建立商业化档案中介机构的理论与实践
江泽民总书记在十五大报告中明确指出:实施科教兴国和可持续发展战略是我国经济发展的基本策略，推进国民经济信息化是今后一段时期我国经济建设的主要任务。针对现阶段我国科技体制的基本状况，十五大报告中又进一步提出应充分发挥市场和社会需求对科技进步的导向和推动作用。对十五大报告中提出的如此众多的热点话题，档案界也应该作出积极的响应。我们认为，在跨世纪档案事业的发展战略中，最核心的问题是要实现档案信息资源配置与服务方式的转变。而档案信息资源配置与服务方式的转变又首先是牵涉到一个与档案机构设置问题相关的问题，即建立档案中介机构问题。
一、现阶段我国档案工作体制中存在的主要问题
档案信息作为一种十分重要的信息资源要素已经在我国经济建设中发挥了一定的作用。如何进一步发挥档案信息资源在经济增长方式转变中的作用，关键是要对档案信息资源进行合理的社会化配置并实现信息的社会化服务。要实现档案信息资源的合理性社会化配置和社会化服务，切实可行的措施之一就是在我国进行建立商业化档案中介机构的尝试。只有在档案机构的建立中有所创新，才能为档案信息资源的社会化配置和社会化服务提供强有力的组织保证。
过去和现在，我国档案工作的组织原则是实行统一领导、分级管理。对档案信息资源实行的是由各级各类档案机构分层负责地集中统一管理.为了使统一领导、分级管理的组织原则得到落实，建国以来，我国在各个层级分别设立了各种不同类型的档案机构。应该说，这些不同类型的档案机构的建立，为我国档案工作的起步与发展作出了积极的贡献。但是，如果对现阶段我国各类档案机构的运行情况进行一分为二的分析，我们可以很容易的发现，作为我国最基层档案机构之一的企业档案室，无论是在人力配备、硬件设施上，还是在管理水平上都存在着不少的问题。这突出表现在:
1)企业档案工作投人普遍存在一定程度上的缺位。由于基层企业管理人员对档案工作重要性的认识不够，再加上基层档案工作的业务水平不高，因此，企业管理人员较普遍的是将企业档案工作看作是一种事务性、辅助性和消耗性的工作，在对其进行基础性的人力与物资投人上不能给予充分保证。
2)基层企业档案工作的水平难以跨上一个新的台阶。长期以来，我国基层企业档案室的中心任务是进行档案的管理，并且由于文书处理部门与业务部门立卷的制度在企业中并没有真正得到贯彻执行，这也决定了基层企业档案人员必然是将主要时间与精力都放在文书立卷工作中，只能较少地提供一些档案原件的利用，这就使企业档案信息资源的开发利用工作有名无实，企业档案工作水平难以取得较大突破。
3)档案信息的第二作用难以得到充分发挥，档案信息资源的共享有名无实。虽然理论界一直强调档案信息的第二价值和社会作用，即档案信息对档案形成者以外的作用，但在实际工作中，档案形成者往往普遍存在一种单位、部门观念，不太愿意将自己在社会管理活动中形成的各类档案信息向社会提供。在理论界，历来认为，这种现象的出现，主要是因为档案人员缺乏资源共享和开放的观念。但我们认为，这与现阶段我国档案管理体制中缺少一个中介性的档案信息服务机构和一套档案信息有偿使用的机制有关。
如何解决上述问题，历来就是档案界关心的重要课题之一，同时这也是基层档案人员迫切希望得到解决的问题。理论界在讨论上述问题时，往往总是强调要普遍地提高企业管理者的档案信息意识水平和档案人员的工作水平。要实现上述目标不仅不易，而且也缺乏可操作性。我们认为，要从根本上解决企业档案工作发展的相关问题，首先必须在档案机构的设置上有所突破和创新。具体而言，就是要让企业档案逐步进人社会化和商业化的档案中介机构，或称作为“档案托管中心”，使企业档案的管理逐步走向社会化。
二、建立档案中介机构的必要性和可行性
档案中介机构的设置是社会分工细化和档案信息资源社会化开发利用的需要。具体而言，这种档案中介机构可以发挥如下积极作用:
1)可以有效地解决企业办社会的历史难题。长期以来，我国各类企业为了谋求自身的发展，往往是根据企业管理职能的分工组织企业内部的机构设置，这就出现了企业不论大小，职能相对都较完整的现象。经济学界将这一现象称为“小企业办大社会”。企业办社会不仅不符合社会分工的基本要求，而且企业在办社会的过程中往往也是投人大而收效小。在企业改制的过程中，为数不少的企业管理体制已经开始了由职能制机构设置向事业部制发展的尝试。而事业部制的核心内容就是由社会来承担企业的部分职能。档案中介机构的建立，无疑可以为解决企业档案社会化管理提供一种新的思路。在上海与苏州工业园区已开始出现这种商业化操作的档案中介机构，对这一新问题档案界应引起高度的注意。同时，在不少地区已经普遍推行的由人力资源开发部门对人事档案进行“托管”的经验值得我们深人研究。作为独立投资主体与盈利主体的企业也迫切需要档案中介机构为其开展服务。随着我国现代企业制度的逐步确立，我国企业逐步完成了其主体资格的明晰化过程，企业的利润目标被进一步强化。为了实现企业对利润最大化目标的追求，企业可以采取多种策略。仅从档案管理的角度来看，企业无疑可以采取两个切实可行的办法。一是让商业化的档案中介机构来承担过去只能由企业自己负责的一部分管理职能，这种社会分工的细化，不仅可以提高企业档案的管理水平，而且可以提高企业的管理效益。作为独立经营主体的企业，有条件而且有可能根据企业发展的需要，以经营性的和市场化的要求选择档案中介服务机构;二是让商业化的档案中介机构承担起为企业有偿转让部分企业档案，特别是科技档案的职能。企业档案是在企业管理活动中形成的，对其形成者来说在某一个时间段内它们具有相当重要的作用。但是，企业档案的作用随着时间的推移、企业管理状况的变化也会发生变化，从档案信息价值变化的趋势来看，档案信息的作用是逐步变小直至完全消失。为了委托中介机构管理这部分档案，企业必须支付一定的管理成本，对企业来说，这无疑是与其利润最大化目标背道而驰的。为了使这部分对其形成者来说已经失效的档案信息仍能产生增值效应，企业往往乐于委托档案中介机构将这部分档案信息进行有偿转让。档案中介机构的设立，无疑是适应了现代企业管理发展的需要。
2)可以使企业档案信息资源的社会化服务得到有效落实。长期以来，我们在分析档案信息资源的作用规律时，虽然普遍认识到档案信息资源除了要发挥其第一作用以外，还应发挥其服务于社会的第二作用。但真正在企业档案工作中去实现档案信息资源的第二作用时却又有相当大的难度。其主要原因是企业档案信息产生于企业自身管理活动，在其来源上具有单一性。同时由于企业档案部门在工作过程中或多或少的本位主义，这也使企业档案信息无法发挥其全部应用价值。档案中介机构的建立，不仅可以使过去处于相对分散状态的企业档案信息在一定程度上得到集中，而且可以使企业档案信息，特别是企业科技档案中的信息成果得到有效推广，从而加速科技档案信息成果商品化的进程，使科技档案信息成果的推广进入正规化、有序化的发展轨道。
3)可以进一步激活我国档案工作的运行机制。在档案工作中引人有偿服务的机制是多年来档案界讨论的热门话题。在有偿服务的具体组织实施上，又以档案馆主体为多，很少有档案室主体能较顺利地开展有偿服务。这并不意味着档案室所藏档案缺少有偿利用的价值，而是因为企业单位缺少开展有偿服务的机制和接触广大社会用户的条件。档案中介机构的建立，不仅可以使企业档案得到更加科学化和专业化的保管，而且可以实现档案信息有偿服务的目标。这种档案信息有偿服务的目标是表现为多目标而不是单一目标。档案中介机构一方面通过有偿服务实现自身的盈利目标，以维持自己的生存与发展，同时，它也在提供服务的过程中，帮助企业实现其档案信息的增值并实现企业的盈利目标。
4)可以进一步弥补我国信息市场主体与信息市场客体相对缺位的状况。在我国信息市场的发育中，信息市场主体和信息市场客体都存在着不同程度的缺位，这就使我国信息市场的发育存在着高度的不发达性。档案中介机构的建立将有效地强化我国信息市场中介方主体的力量，并在媒介档案信息供需双方的关系中发挥积极作用。目前在我国信息市场上用于交换的信息客体类型还较为单一，突出的是表现为缺少科技档案信息产品。与一般的科技产品相比，科技档案信息在内容上往往是成套性和成熟性更强，因此，它一旦在信息市场上出现，必将成为一种十分重要的信息市场客体要素。
5)可以减少众多企业在档案基础设施建设中的重复用力和重复投人现象，并减少档案行政管理部门和相关档案人员在企业档案工作中可能出现的无效劳动。现阶段我国各级各类企业为了保证企业档案工作的开展，或多或少都会有一定的投人，而且要使企业管理者增加对档案工作的投入也不是一件容易办到的事情，档案行政管理部门和企业档案人员要付出相当多的劝说劳动。档案中介机构的建立，可以有效地解决上述问题。从档案中介机构的运作方式看，企业将其管理活动中形成的文件或档案交给档案中介机构代为整理与保管，由中介机构根据企业需要有针对性地开展服务，企业定期向中介机构支付一定的管理费用。企业与档案中介机构的这种业务关系可以用契约的形式固定下来。当然，在企业与中介机构签定的契约中，对企业与中介机构各自的权利和义务要作详细的设定。这些设定包括档案所有权问题、档案秘密的保护问题、档案管理与服务的质量问题、档案的社会服务问题等。
6)可以进一步提高档案信息资源对信息经济发展的贡献程度，合理地组织档案信息资源进行有效的空间流动。在经济发展和现阶段我国经济增长方式的转变中如何发挥档案信息资源的作用，是所有档案工作者都必须思考的问题。仅仅依靠对档案原件的提供利用，不可能极大地提高档案对经济增长和经济发展的贡献。只有对档案信息资源进行多角度的综合加工，才能充分发挥档案信息对信息经济发展的贡献。由于我国不同的地区、部门之间存在着较大的‘.信息落差”，因此，在不同的地区与部门之间展开“信息要素的流动”就十分的必要。档案中介机构在档案信息资源要素的流动中可以扮演组织者的角色，它可以根据“信息落差”，通过有偿转让和无偿赠与等多种形式开展“信息扶贫”、“文化扶贫”活动，从而极大地提高档案信息特别是科技档案信息对经济增长的贡献程度。
在我国进行建立档案中介机构的尝试不仅是必要的，而且是可行的。
首先，档案信息资源观念和有偿利用观念已经有了一定的社会基础。从1985年档案界提出档案也是一种信息资源而且档案也要实行有偿利用的观点以后，经过10多年来的广泛宜传，再加上1997年以后在我国形成的知识经济与信息经济浪潮的推动，我国社会公众的档案信息意识水平已经得到了明显的强化，这就为档案中介机构的市场化运作提供了一定的观念基础。
其次，企业经济主体地位的逐步确立使企业对档案管理方法的选择具备了一定的自主权。从80年代中后期以来，为了解决企业档案管理中内在动力不足的问题，我国档案事业行政管理部门曾采取过多种推动企业档案工作的外在手段，如企业档案管理的升级、争创最佳档案室等。虽然这些方法也在一定程度上解决了企业档案管理中的部分问题，但企业档案工作长远发展的内在动力不足并没有从根本上得到解决。社会化和商业化档案中介机构的建立，可以为企业档案管理工作的强化开辟一个新的思路。另一方面，企业自主权的取得也就成为档案中介机构赖以存在的相关条件之一，没有企业经营主体资格的明确，企业也就不可能在市场上寻找为其提供中介服务和管理服务的档案机构。
再次，我国逐步建立并完善的信息市场与技术市场为档案中介机构的建立和生存提供了一个有效的空间。档案中介机构是市场化和商业化运作的机构，从其建立之日起，档案中介机构就依赖于市场这一唯一的生存发展空间。从这一点上看，信息市场与技术市场是档案中介机构经济利益目标得以实现的唯一空间，同时还是档案中介机构经济利益的诱导空间和其行为合理化的校正空间及经济利益的显示空间。可以预见，随着我国社会主义市场经济体制的进一步完善和市场体系的进一步健全，档案中介机构发展的空间环境也会有进一步的改观。
最后，社会正在逐步扩大的信息需求为档案中介机构的建立和发展提供了良好的机遇。在知识经济发展中，无论是社会组织还是个人都已经越来越重视知识和信息在经济发展和社会进步中的作用，社会的有效信息需求正在不断扩大。适应社会信息需求而建立的档案中介机构，其产业化前景十分优越。
在我国，虽然商业化档案中介机构的建立是一个新生事物，但上海市档案咨询服务中心五年来的成功实践无疑已为我们积累了大量的经验。档案界只有首先在认识上重视这一新生事物，并能广泛吸收其它各类中介机构的管理经验，同时结合档案工作的具体实际，我们相信，这一新生事物必将对我国档案工作体制的完善带来深刻影响。
三、档案中介机构建立中的相关问题
在建立档案中介机构的尝试中，有下列问题需要引起有关部门的高度注意:
1)档案中介机构与现有的档案事业管理机构之间的关系问题。档案行政管理机构是对档案工作进行信息引导和信息监督的机构。它与商业化的档案中介机构应表现出何种关系，这是在档案中介机构成立之初就应加以明确的。从目前的实践来看，上海档案咨询服务中心与上海市档案局的关系是一种“被领导”与‘领导”的关系。对此，我们认为是值得进一步讨论的。商业化档案中介机构如果从诞生之日起就具有一定的行政依附性，那么它的市场行为合理性及与其它非行政隶属的档案中介机构在竞争上的平等性必然会受到一定影响，这不利于发挥市场经济规律对商业化档案中介机构的调控作用。
2)档案中介机构与现有的综合性档案馆和专业档案馆之间的关系问题。我国现有的综合性档案馆是名义上的综合而实质上的不综合。在组织档案的进馆上，它多侧重于文书档案与历史档案，而且对企业单位的档案也很少组织进馆。专业档案馆在我国的设立情况比较复杂，其中科技类专业档案馆基础较好，而且也集中了为数不少的企业科技档案，如城建类专业档案馆就集中了一些有重大价值的企业基建类档案。在考虑建立档案中介机构时，可以以现有的这两类档案馆为基础，率先对企业档案中的科技档案进行“托管”，待摸索出一定的经验后，再全面推广这种档案信息资源社会化管理的尝试。综合性档案馆和专业性档案馆也可以利用这一方式开辟新的经费来源渠道。在考虑由综合性档案馆率先承担部分中介服务任务时，必须注意，由于我国目前大多实行档案局和档案馆合署办公，而且档案局在实质上对档案馆具有一定的领导作用，因此，其独立性将会受到影响。这就提醒我们，在我国跨世纪的档案事业发展中，档案局馆体制的改革应成为档案界研究的重要课题。
3)档案中介机构必须选择好运营机制与运作方式。档案中介机构与现有的任何一种档案机构在运行和运营方式上都存在一定的区别。它既不是行政管理机构，也不是事业机构，而是一种企业化经营性质的机构，它在实现利润目标最大化的同时，负有对企业的档案信息资源进行管理和开发的重任，同时它又是加速科技档案成果转化为直接生产力的有效主体力量。从档案中介机构的运作目标来看，它与企业存在着共同的利益目标。因此，档案中介机构的运作好坏，不仅关系到其自身的利益，而且也关系到其它委托提供中介服务的企业的利益。
4)注意托管期间企业档案的安全保护问题。对企业来说，投入较少的经费(相对于企业自己管理而言)，委托档案中介机构代管档案并能得到更好的信息服务，这是企业能够接受的。对企业来说，其唯一存在顾虑的就是档案信息的安全保护问题。因此，档案中介机构应制定出有效保护企业档案信息的安全策略。这种档案信息的安全策略既涉及到档案信息的物质安全，又涉及到档案信息的秘密安全。档案中介机构既要有对档案信息进行安全存放的物质与技术条件，又要有让服务对象放心的信息秘密安全的防护方法。在中介服务中，档案中介机构可以与委托服务的主体形成一个有效的约定，对双方的责权利进行明确的规定，以达到规范中介服务的目的。
5)注意拓展档案中介机构的服务职能。从上海市档案咨询服务中心五年来的实践看，其主要职能任务是开展档案管理、档案法律、项目档案、档案管理设施、档案整理等方面的咨询。据不完全统计，从1993年8月至1997年底，上海档案咨询服务中心共承担各类咨询服务项目52项，其中工程咨询项目13项。在进一步加强现有档案咨询服务作用的同时，档案中介机构也要在技术中介、代管档案、档案评估等方面发挥积极的作用。档案中介机构作为市场经济体制下解决档案信息资源社会化配置和社会化服务的一种重要形式，其理论与实践意义均不可低估。从一定程度上看，它也可成为跨世纪我国档案工作体制和科技工作体制改革的突破口之一。
