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在办公自动化条件下,许多文件的定稿都是计算机打印稿,与正式文件的内容相同,这样的定稿该如何归档?

放大字体  缩小字体 发布日期:2019-01-24 10:00:22    来源:网络    浏览次数:225    评论:0
导读

答:计算机打印的定稿一般不归档。 《机关档案工作业务建设规范》要求“在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿分别立在一起,不得分开”,这里的定稿指的是,经过修改审阅后由负责人签发或会议讨论通过的最后稿本。在传统管理阶段,文件定稿大多是拟稿人手工起草的底稿,经过领导人的修改、审阅、签发逐步形成的。领导人的修改意见在文件上一目了然。所以,定稿被称为公文的标准稿,是缮印复制正式文件的依

    答:计算机打印的定稿一般不归档。
    《机关档案工作业务建设规范》要求“在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿分别立在一起,不得分开”,这里的定稿指的是,经过修改审阅后由负责人签发或会议讨论通过的最后稿本。在传统管理阶段,文件定稿大多是拟稿人手工起草的底稿,经过领导人的修改、审阅、签发逐步形成的。领导人的修改意见在文件上一目了然。所以,定稿被称为公文的标准稿,是缮印复制正式文件的依据。整理文件材料时,一般要将文件的定稿及其印件一起归档。
    在办公自动化的初级阶段,公文由计算机书写并打印,但审核、签发等传递过程依然靠人工完成。一般发文的程序是,公务人员运用计算机起草文件,领导人审阅后,如有修改意见,直接通过微机进行处理,形成定稿,然后是领导人签发、缮印、封发。这就形成了正式文件与计算机打印的定稿内容完全相同的现象。如果将其归档,必然出现大量的重复件,无更多的查考价值,且浪费存储空间。所以,文件整理归档时,只保存一份正件和显示负责人履行签发手续的发文卡,就足以说明问题了。 
 
(文/小编)
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