一、谈档案网站建设的完善与提高
1.明确网页设计的任务,突出特色。网页的主题、性质不同,其设计的任务也不同,并由此决定网站的内容以及读者对象等。同时,档案网页应突出自己的行业特点,突显档案工作的学术性、历史性和服务性,以简单明确的语言和画面体现档案站点的主题。主页的设计要根据主题的内容决定其风格与形式,只有形式与内容的完美统一,才能达到理想的宣传效果。所以它的设计风格应该是庄重、高雅大方、贴近百姓、通俗易懂等这几方面的融合。
2.建立完善的目录检索系统。档案网站上应建立完善的目录检索系统,供利用者网上查询,最好是文件目录,案卷目录次之。在建立目录检索系统时,可进行单项或组合查询,检索方式可分为检索和在现有结果中检索两种检索方式。在检索中,当输入一个或若干个关键词,按照相应的检索条件,符合条件的目录就会显示出来。还可以根据档案利用率的实际需要,按不同的利用目的预先做成若干个专题库,以方便利用者查询和浏览。
3.做好宣传,建好链接。网站建好后,应加强对它的宣传,利用传统媒体欢迎所有人浏览;在互联网上的导航台提交本站点的地址和关键词,以便于搜索引擎识别检索;注册规范的域名,便于访问者记忆;如果有能力的话,网页还应该制作外文版本,如英文、日文等,以满足海外人士的需要。
4.网页设计的内容层级要适中、条理要清晰。条理清晰就是指分类适当,明确而有逻辑地说明馆藏情况。做得好的网站内容、条理清晰且层级适中,约在三、四层之内,过少的内容层级只能反映该栏目内容的不足。因此,对于一定量的内容来说,层级(点击次数)和各层级内容数量之间需要平衡,既要提供丰富的内容,又要尽可能减少点击次数,以方便查询和浏览。
二、档案网站建设的几点思路
1.以为社会公众提供服务为核心。档案网站建设要本着“以人为本”,围绕以为社会公众提供服务为轴心去设计。档案网站不仅仅是面向档案工作者的,而且应面向档案利用者,更要面向社会公众。档案信息资源是为社会公众提供服务的源泉,建立网站的最主要目的就是为社会公众提供跨越时间和空间的档案信息,要实现这一目标,加强档案数据库建设是基本的前提。
2.研究制定切实可行的管理制度。为保障档案网站开通后高质量的为社会公众提供信息服务,网站建设必须“制度先行”,需要在大量调研的基础上,制定切实可行的规范标准和管理制度,如:档案网站岗位规范、设备管理、网络管理、人员管理等制度,建立评估体系。只有这样才能保证信息上网及时,安全有效,保证档案网站建设沿着健康的道路发展。
3.建立强有力的组织机构。 档案网站建设必须要有专门的组织机构,实施强有力的组织领导,加强督促检查指导。对各个档案馆建立的档案网站进行评估打分,使档案馆在网站建设方面形成一个竞争的氛围,对先进经验予以表彰和推广,对低水平建设的档案网站提出整改期限,督促搞好档案网站建设不断完善、健康发展。
4.采用高效的安全措施。档案网站建成后,必将受到广泛关注,需要高度重视网站安全问题。为防范攻击,在网站建设过程中,应加强安全保障系统的建设,特别要建立灾难恢复的安全应急预案和数据安全保护策略，同时还要注意防止非法操作,越权访问等安全问题,加强各项安全管理制度的落实,加强技术规范和技术管理的贯彻实施,加强岗位责任制的落实,确保档案网站的安全。
三、企业档案信息化建设中问题的对策
企业档案网站的独特性，决定了其建设过程中必然遇到不同于政府档案网站的问题，其中，企业档案信息化的问题尤为突出，这里提出几点对策。
1. 我国企业信息化建设目前存在的问题
虽然我国的企业信息化建设已经有了一定的基础,取得了较大的成效,具备了加快推进的条件,但由于我国企业信息化建设起步较晚,从目前发展水平看,仍落后于发达国家10～20 年。在企业信息化建设过程中,也还存在不少问题。
1.1 传统的企业经营管理体制与企业信息化的要求不相适应
企业信息化建设就是利用现代信息技术。目前,我国大多数企业沿袭传统的经营管理体制,与企业信息化的要求不相适应,企业的信息管理机构不健全,领导者信息管理意识淡薄,信息管理不规范,报表的数据格式不符合标准,信息处理和传输手段落后,信息工作人员技术素质不符合要求,导致许多企业花大量资金购买了硬件,但最终未能获得理想效果。
1.2企业信息化建设资金投入不足
据原国家经贸委经济信息中心对300 家国家重点企业的问卷调查,有70 %的企业认为对信息化建设的投资不足。中小企业信息化建设资金投入不足的主要原因是,不愿意承担由信息化带来的沉没成本。通常它们想通过信息化降低成本,增强竞争能力,而不是降低利润来获得业务流程的优化。一部分民营企业则认为,企业是以盈利为目的的,每一项投入都要有高额的回报。
1.3 利用网络开展信息服务的层次低
虽然企业已经接通互联网,但多数仅在网上建立了 Email 地址,有的企业网站长时间不更新信息,成为有名无实的空站。既没有充分利用网络资源,更没有借助网络开展商务活动。
1.4信息化解决方案提供商方面存在的问题
IT 方案提供商能否提供良好的产品和服务,直接影响着中小企业信息化建设的成败。目前 IT 方案提供商方面存在的问题较多,表现在 ERP软件应用的失败案例纷纷曝光,直接影响了企业信息化建设的积极性。
1.5缺乏统一规划和标准,法律法规不完善
目前,我国企业信息化尚无统一规划和标准,如企业信息化缺乏行业标准,电子商务的有关政策法规尚待出台。对引进的信息技术和产品的中文说明缺乏强制性措施,影响到企业的应用与管理,对计算机和网络犯罪缺乏有效的法律和技术防范手段。
2.加强企业信息化建设的措施
2.1建立一支自己的高素质的信息技术队伍
企业信息化需要一支既懂技术,又懂管理,知识结构合理、技术过硬的复合型信息技术人才队伍。企业要通过加强人才培训、技术交流与合作等方式来造就一大批精通专业知识,具有创新精神和实践能力的高层次专门人才,来推动企业内部的信息化建设。
2.2建立健全法律法规体系
完备的法律法规是企业信息化和电子商务运行的保证。政府应制定包括电子合同的有效性、有效的电子文件的规范、电子签名的合法性和其他身份辨认程序、知识产权的保护、企业和个人隐私的保护等方面的法律法规,以保证电子交易双方能按照共同的规则进行交易。
2.3充分利用各种信息网络,建立网上协同作业体系
信息技术尤其是网络技术的迅速发展和普及,使企业生存环境和信息环境发生了根本性的变化,也迫使企业从偏重内部信息的开发利用转向重视内外部信息的双重开发利用,由于 Internet 的迅速普及,可使企业获取大量有用的外部信息,通过网上协同作业可以得到可观的经济效益。
2.4推进网络基础设施建设
网络基础设施建设是信息化建设的基础条件,它主要包括各种信息传输网络建设、信息传输设备研制、信息技术开发等设施建设。在充分利用现有资源的基础上,政府要加大资金投入,建设一个宽带、高速、大容量、高水平的国家信息主干网,逐步消除部门间、地区间的网络分割壁垒和资源垄断的体制性障碍。
2.5加强和完善安全认证体系
解决网上购物、交易和结算中的安全问题是企业信息化建设和开展电子商务的关键。要制定和完善安全认证体系,以确保网上交易合同的有效性,防止系统故障、计算机病毒和“黑客”攻击,防范内部商业犯罪,确保交易内容、交易双方账号及密码的安全。
我国企业,特别是中小企业,要在借鉴发达国家档案网站的建设，在当前信息化时代的环境下,我们要做好档案信息化建设工作,研究当前形势和信息技术的发展,通过各种档案信息服务手段,是企业档案网站应有的作用，借此充分利用社会力量,提升企业信息化水平。
