１、 判断材料与本部门的关系。如果是本部门科技活动的直接记录，则为本部门科技文件，否则为科技资料。
２、 判断材料在本部门发挥的作用。本部门的科技文件在本部门中能够发挥历史查考作用和现实依据作用。科技资料一般是外来的，是为科技工作参考而收集、交流和购买的，只能发挥现实的参考作用。
１、 科技文件与科技资料在管理方式上可相互借鉴，也可实行一体化管理。
２、 科技文件与科技资料在一定条件下可相互转化。在科技活动或参考科技资料的过程中，如科技资料中部分或全部信息内容都符合该项科技活动所需，即可转化为本单位的现行科技文件或科技档案。
