科技发展下的档案工作探讨

科技的发展日新月异,科技的发展带动了经济发展、军事发展、文化发展,从而带动了政治发展和社会发展。科技的发展带动一切,生活在现代当中的国家和人民,越来越离不开科技的发展。科技和文化是相辅相成、相互促进的,科技的发展促进文化的发展,同时也得益于文化的发展。档案文化是人类文化的一部分,是人类社会文明和智慧的重要承载体。档案作为国家、社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的各种形式的历史记录,具有原始性、系统性、全面性和权威性的特质,是其他史料所代替不了的。档案的留史咨政的作用是独一无二的,中华文明的传播生生不息,档案工作发挥了不可替代的重要作用。如果没有历代档案千百年的绵延传承,如果没有档案工作者辛勤研究,就没有«史记»«资治通鉴»等史学巨著的流传于世。因此,档案文化是人类文化资源的重要组成部分。档案既是文化传播的重要媒介,又是文化本身的物质积淀。一个国家和民族的档案文化整体水平往往是其社会文明程度的主要标志之一。

党的十七届六中全会提出“要发挥文化和科技相互促进的作用”,“要建设社会主义文化强国”。国家档案局局长杨冬权说,档案是文化的重要“母资源”,要建设文化强国,必须相应地建设档案强国,才能与之相匹配,才能与党和人民的需要相适应。档案文化的发展要与科技发展相适应,要紧跟科技发展的步伐,从而促进科技的进步,否则,档案文化故步不前就会制约科技的发展。国家要强大,就要建设科技强国,就要建设档案强国,要建设档案强国,档案工作就必须要有科技性。换句话说,档案事业是科学发展的镜鉴,建设档案强国就必须进行档案的科技性建设。

任何一项工作、任何一项事业,要想发扬光大,要想真正做强,管理上必须要到位,从上到下,顺理成章。在民众对档案工作的认识和关注还没有形成自觉的情况下,档案工作的管理尤其重要。在科技发展迅猛的今天,档案工作的管理更是必不可少,当然,这里的管理不是随便管理,而是指规范化的管理。作者在«如何有效地推进档案工作规范化管理»一文中,阐述了实现档案工作规范化管理的必备条件:领导,制度,人员。文中认为,要有效地推进档案工作的规范化管理,需要从领导、制度、人员三方面下功夫。而作者在«建设档案强国在新时期迫切需要解决的几个问题»一文中阐述了新时期建设档案强国迫切需要解决的几个问题是:档案的齐全性、高科技性和开放性。下面,作者就从管理层和基层两方面来探讨在科技发展的冲击下,档案工作如何才能与科技发展相适应。

１　管理层,包括领导和制度

１.１　档案的领导方面

档案工作要与当前的科技发展相适应,管理工作必须规范化,首要的也是最关键的是上层建筑———领导要有重视档案的意识。所谓的上层建筑———领导,包括国家领导、省市领导、单位领导、档案馆(室)领导等从上到下的所有领导。从领导方面来说,是指领导要参与档案工作,对档案工作进行战略部署,保证档案工作的贯彻执行。只有领导参与了,领导对档案工作重视了,档案管理的制度才能建立健全并贯彻执行,档案工作的开展才会比较顺利。

党和国家领导人对档案是非常重视的。从１９５２年人民大学档案学院诞生之日起,到现在档案系、档案学院的遍地开花;从１９８７年«中华人民共和国档案法»到１９９０年的«档案法实施办法»,从国家档案局第９号令直到近日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的«关于加强和改进新形势下档案工作的意见»,充分体现了党和国家对档案工作的高度重视和大力支持。对于各单位及档案馆室的领导,对档案工作的管理要做到以下几个方面。

１. 单位领导或者主管和分管档案工作的领导参与上级部门组织召开的档案方面的宣传会、培训会、现场会、经验交流会,从而更加了解档案工作,档案意识就会进一步提高,档案工作才会逐步进入良性发展轨道,在新形势下,才会充分体会到档案科技性的必要性,才会用科技手段来武装档案。

２. 督促和领导相关部门制定档案工作的制度和规范,明确目标;带领档案事业向深层次发展,如设立和开展相应的课题及经费支持,培养档案工作人员的专业和外语能力,从而向档案专家方面发展;督促和领导档案事业的科技性,从而实现档案的科技性防护、管理、和利用;督促相关业务人员对档案工作人员进行文件的解读和培训。

３. 督促和领导相关部门制定严格的档案工作奖惩制度,并在年度内体现。督促和领导相关部门把档案工作纳入目标管理考核和部门、个人年终岗位责任制考核。

４. 督促和领导本单位收文、行文机构向档案室归档,赋予档案工作人员指导行文和归档的权力,保证档案工作的顺利进行。

１.２　档案制度方面

档案工作的管理,尤其是档案科技性工作的管理,必须要建立健全档案工作体制和制度,这是最重要的。在领导的带领下,相关部门要建立健全档案工作各方面的体制和制度,使档案工作有法可依,形成依法治档的氛围,在档案的收集、归档、保管、利用、人员岗位职责、经费保障、档案数字化电子化防护和管理等方面都有章可循。具体地说,有以下几个方面。

１.２.１建立健全纳入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度、部门和个人考核制度及奖惩制度

１.２.２建立健全档案管理方面的制度,使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行　比如:制定案卷质量标准,使分类组卷达到最佳水平;制定接收档案标准,以确保进馆(室)质量;制定整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准;制定档案电子化管理制度,使档案数据入库,实现档案管理的科学化、现代化。

１.２.３档案管理工作导入质量管理标准　档案是由文件材料转化而来的,档案管理工作通过导入质量管理标准,抓好文件材料形成过程各个环节的标准控制,对档案工作的标准化管理具有重要意义。

２　档案基层方面

领导者所在的管理层,只是从大的方向上、决策上来策划档案事业的发展,从制度上来约束和促进档案事业的发展,从课题和经费等方面来支持和保障档案事业的发展。而具体的档案工作,都是在档案馆(室)里完成的,换句话说,都是在基层完成的,所以必须从档案的日常管理工作入手,实现档案工作的科技性,实现档案与科技的对接。下面从档案的硬件和软件两方面来阐述科技发展下的档案工作。

２.１　档案的硬件方面,包括:库房和设施

要在档案办公、库房面积上有一定的规划。库房的建设要达到防火、防盗、防光、防尘、防虫、防潮、防干燥、防水等档案保管的要求;库房设施要齐全:密集架、除湿机、加湿器、中央空调等;确保档案安全,防止档案破损老化,延长档案寿命,破损的档案及时得到修复、抢救。

档案库要向智能馆库发展,档案室要向数字化档案室发展,所以在计算机、网络、数字化加工方面的配套设施(扫描仪、照相机)要齐全,要尽快收集电子文件,加快传统载体档案数字化,把现有的纸质档案通过扫描或者照相等方式电子化,并封存原件,以数字化档案代替原件提供利用,以保护档案原件;电子文件及时进行异质、异地备份及缩微法等的设施工具要齐全,确保其长久安全、可读、存储空间小、利用查询方便。档案的防护和安全保密方面也要使用科技发展产品:如指纹识别、远红外监控、电子高效除湿机等。

２.２　档案的软件方面,包括传统档案的齐全完整,实现档案的科技性和开放性

２.２.１档案要齐全完整　档案要想充分发挥留史资政的作用,必须齐全完整,只有齐全完整了,才能起到很好的支撑作用,档案的利用才有意义。否则,想要什么样的档案没有什么样的档案,找参考根本找不到,档案的肩膀作用就不能充分体现。档案的齐全完整,主要是从档案的收集方面来说的。那么怎样才能收集齐全完整呢? 我们知道,在各行各业的工作过程中,文件材料会源源不断地产生,只是这些文件材料是否最终会成为档案,那是由文件材料的产生部门和档案部门双方决定的。离开移交和接收的双方,就不会产生档案。要达到档案的齐全完整,需要从以下两方面努力。

档案室(馆)要多且全。“三百六十行,行行出状元”,那么要是三百六十行,行行都出档案室(馆)的话,档案的收集面就真可谓是全面了,当然,要是能再发动民间收集档案的话会更全的。

文件材料的形成人员要有较强的归档意识,积极主动地进行归档。文件形成部门要积极主动地跟档案部门进行沟通、交流,达到立卷清晰完整。要是立档单位的每位职工都有把自己的工作形成记录而归档的话,那么就说明归档意识已经深入民心,全民参与档案的风气就形成了。只有全民参与档案建设,才能保证档案的齐全完整,才能为强国之路添砖加瓦,才能奠定强国的坚实基础。

２.２.２实现档案的科技性　随着时代的发展、科技的进步,档案也从简单的纸质文件向电子文件过渡。当前的时代是个纸质文件与电子文件共存的时代,档案要与科技发展相适应,需要尽快数字化、电子化。这不仅仅局限于以计算机技术为核心的信息技术,还包括编辑出版发行等知识传播技术。所以档案的发展要与科技发展相适应,就要实现档案资源的科技性、档案传播的科技性和档案利用的科技性。

档案资源的科技性建设,除了档案资源“三库”———目录库、全文库、专题库的建设,还要以科技手段加大档案资源开发力度,收集整合相关社会信息资源、知识资源和思想资源。纸质档案由于纸张的变黄、发脆、霉烂,字迹的退变色等自然损坏,以及保管环境的影响,都无时无刻不在危害着档案的寿命。所以,开展好技术保障尤为重要,信息技术的发展所产生的电子档案,具有纸质档案难以比拟的优越性,是现代信息社会的优质战略资源。所以档案资源的科技性建设,除了接收电子档案以外,要尽快实现传统档案的数字化,档案工作人员可以通过扫描、照相或者外包的方式来进行数字化加工处理与整合,真正形成可利用有价值的电子信息资源。档案资源的科技性建设,是每个档案馆、档案室都需要做的基础性工作。

档案资源实现了科技性,必须充分利用现代新技术手段进行传播(宣传)。这是因为在世界新科技推动下,科技发展从来没有像今天这样深刻地影响着社会生活的方方面面,从来没有像今天这样深刻地影响着人们的思想观念和生活方式。档案文化传播只有充分利用信息技术、网络技术、云计算等技术和与电视、广播各种宣传媒体的有机结合,大力传播档案文化成果,才能使档案文化在国家文化建设中发挥出应有价值。各级档案部门要加强档案信息网站建设,以专网或互联网宣传档案文化,丰富档案网上传播内容,以满足民众多样化、个性化的文化需求。要充分发掘档案信息资源,编研出版具有较高文化价值的档案文化精品力作,举办各种专题性展览,以推进档案文化繁荣发展。增强档案文化传播能力,必须在传统方法的基础上,大力创新现代传播模式,科技手段方能发挥出档案文化传播的独特作用。

档案的科技资源充足了,科技传播(宣传)手段具备了,档案资源就可以实现以科技手段利用了。档案工作者要树立“人本主义”思想,强化用户需求导向意识,弘扬和落实“以人为本”的现代管理理念,建设好覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的方便人民群众的档案利用体系。要以信息技术拓宽档案利用服务方式,使档案利用网络化、共享化。传统的利用方法相对费时费力,而在网络时代,利用者通过“关键字”就能很便捷地找到所需的利用信息。“档案利用要授人以渔”,就是要给利用者更有效的利用工具,尤其是在档案数字化全面开展以及电子文件的大量产生的今天,档案工作必须运用现代前沿技术大力推动档案信息化的发展,档案部门远程服务,就是档案信息化发展的又一新亮点。杨冬权局长要求: “各地档案部门要以服务民生为重点,加快探索和推进区域内档案信息远程共享工程,首先在国家档案馆之间实现民生档案信息数据库共建共享,利用者所需档案信息只要保存其中某个档案馆内,即可在首访的档案馆查阅并可异地开具档案证明,无须往返奔波。”作为档案部门,要搭建好档案远程服务的计算机网络平台,以数字档案目录和全文数据为资源,通过馆际间分层次共享,以满足利用者对档案信息异地查阅及索取档案证明的需求。

２.３　实现档案的开放性

俗话说“知己知彼,百战不殆”,档案工作要上一个新台阶,要与国际接轨,就必须走出国门、迈向世界。在科技发展的今天,档案的开放更是迫在眉睫。任何一个学科,要想走得更快更好,与兄弟单位互通有无可以达到事半功倍的效果。而档案工作,离不开档案工作者,现代化科学技术手段和先进的科学管理方法,都要由人去掌握和运用,人是最积极最活跃的因素。但现实情况是档案专家匮乏,精通外语的档案专家更稀缺,所以在新形势下,培养精通外语的档案专业人才也是迫切需要解决的问题。因此,要做成开放性档案,除了档案要逐步鉴定开放以外,必须加强档案工作人员的管理,加大档案人才队伍建设。

档案要开放,首先要加快档案的开放鉴定步伐。档案鉴定小组要定期对档案进行鉴定,使可以开放的档案都向公众开放,提供利用。同时加快电子网络建设,把已开放档案数字化,开展网上利用,方便利用者就近利用档案,实现档案资源广泛共享,增强档案公共服务能力。档案要开放,还要加强档案工作人员的管理、加大档案人才队伍建设。要用各种形式对档案人员进行专业培训和继续教育,包括举办培训班或出国深造等,办好档案专业教育,为档案工作培养能胜任实际工作的高素质的专业人才。 (１)档案工作人员要“稳”。

档案工作人员必须具有较高的政治素质,要有埋头苦干、无私奉献的高尚的道德情操,这是由档案工作的性质和特点决定的。档案是人们社会活动的原始记录,无论什么情况,档案工作人员都必须忠于职守,维护党和国家历史的真实面貌,必须忠诚可靠、意志坚定、严守党和国家秘密。 (２)档案工作人员要“变”。档案工作人员要积极参加教育培训,提高业务水平。在新形势下,档案管理人员要有紧迫感和危机感,要不甘落伍于时代的要求,主动地参加继续教育,更新知识,提高业务能力和水平。档案管理人员只有掌握广博的专业知识,开拓视野,提高综合素质,才能高标准、高质量地做好档案管理工作。(３)档案工作人员要“通”。各档案部门要选具有多方面专业背景的复合型人才。同一个单位的档案工作者,要形成立体知识结构,改变同等知识水平构成的平面结构。一个档案馆(室)工作人员要具有高级、中级和初级等不同层次知识的人才。第一层是精通专业技术、熟悉方针政策的研究人才;第二层是需要足够的通晓管理技术的管理人才;第三层是需要大量懂得专业技术、能够进行熟练操作的技术人员,从而形成立体知识结构,出现最佳的知识组合。对于立档单位比较大的(如档案馆)来说,档案工作人员比较多,这种层次分类就比较容易;对立档单位较小的(如档案室)来说,档案工作人员比较少,有可能就会集研究、管理、技术于一人,对档案工作人员的要求就会更高。(４)档案工作人员要“控”。

档案工作人员要履行«档案法»赋予的权力,理直气壮地对档案的前期控制工作进行监督、指导、检查。档案工作人员要经常参与单位的行政、经营管理活动,参与工程竣工、设备开箱验收、产品创优活动,参与科研课题及成果评奖等活动,有针对性地加强单位内部科室文件材料的收集积累工作,从而保证归档文件材料齐全完整有效,对达不到规范标准的文件材料不予接收立卷归档;要加强档案工作的宣传,提高大家的归档意识,形成自觉归档的良好氛围。

档案要开放,必须要重视档案科研。加强档案科研机构建设,加大对科研课题的指导、选择力度,加大投入,集中科研人员,组织对一些关键性、实用性技术进行科研攻关,争取出一些在国内科技界和国际档案界有影响、真正破解档案工作中普遍性难题、对档案工作水平有实质性提升的重大科研成果。加大科研成果的转化,使档案科技成果变成生产力。重点培养和支持有潜力的档案专家。

档案要开放,必须搞好档案专业技术职务评聘工作。档案专业技术职务评聘工作,要严格把关,注重水平和实绩,精心评选,杜绝弄虚作假和滥评滥聘,使职称评聘真正成为引导人们潜心科研、努力工作的手段。这对档案工作人员来说,是一种促进和激励作用。

档案要开放,需要加大档案国际交流与合作。要继续坚持并进一步扩大选送懂外语的专业人员到国外培训;更多地与国外档案部门开展各方面的交流活动,按规定组织档案工作者到国外考察、学习和交流,邀请更多的外国专家到我国来讲学、培训和交流,更积极地参加国际档案界的各种活动,承担并高质量地完成他们的项目;更多地邀请国际档案组织的官员和专家来华开会、访问和指导,从而扩大我国在国际档案界的影响力和话语权,提高我国在国际档案界的地位,充分发挥我国在国际档案界的作用。

“落后就要挨打”,大到一个国家,小到一个单位、一个人,任何薄弱环节都会成为自己的致命约束,所以国家要强大,就要多条腿走路、多管齐下、百家争鸣。任何国家要想以绝对的优势屹立于世界强国之林,必须要执行科技兴国、科技强国的战略,把科技作为一种手段来推动经济发展、军事发展、政治发展和文化发展。要实现文化大发展大繁荣,必须要加强科技在档案文化建设中的支撑引领作用,这是当前档案要与科技发展相适应的重要任务。

在科技发展下的今天,档案要发挥与科技相辅相成的作用,必须要引起管理层的重视,在领导参与和支持的前提下,建立健全规范的档案管理制度,在基层的档案馆(室)中,保证档案的配套设施先进,保证档案齐全完整,实现档案资料的数字化、电子化;实现档案传播的信息化、媒体化;实现档案利用的网络化、共享化,逐步鉴定开放档案,加强档案人才队伍的管理和建设。在档案工作基本保障的基础上,实现档案的科研成果高、档案科技成果的国际影响力强,有一批能与国际接轨的国际化档案专家。只有冲出国门,走向世界,才能真正实现国际化的档案科技对接。