水利工程档案管理工作浅析

水利建设工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文字材料,是对工程检查、维护、管理、使用的依据和凭证。它能够全面反映工程建设、竣工验收情况的真实记录写照,也是全面鉴定工程质量、后期运行过程发生事故查明原因追究事故者责任的重要依据,对工程质量起着监督和验证作用。因此,认真做好水利工程档案管理工作非常重要。

１　水利工程档案在水利工作中起着重要的作用

工程档案管理工作具有很强的重要性:一是水利工程建设产生的档案材料种类多,形式多样,如文字、图纸、声像等,具有分散性,产生于多个部门、单位与个人;同时具有联系性,如设计变更、预算编制,往往都是为了完整地说明一个事件,是围绕着水利建设这一专业活动先后形成的不可分割的整体部分。二是水利工程档案产生于整个水利基本建设全过程,是从项目提出、可行性研究、设计、招投标文件、施工、质检、监理、试运行到竣工验收等过程中形成的,其档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据,必须将其纳入工程质量程序,并要与工程进度同步,确保资料完整性、准确性、系统性。三是水利工程作为工程建设活动的真实记录,产生的大量科技、施工、管理文件材料和图纸等各种类别、各种载体的档案材料,经过收集、整理、归档后将形成有价值的系统信息资源。它能为工程的运行、管理、维护及日后的改扩建提供依据,也为其他工程的建设提供重要的参考价值。

２　要求全面提高案卷质量,推进档案管理工作规范化、标准化、科学化

要建立档案管理网络,加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。因此,提高案卷质量的具体措施:一成立档案领导小组,统一协调档案管理工作,统一管理制度并成立档案室,设立专职档案员,积极落实“防盗、防火光、防尘、防虫害、防潮、防高温、防有害气体”的八防措施。在各业务部门指定专业技术人员担任兼职档案员,形成档案管理的网络化管理,由主管档案的领导全面负责档案室工作。二是设计使用档案信息管理软件,将输入的数字档案信息进行分类排列和编目,实现档案的数字化、信息化管理体系,信息组织与管理的有序化。三建立健全档案管理的各种规章制度,修订岗位责任制度,建章立制。档案管理人员始终坚决执行国家档案管理工作法律法规,建立健全工程管理制度,明确管理体制和工作程序,指定完善«档案管理办法»«工程竣工资料整理归档管理办法» «档案归档制度» «档案利用制度» «档案库房管理制度»«档案统计制度»«档案保密制度»«档案鉴定销毁制度» «档案管理人员岗位责任制»等有关制度,通过这些制度的建立确保档案资料在保管期间完整、齐全、系统、科学。这些制度的建立和不断完善,为今后档案管理工作奠定了坚实的基础,为工程建设发挥重要作用。四是建立科学的归档制度,归档时应对文件进行全面、认真的检查,在内容方面检查归档的文件是否齐全、完整,无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门,都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失,不丢失,做到职责分明,提高档案管理质量。

３　做好水利工程档案、增强档案管理工作服务的意识

水利工程档案是一项复杂、细致而琐碎的工作,要求档案管理人员爱岗敬业,增强服务意识,规范档案管理行为,使档案管理工作在水利工程建设中发挥更大的利用效率。一是重视档案人才的培养,促进档案管理工作再上新台阶,树立全员档案意识,抓好档案的收集、保管、利用三个关键环节。因为工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,因此大量的档案产生于他们手里,他们也是以后利用挡案的主体,所以要建立完整、准确、系统的档案,必须增强全体参战人员的档案意识,一起参与档案的收集。特别是项目建设初期,遵循项目建设和档案形成的规律,对项目档案的工作进行统筹规划,早抓收集、在安全保管的基础上,加大对档案的开发和利用力度,加强对水利工程建设单位档案工作的监督和指导,二是各级档案行政主管部门要加强对工程部门的监督,负责指导管理工作的人员应当定期深入施工现场,对施工单位、监理单位工作进行检查指导的同时,适时宣传档案的法律法规,突出强调档案专项验收的重要性和严肃性,指出专项验收结果直接影响到工程总竣工验收。按照水利部水办【２００５】４８０号文件«关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知»文件精神规定,要求监理单位切实履行自己的职责,加强对竣工资料的监督和审查,确保工程档案的完整和准确。三是从工程开始就确定进行文字材料的收集、整理,严格执行水利行业制定的“三参加”“四同步”的规定。“三参加”“四同步”管理是国家和水利部为加强科技档案工作早就明确规定的。“三参加”是指档案部门参加科研课题与设计项目(布置工作)的有关会议;参加项目的评审、鉴定、验收活动;参加设备开箱等工作。 “四同步”是指下达计划任务时,要同时提出文件材料的归档要求;检查项目进度时,要同时检查文件材料的形成情况;评审、鉴定成果和工程验收时,要同时验收项目档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和奖励科技成果及科技人员提职考核时,档案部门要同时出具专题归档情况证明材料。 “三参加” “四同步”的根本目的就是要加强档案的收集工作,把住各个关键环节,确保科技档案能够完整、准确、系统地收集到档案部门,以便日后为工程各项工作提供更好的服务。四对档案管理工作中存在的问题早发现及时向分管档案的领导汇报并能得到及时有效地解决。五是在人力、物力、和财力上对档案工作大力支持,采取请进来送出去的办法参加各种培训,聘请档案管理专家进行具体指导,使档案管理人员的业务水平不断提高,档案管理设施必须满足档案工作的需要。

４　科学规范、明确归档分类

根据水利工程的实际情况,应制定«归档管理办法»,建立工程档案管理大纲,对不同载体、不同形式的档案进行划分,把工程档案划分为一级类目和二级类目,其中一级类目保括:文书类(W)、工程类(G)、财会类(C)、运行管理类(Y)、声像类(S)。二级类目:文书类档案设党群和行政管理;工程类档案设前期工作、工程管理施工文件、监理文件、竣工验收文件;财会类档案分为会计凭证、会计账薄、会计报表等其它;运行类档案设用水申请协议、各种运行记录;声像类档案设照片、录音录像、实物、其他。档案类别的划分完全符合归档管理的需要。

５　档案的归档及保管期限

凡是反映工程建设各项工作业务管理活动中形成的文件、薄册、图表、奖牌证书、录音录像、照片等历史纪录,具有考察利用价值的均属归档范围。归档范围:一是文书档案包括上级机关来文、本单位发文及其他单位往来文件。二是工程档案包括建设项目立项开始直至竣工验收过程中形成的全部记录。三是财会档案包括凭证、帐薄、报表等会计核算方面的资料。四是声像档案包括单位各项业务管理活动中形成的照片、录音、录像、奖旗、奖杯、证书等实物性资料。这些资料的保管期限凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌的,对企业、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案可永久保管。一般工作活动、在较长时期内对企业工作有考察利用价值的档案或在较短时间内有参考利用价值的档案列为保管。归档要求是归档的文件材料必须齐全完整、规范、图像清晰、便于长期保管,同时整理好的资料各部门应及时向档案室移交。

６　档案的管理体系

按照«中华人民共和国档案法»规定,对档案工作实行统一管理,统一领导的原则,对各部门、各属单位的档案工作进行监督、指导和检查。

７　开展档案达标创标工作

工程档案资料需要集中精力认真做好资料的归档整理工作,依照相关文件精神,各业务部门积极配合,严格按照档案工作达标要求,认真做好档案收集归档整理上架、编目利用等管理工作,科学规范的确立归档,统一保管,创建达标活动,为领导决策和各业务部门服务更上一个台阶。