档案的定义及其分析
认识是实践的理性前提与基础。只有认识上清楚了，实际层的管理工作才能真正做好。档案工作也不例外。管理档案应从对档案的理性认识开始。对档案这一普遍存在的社会事物的认识方法与角度是多种多样的。从形式逻辑角度定义档案这一概念的内涵与外延，即给档案下定义，则是一种最基本的方法。几乎所有学科也大都是用这种基本方法来认识其核心概念及其事物的。但由于形式逻辑方法本身的局限性和事物及其概念具有多维性，人们对某一目标事物的概念进行定义的认识思路、角度又具有多样性，所以具体的定义不仅多种多样、难以达成一致，还往往呈现出一种难有定论的学术纷争状态。而所定义的事物本身越复杂，这种学术纷争的混乱、复杂程度就越严重。档案的定义情况也是如此。但即便如此，却并不意味着人们的认识毫无共同之处。现实中的一个颇有启示性且具讽刺意味的事实是：尽管人们在定义上纷争不已，但谁心里都清楚所定义的事物是什么。谁也没有把图书当成档案来管；也没人把行政规章当做法律去执行。因为人的思维深处具备直接把握事物本质并达成一致的本能与默契。
一、对已有档案定义的剖析
目前国内外已有的档案定义有几百种，定义角度及具体表述虽然各不相同，但也并非没有共同性和规律性。这些定义大致可归纳为两大类：一类是直观描述型的定义；一类是抽象揭示型的定义。这两大类档案定义在认识功能上各有其优势与劣势。
（一）直观描述型档案定义的优势与劣势
直观描述型定义是从档案的形成转化过程、档案的实体存在形态等较具体、较直观的角度来描述档案这一概念的内涵和外延。其中最典型的是用“文书”、“文件”、“文书材料”等作为属概念，认为“档案是某种文书、文件或文书材料”。这类定义的优势是直观，易理解，能使人在现实中识别什么东西是档案。尤其它告诉了人们一个重要的事实：即档案大部分是由文书、文件转化而来的，档案的实存形态主要是过去的文书、文件；其劣势是没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。因为人们之所以保存档案并不是因为它是什么形态，而是因为它在社会中有独一无二且不可替代的作用与价值。另外这种定义用“文书”等概念来定义档案，犯了一个明显的逻辑错误：即档案与文书之间并不是一种空间性的属种关系，而是一种时间性的继承转化关系。如果说档案是一种文书，那么在所有文书中就应该有一种文书叫档案。但事实并非如此，而是所有的文书都可以转化为档案。而凡是具有直接的继承转化关系的事物之间就不可能有逻辑上的属种关系。虽然档案大部分确实是由文书转化而来的，也可以说档案是过去的文书，或档案过去是文书，档案的前身是文书等等，但却不能说档案是一种文书。当然这种类型的档案定义大都出现时间较早，是人们对档案定义认识初始阶段的产物。
（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势
抽象揭示型定义的认识角度与直观描述型定义明显不同，而且是在直观描述型定义的基础上于较晚时出现的。它主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值等相对性角度来定义档案这一概念的内涵与外延，且大都试图揭示档案这一事物的本质特性。其所用的属概念不再是“文书”、“文件”等具体概念，而是“信息”、“ 历史记录”、“ 原始记录”、“ 记忆工具”、“ 文献”等抽象度较高的概念。目前档案界及社会上所使用的档案定义大多已是这类定义。虽然目前在以这类定义为主导的档案定义中依然存在一定程度的学术纷争，但其优势是显而易见的：即理论抽象度较高，有利于人们对档案本质的深入认识与揭示。因为好的定义应该是能揭示事物本质的定义。事物也正是以其独一无二的本质特性而与其他事物尤其是相邻事物相区别的；这类定义的劣势也正是因其抽象度较高，所以理解难度大、确指性差，易产生无谓的学术纷争。目前档案学界关于档案定义的纷争也大都集中于这类定义中。
二、档案的本质特性及其定义表述
学术界的一个具有共同性的有趣现象是：尽管人们对定义纷争不已，但对概念所指称的事物的本质特性的认识却是基本一致的，至少没有那么多的学术纷争。档案学界也是如此。尽管人们对档案的定义仍在争论，但对档案这一事物的本质特性的认识却是基本一致的：即档案本质上是社会生活的原始记录，换句话说，原始记录性是档案的本质特性。对这一共识，尽管学界也有不同观点，但这些不同观点至少从目前看，尚不能动摇这一共识的正确性。从认识论角度看，只要认清了事物的本质特性，为指称该事物的概念下定义，就只是一个技术性问题了。因为能否准确清晰地揭示本质，是评价定义优劣高下的根本标准。
中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义的表述是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
为了更加确切地揭示档案的内涵，对上述定义还可以进一步表述为：
“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”
三、对档案概念（定义）的理解
上述定义的档案概念具有几个互相联系的基本含义，是理解档案概念的要点。
（一）社会性
或曰社会实践性，即档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。而非自然界的产物。因为自然界也存在着大量的对自然现象及其演变过程具有原始记录作用的东西。如动物的化石，树的年轮，岩石、山川、河流（河床）、森林、沙漠等等。这些东西对于人们进行自然科学研究不仅具有原始记录价值，而且是重要的凭据与基础。人们借助相应的理论和技术仪器等手段可对其进行研究，发现自然界演化的历史进程和规律，为保护、利用、开发自然资源奠定基础。但档案不是自然界形成的原始记录，而是人类在社会实践中形成的原始记录，其内容虽然会大量涉及自然界，但它毕竟是人类研究、开发、利用自然的社会实践活动的产物，与自然界自然形成的原始记录物不可混为一谈。
（二）历史性
或曰后时性，即从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。也正因为如此，这种以往社会实践的原始记录，就可以把过去带到现在和未来，也就是所谓“让过去告诉现在”，“让历史告诉未来”，从而将过去、档案的本质特性现在和未来联结在一起，维系人类社会的时空统一性与整体连续性。所以人们一般由此将档案看做是一种历史文化遗产。当然它不是人类历史文化遗产的全部，而是其中具有基础性支撑意义的重要部分。
（三）确定性
即档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。换句话说：档案所记录的内容是清清楚楚、明明白白的；而且这些清晰、确定的信息内容又是以固化的物质载体形式而存在的，二者缺一不可。这是档案区别于最为临近的事物--文物的根本点。没有固化载体形式的原始性信息（如人的口语）不能成为档案；没有清晰、确定的信息内容的固化原始记录物（如纯粹的文物--衣物、器具等）也不能成为档案。
（四）原始记录性--档案的本质特性
档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用。所以，学界一般认为：“原始记录性”是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。但这一本质特性在现实中像许多复杂事物的本质特性一样，并不是表现得很固化，而是具有明显的相对性、动态性特点，即是在与相关事物及相关因素条件的对照、比较中表现出来的。因为事实上并不是某种具体的信息物是档案，其他则不是档案，而是许多信息物只要对于人们了解、考证以往的历史事实具有程度最高最可信赖的原始记录作用，人们就会将其视为档案，并将其作为档案来收存、使用。这也是档案的实存形态广泛复杂、多种多样的根本原因。如文章、图书虽不是档案，但其文稿、书稿却是档案；报刊不是档案，但其文稿和发排稿却是档案；电影、电视节目不是档案，但其脚本、场记、拍摄母片、播发稿等记录物却是档案，等等。因为这些东西都具有原始记录作用，可记录、确证图书、报刊、电影、电视产品内容及形成过程的历史事实，并可将其流传后人、后世，让历史明确无误地告之现在和未来。从信息理论和人类之所以保存、使用档案的心理根源及实践需求角度讲，档案实际上是人类追求信息的确定性、可靠性的产物，是社会实践必须有确定、可靠的信息支撑方能有效进行的现实需要的产物。如果世上有比现在的“档案”功能更好、效果更佳的东西，人类则会将其作为档案来使用。假设人类可以随意地以超光速的速度跨越时空，可以像在空间中行走那样随意地回到过去，去共同确认历史事实，那么人类就无必要保存什么档案。
档案的本质特性--原始记录性，不仅是档案区别于其他事物的根本所在，而且从根本上决定着其管理方法的基本取向。即对档案的管理方法无论怎样简便、有效，均不能以伤害档案的本质特性为代价，而只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心。这也是所有管理活动的基本定律之一：管理方法必须维护被管理对象的本质特性。当今世界各国之所以均以“来源原则”（或称全宗原则）为核心的历史主义方法作为档案管理（尤其是实体管理）的基本方法，其原因也大都源于此。
四、档案的实存形态及其形成过程
档案是一种在社会生活现实中广泛存在且表现形态多种多样的复杂事物。即使从逻辑上认清了档案的本质，弄清了档案的概念（定义），人们也未必能在现实生活中准确无误地认识并确认什么是档案，什么不是档案。因此对档案这类复杂事物，还有必要从实际现象层面进行认识与分析。当然这种认识与分析不能离开概念（定义）尤其是事物本质特性的理性坐标去漫无边际地泛泛而谈。
（一）档案的实存形态
档案的实存形态是指档案在现实中的具体存在形式，也就是在各种各样的具体事物中，究竟什么东西具有档案的属性，是档案，什么东西不具备档案的属性，不是档案。根据档案的定义尤其是其本质特性，档案的实存形态并不是惟一的，而是多种多样的。凡是对历史事实具有某种清晰、明确的原始记录作用的东西均是档案的实存形态，均可成为档案。从目前的实际情况看，档案的实存形态依然主要是各种各样的文书，尤其是文书的定稿，即惟一的且可信赖程度最高的稿本。所以中国档案界才有“文书是档案的前身，档案是文书的归宿”，“档案就是过去的文书”等经典说法。但必须指出的是，档案的实存形态并不仅仅是文书，除文书外，还有大量非文书类的信息记录物。如文稿、书稿，录音、录像制品，照片、影片，观测记录（如气象、水文、温湿度等方面的人工或仪器形成的观测记录）、实验数据，乃至印章、奖杯、锦旗、胸牌、臂章（袖标）等等。因为这些东西均有清晰、明确的原始记录作用，所以也都是档案的实存形态，都在“档案”这一概念的外延之内。当然这些不同形态的档案虽均有原始记录价值，但其原始记录价值却有着程度上的差异。一般说来，那些离使其形成的社会实践活动距离较近、较直接，确定性、可靠性较好，内容信息的清晰、明确性较强且形体具有惟一性的档案形态，其原始记录价值的程度较高，在档案大家族中的地位较明显、突出。如文书的定稿、照片的底片、图纸的底图、影片的母片等一般被认为是程度最高的档案，或曰纯粹意义、绝对意义上的档案。而文书的正本、照片（相片）、蓝图、反转片、拷贝片、复制件等则居次要地位。因为其可信性、可靠性不如前者。再如，以公务文书为代表的文字记录性档案之所以一直在档案大家族中占主导地位，也是因为其信息内容是清晰、明确的，对历史事实发生的时间、地点、人物、原因、过程、结果等问题的记录是全面的、具体的。而照片、录音、录像等虽更直观、形象、生动，但这些东西本身往往不能提供使其产生的时间、地点，尤其是原因、结果等相关背景信息。所以往往需辅之以相应的文字性说明，才能使其具有原始记录作用。
（二）档案的形成过程
档案的形成过程是指各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。各种各样的档案的具体形成过程尽管各不相同且很复杂，但从其制作动机角度可大致划分为两种类型：一是在其被制作时就是档案，其制作者就具有明确的档案意识，其制作目的就是为了让其在时间上传递，为了日后的查证、使用，为了给日后的自己或后人留下明确的原始记录。如人事档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等等。在这种情况下制作出来的档案，其形成过程较为简单、直接，只要制作出来后立即妥善保存即可；二是在其被制作时并不是“档案”，其制作者也没有或少有档案意识，其制作的目的、动机并不是为了让其在时间上传递，而是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题。如绝大多数的公务文书（法律、法规，通知、请示、批复等）和私人信函。在这种情况下制作出来的档案，其形成过程就较为复杂，且往往需要经过必要的技术处理程序，如鉴定、立卷归档等，才能完成其形成过程，成为档案被保存并发挥作用。这两种情况的形成过程，可简化归结为“有意、无意地制作＋有意的处理保存”这样一个公式。这其中的“意”，即档案制作者和保存管理者的档案意识。因此，中国档案界存在着“有意识地保存备查才是档案的本质特性”和“只有集中保存起来的档案才是档案”等观点。这种观点虽有一定道理，但却不能动摇“原始记录性”是档案本质特性的共识。因为第一，人们之所以有意识地将档案保存备查，其原因是因为其有原始记录作用。档案并不是因为保存备查了才是档案，而是因为它本来就是档案，有原始记录作用，人们才将其保存备查；第二，“保存备查”并不是档案自身具有的某种属性与功能，而是人对档案的一种附加行为。这种行为虽然可以使档案更有效地发挥其原有功能、作用，但却不能与档案本身具有的属性、功能混为一谈，更别说将其视为档案的本质特性了；第三，认为只有集中保存起来的档案才是档案，未集中保存的就不是档案的说法在逻辑上自相矛盾、自我否定：既然未集中保存的不是档案，那还集中保存它干什么？！所以，从严格意义上说，档案的形成过程也可以说是档案被制作出来后从未有意保存到有意保存的过程。由此也可将档案从这一角度分为未被有意保存的和已被有意保存的两大部分。一般说来，被有意保存的档案能够较充分有效地发挥作用、实现价值；但未被有意保存的档案并非就没有档案的作用，没有原始记录价值，只不过这一价值、作用难以在社会生活中充分有效地实现而已。
档案在被制作时的“有意”、“无意”两种情况，对其日后的管理和功能、价值具有明显不同的效应特点。二者的“优势”与“劣势”正好相反：“有意”制作的档案的“优势”是制作材料较好，追求耐久性，格式严格、规范，便于长久保存且留存状况较齐全、完整。其“劣势”是内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实甚至有意作伪，抑恶扬善、报喜不报忧等内容上的偏差、错误。这也正是人事档案各种登记表中“年龄越填越小，工龄越填越长，待遇、职务越填越高”现象的心理根源；“无意”制作的档案的“劣势”是因无档案意识，所以制作材料的质地、耐久性往往较差、书写格式等也往往不规范，且留存状况不好，难以做到齐全、完整，这对档案的保存和日常管理使用显然是不利的。但也正因为其制作者无档案意识，所以也为其带来了内容较客观真实的优势，制作者会在无意中留下真实客观的记录。这对于档案的原始记录作用显然是有利的。二者这种明显不同的效应特点，不仅是档案管理工作者必须面对并正确区别对待、把握的客观事实，它同时也启示人们，对档案的原始记录性应有一个准确的理解，对档案的真实可靠性应有一个正确的基本认识和态度。
五、对档案真实可靠性的准确理解
档案是社会生活中最真实可靠的原始记录，这是档案之所以重要、之所以被人们重视并保存的根本原因。但档案的真实可靠性尤其是其内容的真实可靠性并不是绝对的，它只是与其他信息相比较而言是最真实、可靠的。不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈，更不能将其与真理意义上的是非对错混为一谈。因为由于种种原因，制作档案的人不可能绝对忠实无误地记录历史事实，评判是非对错。所以在档案内容中，不准确、不客观、不真实、不正确之处在所难免，甚至还有完全伪造的档案存在。对这些不真实、不可靠、不正确之处，人们应通过种种渠道、方法去去伪存真、核实清楚，辨明其真伪和是非曲直，而不能盲从盲信。但也不能因为档案有此类现象，就从总体上全盘否定档案的真实可靠性。此外，即使对确有不真实、不可靠之处的档案也不能对其加以改正，对确为伪造的档案也不能付之一炬。因为这种种不客观、不真实、甚至伪造的档案本身也是一种历史的真实，是一种客观存在的事实。若对其动手动脚或予以销毁，就会破坏、抹杀这种客观事实意义上的真实性与可靠性，会造成更大程度的混乱。所以档案的真实可靠性至少有两个层面的含义：一是档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的，因为它是直接的原始记录，是第一手的原生信息，但即便如此，也不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈；二是档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么其失实、歪曲、作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰是由档案这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性。可见，从这层意义上说：档案只要其自身存在就没有“假”的，而都是“真”的，“假”的也是“真”的。
