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第十讲:电子档案的利用与管理

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-11-29 15:01:49    浏览次数:47    评论:0
导读

电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同的是更快捷、更方便。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上,且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能够实现。1、电子档案提供利用的方法。对档案部门来说,电子档案提供利用,一般有三种方法:即提供拷贝;通信传输;直接利用。(1)提供拷贝,档案部门向利用者提供载体

    电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同的是更快捷、更方便。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上,且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能够实现。
   1、电子档案提供利用的方法。对档案部门来说,电子档案提供利用,一般有三种方法:即提供拷贝;通信传输;直接利用。
   (1)提供拷贝,档案部门向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时,也可以向这些用户提供打印件或缩微品。
   (2)通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料,可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
   (3)直接利用。是利用档案部门或另一检索机构的电脑,在档案部门的网络上直接查询的一种方法。其特点是:可为利用者提供技术支援;同通信传输相比减少了大量的管理工作;可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。这种方法的可能性,取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少,这是可以解决的问题。
   2、电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化,导致利用工作的复杂性。因此,加强电子档案的利用管理,就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富,从信息安全的角度出发,主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。
   (1)使用权限的审核。电子档案利用所涉及到的人员有:档案载体的保管人员;数据系统的管理人员;利用者及维护操作人员等。由于他们各自工作性质和责任的不同,因而对其进行使用权限审核是十分必要的。审核应由利用的决策者执行。首先,要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定,并依此向利用系统注册登录。在利用中,由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围,并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能,应能拒绝响应并给予告警提示。其次,在电子档案存储载体的使用上,要根据电子档案内容的密级和开放程度,来确定其使用控制程度,在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。
   (2)拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式,但必然带来利用时间与利用地点的分散,如果管理不好,将会造成档案信息无原则的散失。因而,必须采取有效的措施和方法,对其进行严格管理。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝,并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除经过编辑公开发行的电子出版物外,对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续,提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认,并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝,应作信息内容的消除处理。
   (3)利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的,而且同纸质档案相比,更加难以控制。因此,在电子档案的利用中,应特别注意以下几点:
   一是采用的利用方式,应视利用者的情况而定,不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;
   二是依据电子档案内容的密级层次,进行有效的管理。一般情况下,对于内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供利用,对于提供拷贝的制作,必须在有效监控下进行;
   三是采用通信传输或直接利用等利用方式时,对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换;
   四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动进行相关记录,作为对利用工作查证的依据。
   五是利用的系统应有较强容错能力,避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
   对电子档案的利用与利用管理,是我们遇到的新课题,做好这方面的工作,就能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务,满足用户的需求。

 
(文/小编)
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