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本单位的发文可不可以按文号组卷?

放大字体  缩小字体 发布日期:2019-01-24 10:00:11    来源:网络    浏览次数:759    评论:0
导读

答:不可以。因为按文号组卷不符合文书立卷原则。文书立卷的基本原则是,遵循文件材料的形成规律与特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。 第一、按文号组卷人为地破坏了文件之间的有机联系。文件材料可以按照其内容、责任者、时间、地区、名称、通讯者等特征组卷,但不论采用哪种方法,都必须遵循文件材料的形成规律与特点,保持文件之间的有机联系,经过整理后的文件材料,要真实、系统地反映每一项工作

    答:不可以。因为按文号组卷不符合文书立卷原则。文书立卷的基本原则是,遵循文件材料的形成规律与特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
    第一、按文号组卷人为地破坏了文件之间的有机联系。文件材料可以按照其内容、责任者、时间、地区、名称、通讯者等特征组卷,但不论采用哪种方法,都必须遵循文件材料的形成规律与特点,保持文件之间的有机联系,经过整理后的文件材料,要真实、系统地反映每一项工作的来龙去脉。譬如,召开一个会议,首先需要请示分管领导,形成请示报告卡、会议预算,领导同意后,要以正式文件的形式发出会议通知或传真电报,召开会议时,可能形成秩序册、领导讲话、会议报告、典型材料、会议总结等材料。由于一般会议从发出通知到召开可能相隔一段时间,如果按文号组卷,就会将会议通知与本单位的发文组为一卷,其它会议材料另组一卷,这样,一个会议材料的系统性、成套性被割裂了,文件之间的有机联系也被人为地破坏掉了。
    第二、按文号组卷易将不同价值的文件混为一卷,给将来的鉴定和进馆工作带来不便。按文号组卷就是将文件按发文的先后顺序排列成卷,而单位的每一个发文,价值有大小之分,保存期限有长短之别,如:某单位2000年1--50号文件,有的可能是永久保存,有的可能是长期保存,也有的可能是短期,如果组为一卷,短期档案到期鉴定销毁时,就不得不拆卷。同样,将具有长久保存价值的档案移交进馆时,也得拆卷,重新整理编号,浪费了人力和物力。所以,按文号组卷给后续的管理工作造成不便。
    第三、按文号组卷也不便于利用工作的开展。利用者在查阅某一文件时,提供的检索信息大多是主题内容,而非文号。按文号组的卷,内容庞杂,其案卷标题很难以简明的语言,准确揭示出卷内文件的主题内容,在手工检索条件下,管理人员很难迅速、准确地调出案卷,满足利用者的需要。
第四、近几年,尽管国家档案局在档案管理方面提倡“简化整理、深化检索”的指导方针,并于2000年12月颁布了《归档文件整理规则》,文件材料实行按件管理。但其整理原则依然不变,文件的排列依然强调了“事由原则”,要求将同一事由形成的文件排列在一起,使文件间的有机联系得以充分体现。而不是单纯按文件的形成时间(或文号)排列。总之,整理文件材料时,无论采用什么方法,都不能违背最基本的整理原则。
 
关键词: 文号 发文 可不可以
(文/小编)
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