不一、数据互不兼容,不仅无法完全实现数字档案馆的必要功能,导致投入浪费,而且为将来全国性、区域性数字档案馆网络建设留下数字共享困难。本文以湖北省十堰市数字档案馆建设为例,试图对市县级数字档案馆建设的相关问题提出可供借鉴参考的途径和思路。

１　必须充分认识数字档案馆建设的重要性,增强建设数字档案馆的紧迫感

当今,信息技术飞速发展,互联网无缝延伸,数字化、网络化、信息化深刻地影响了人们的工作、学习、生活和娱乐,我们已经不可逆转地进入了信息化和大数据时代。面对信息化和大数据时代的机遇与挑战,数字档案馆建设的必要性和紧迫性日益凸显。中办、国办«关于加强和改进新形势下档案工作的意见»也对加强数字档案馆建设提出了明确要求:“加快推进传统载体档案数字化......要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划......切实推进档案存储数字化和利用网络化”,足见数字档案馆建设之重要。

１.１　建设数字档案馆是实现我国信息化的重要基础

实现信息化,是覆盖我国现代化建设全局的一项战略举措,无论政府行政管理、社会公共服务还是企业生产经营都在大量运用数字化、网络化技术。而档案信息资源既是各项事业开展的基础,又是各项事业发展成果的体现,实现档案信息资源数字化是我国信息化发展战略的重要组成部分和现代基础建设的一项必不可少的内容。因此,作为档案信息资源的集散地,国家综合档案馆也必须顺势而为,加快信息化步伐,率先开展档案数字化建设,尽快建立现代化的数字档案馆。

１.２　建设数字档案馆是档案事业自身发展创新的现实选择

随着计算机技术和信息技术的提高、办公自动化水平的提高,电子文件、电子档案将会成为今后档案信息载体的主要形式。由于电子文件是只能依赖于计算机识别和阅读的数字化信息,档案部门如果缺乏相应的数字档案管理系统和基础设施,势必造成电子档案管理的混乱和利用效率的低下,使档案工作处于被动,滞后经济社会发展,也影响整个社会信息化进程。因此,档案部门只有努力提升档案数字化水平,为数字化信息接收、管理和利用做好准备,档案工作才能适应形势发展、满足社会需要。同时,在开展档案数字化建设过程中,计算机、多媒体、网络等大量现代技术的广泛应用,将引发传统的档案管理理念、方法和手段的深刻变革,会助推档案事业的转型发展和跨越式发展。

１.３　建设数字档案馆是增强档案服务功能的客观需要

随着社会档案意识的不断提高,社会各项工作和广大人民群众对档案信息的需求越来越系统、越来越全面、越来越个性化,越来越希望档案部门提供全天候、全文、异地远程的档案信息服务,传统的档案管理模式和提供利用手段很难满足上述需求。唯有通过档案数字化,尽快将馆藏档案资源转化为数字信息,建设档案数字信息共享共用平台,才能让利用者全面系统、方便快捷地找到所需要的档案信息,最大限度地发挥馆藏档案的价值作用。

２　必须得到地方党委政府的重视支持,为数字档案馆建设提供基本保障

数字档案馆建设是一项投资极大的工程,没有地方党委政府的重视支持和资金投入难以完成,也只有依靠地方党委政府的重视才能顺利推进。应积极争取将数字档案馆建设列入党委政府议事日程和办事日程,纳入地方国民经济和社会发展计划,纳入地方信息化建设规划,纳入地方财政预算,只有这样才能保障数字档案馆建设顺利推进。

十堰市数字档案馆建设从一开始就把妥善解决保障条件作为工作的重中之重,主动汇报,积极争取,加强宣传,多方协调,得到了市委、市政府认可和重视。２００９年,十堰市信息化建设工作领导小组将十堰市数字档案馆建设列入了«十堰市信息化建设规划»。２０１１年,市委、市政府将实施数字档案馆工程纳入«十堰市国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要»。２０１２年,市政府常务会议审议通过«十堰市档案事业发展“十二五”规划»,提出“基本建成数字化档案馆”。同时,市政府还将市档案局被列入市信息化领导小组成员单位,将市档案馆指定为政府信息公开查询场所,专门成立了十堰市数字档案馆建设领导小组,批准设立了电子文件管理中心、档案技术服务中心等数字档案馆建设业务工作机构。从２０１０年开始,市政府将数字档案馆建设所需经费列入了地方财政预算,先后投入资金８００多万元,用于数字档案馆基础设施建设、硬件软件配置和馆藏档案数字化转换,确保了数字档案馆建设的有序开展。

３　必须充分论证数字档案馆建设的可行性,做到与本地信息化发展水平相适应

数字档案馆的建设应根据需要和可能的原则进行,当地经济和社会发展的水平,尤其是信息化发展水平决定了数字档案馆建设是否需要、是否可行。由于政府上网、数字城市等工程逐步实施,办公自动化、电子商务等技术日益在各级政府、企业事业单位得到普遍应用,许多地方政府要求档案馆加快档案管理现代化的步伐,做好电子文件归档及其档案管理工作,这些地方的数字档案馆建设已经势在必行,是紧迫和必要的,如要不抓紧做好相关工作,有些数字档案将因为得不到有效管理而存在丢失的危险。而有些地方,特别是中西部地区,由于经济发展相对落后,除个别发达的中心城市,信息化发展的速度和建设的水平也相对落后,还远未达到需要建设数字档案馆的阶段,在此阶段如果不顾可能和需要盲目购置有关设备,就会造成极大的浪费。但是,这些地方的档案馆仍然可以着手开展一些数字档案馆的基础性工作,比如开展案卷级目录级档案数据库建设和档案全文数字化处理等等,为条件成熟后建设数字档案馆积累资源、奠定基础。十堰市数字档案馆建设正是在全面分析上述影响因素基础上决定实施的。十堰市正在建设鄂、豫、陕、渝毗邻地区中心城市,经济社会发展较快,信息化水平较高,十堰市档案馆作为国家一级档案馆,档案信息化工作起步也较早,而且市委市政府要求加快数字档案馆建设,无论从外部环境还是从内部需要都具备了建设数字档案馆条件和基础。

４　必须规划先行,准确定位,精心制定和设计数字档案馆建设方案和基础架构

数字档案馆建设实施开始前,必须首先解决好建什么、如何建的问题。也就是要按照国家档案局印发的«数字档案馆建设指南»的总体要求,紧密结合本地实际,制定具有可操作性的数字档案馆建设规划和建设方案,明晰建设的指导思想、建设目标、功能需求和实现功能的技术手段等等,确保数字档案馆建设有序推进。

十堰市数字档案馆建设高度重视建设方案的制定和基础构架的设计,按照“统筹规划、分步实施、突出重点、安全可控”的原则,先后研究制定了«十堰市档案信息化建设“十二五”规划» «十堰市数字档案馆建设方案»,规划方案反复论证,数易其稿,尽可能把方案做实、做细,力求做到科学规范、功能齐全、适用可行、安全可控。

在建设目标上坚持需求导向,满足数字档案的“收、存、管、用”。即,以内部局域网、党政专网、互联网为支撑,以存量档案数字化、增量档案电子化为基础,以各类档案数据库建设为核心,建立覆盖局(馆)各项业务、横向连接市直党政机关、纵向连接档案系统的集数据采集归档、存储管理、共享与信息发布、业务咨询与指导、智能馆库管理、系统管控于一体的综合管理集成平台,实现档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、服务利用在线化、业务管理自动化和信息安全可控化,实现数字档案资源的在线(离线)归档、移交和服务。

在建设方法步骤上坚持统筹安排,做到“三并重两一致两协调”,即平台建设与资源建设并重、信息化建设与安全管理并重、传统档案管理与电子档案管理并重、需求设计与目标预期一致、功能配置与软硬件配置一致、建设发展与人才培养协调、现实基础与未来发展协调。

在基础架构设计上坚持功能需要、适用可行,既要考虑现实管理利用需要,又要考虑未来发展要求。十堰市数字档案馆总体架构由“五大平台、三大基础支撑、两大保障体系”构成(见下图)。

“五大平台”包括:１、资源建设平台,对馆藏各种档案资料包括纸质档案、照片档案、多媒体档案以及资料信息进行目录数字化、全文数字化,对市直各单位增量电子文档在线采集归档和离线接收归档;２、存储平台,对接收采集的数字档案信息进行存储,形成核心数据库和若干应用数据库;３、应用平台,对数字档案信息提供查询利用和对外发布,包括服务大厅智能查询利用平台、档案网站远程查询平台、党政内网查询平台等;４、备份平台,对数字档案信息进行异质异地多重备份;５、后台管理平台,对档案数据和数字档案馆系统运行实施管理。

“三大基础支撑”包括:１、数字档案馆中心机房;２、档案馆建筑智能管理系统,包含网络传输设施、库房自动控制、办公自动化、档案实体物联智能管理等等;３、大成智慧集成系统,是基于云计算平台和大数据技术的数字档案馆未来发展方向———建设智慧档案馆,可以纳入建设方案,待数字档案馆建设水平达到一定高度、具备智能融合技术基本条件后再考虑实施。

“两大保障体系”包括:安全保障体系和标准规范体系。

５　必须突出重点,分步实施,分层推进,扎实做好基础工作

数字档案馆建设是一个涉及方方面面的系统工程,建设周期长、建设内容多,在总体规划和基础架构确定后,必须分轻重缓急,分步分层推进,突出抓好基础性工作,基础性工作基本完成后,通过技术手段的集成和融合,数字档案馆已就随之建成。十堰市数字档案馆建设过程中,也是把完善基础性工作摆在突出重要的位置。

突出抓硬件建设。将数字档案馆基础设施建设与新档案馆建设项目同步安排、同步实施。在新馆建设时,对原有档案信息系统进行了扩容升级和改造提高,布设了可扩展的内、外网络平台,配备了可支撑档案数字化需要的服务器、存储备份设备、终端设备和满足数据采集、转换、处理等功能需要的相关设备,构建了局(馆)内部局域网,开通了互联网,连接了党政专网,并建设了中心机房和电子屏蔽库。同时,实施档案馆建筑智能化管理工程,实现了档案馆库自动气体消防和水喷淋消防、电气火灾自动报警、库房温湿度自动调控、库房空气自动消毒、库房自动通风换气、库房门禁管理、安防视频监控、远红外自动防盗报警等等。

突出抓软件配置。按照数字档案馆功能需求,配置了档案综合管理系统、档案数字化加工处理系统、电子文档在线接收归档系统、音视频档案转换系统、服务大厅智能查询利用系统、档案网站和手机微信远程查询系统、政府公开信息网上查询系统、OA 办公系统、档案信息安全防护系统等等。

突出抓馆藏档案数字化。从２００８年起,有计划、有选择、有重点地开展档案信息资源数字化工作。目前,已完成馆藏档案１４７７１８卷、资料１６９０５册全部案卷级、文件级目录数据库建立,案卷级机读目录１５多万条、文件级机读目录１５０多万条。馆藏纸质档案数字化处理达到８０％以上,存储原文７００多万幅面,数据容量达２TB。馆藏音视频档案全部进行了“模转数”。在此基础上,建立了文书档案、专业档案、照片档案、音频视频档案、珍贵重要档案、开放档案、政府公开信息７个全文数据子库。

突出抓电子文件接收归档。自２００９年以来,将电子文件规范管理和接收归档工作纳入重要议事日程,列入年度业务工作目标,采取制定方案、明确任务、开展试点、跟踪指导、探索经验等方式,在全市范围内有效开展了电子文件规范管理和归档移交进馆工作,规范统一了各单位档案输入的格式、数据标准和类目设置。目前,市直有８３个单位向市档案馆离线归档移交电子文件。今年,基于党政专网环境设计了电子文件在线接收归档平台,实现了市直党政机关电子文件的在线接收、在线归档和在线利用。

突出抓数字档案信息共享共用。一是研发数字档案馆利用查询系统。利用身份证读取或指纹识别设备确认利用者身份和利用权限,可在利用服务大厅方便快捷地查询馆内档案目录和档案原文信息,自动办理档案证明、查询登记等项业务,在自助查询可浏览３２万份开放档案信息。利用电子触摸屏可在线阅览多媒体档案专题、档案信息网、十堰日报、十堰晚报、查档指南等信息,基本实现档案不出库房即可满足利用者的需求。二是开展网络信息互动服务。被评为我市十大政府便民服务网站的“十堰档案信息网”,设置有馆藏介绍、利用指南、档案展览、预约查档、在线咨询、开放档案浏览、政府公开信息查询及在线播放视频档案等功能,实现馆藏所有开放档案目录和部分原文在互联网发布利用。三是推出手机微信查档服务。正式开通了手机微信查询开放档案和现行文件的服务平台,社会公众利用手机登录“十堰档案馆”微信公众号,或扫描“十堰档案馆”微信查档二维码,即可在微信平台查询所需要的档案信息,目前有载入３０万份已公开的档案信息,实现了数字档案互动功能。四是建立了政府公开信息查询中心。开发政府公开信息专门查询检索系统,上载１８６０１份已公开政策性、法规性现行电子文件,通过网络平台,供社会公众查询参考。

突出抓数字档案信息安全。在安全管理制度上,建立了系统运行管理、档案数据管理、档案信息安全审查、网络安全监测等一系列档案信息安全管理制度。在系统安全防范上,实行局域网与互联网物理隔离,安装了入侵检测系统和网络实时监控管理软件,对终端、流量和网络链接情况进行实时检测,并实行网络管理员、安全管理员、安全审计员“三员”共管机制。在信息安全控制上,对所有上网和对社会公布档案信息实行严格审查、严格审批,确保档案数据上网安全和利用安全;加强数字化过程中的安全监控,与数字化加工人员签订安全保密协议并开展安全保密教育,确保数字化加工过程中档案信息的安全;严格实行数据容灾备份,全部档案数据实现异地异质多重备份,确保档案数据存储安全。

６　必须以“大档案”观和“大服务” 观谋划数字档案馆建设,构建全国性或者区域性数字档案馆网络

从理论上,数字档案馆分为狭义数字档案馆和广义数字档案馆,狭义数字档案馆以个体档案馆为概念主体和行为主体,是传统档案馆依赖数字化技术,把文字、声音和图像转化为数字形式,以数字方式进行档案信息的存储、传输和处理,实现馆藏信息资源和管理职能数字化的一种档案馆形态。而广义数字档案馆则是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体,是一种基于网络环境下的数字化信息共建共享的社会档案馆系统,是一个以有序的信息空间和开放的信息环境为特征的,面向对象的分布式网状结构模式,是一个国家档案信息网络。在大数据时代,数字档案馆建设应该突破地理限制,树立“大档案”和“大服务”意识,站在全域视野,按照广义数字档案馆的模式,构建全国性或者区域性数字档案馆网络,实现档案信息在更大的范围内共建共享。中办、国办«关于加强和改进新形势下档案工作的意见»对此也提出明确要求“国家档案行政管理部门要搭建全国开放档案平台,并与政府公开信息系统对接,实现资源共享,逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息上传到平台上,真正建立起方便人民群众的档案利用体系”。但目前,全国各地数字档案馆建设均以个体档案馆为建设对象,各自为政,自成体系,互不连通,仍然是一座座信息“孤岛”。如何把一座座“孤岛”有机地联系在一起,形成统一网络、统一平台,需要国家档案局从国家层面进行统一谋划。首要的是要建设全国性或者区域性档案信息传输专门网络。其次是要研制统一的软件系统,解决各地系统互不兼容、数据难以对接的问题,国家档案局虽然专门印发了«数字档案馆建设指南»,但并未从国家层面推出全国统一的软件系统。十堰市数字档案馆建设中,着眼于未来广义数字档案馆建设的需要,在系统设计时充分考虑了系统的开放性、兼容性和可扩展性,系统数据可以在不同系统之间进行无缝转换,同时预留了纵向连接上下级档案馆的开放接口,为建设全国性或者区域性数字档案馆奠定了技术基础。