档案信息服务的方向、宗旨和原则

档案信息服务的方向、宗旨和原则

档案信息服务的方向、宗旨和原则对档案信息服务具有总体指导作用, 是档案信息服务研究的又一重要内容。要搞好档案信息服务, 必须坚持正确方向, 恪守根本宗旨, 遵循基本原则, 否则, 就难以取得良好的服务效果。

 1 档案信息服务的方向

档案信息服务方向是档案信息机构为社会活动服务的指向。正确认识服务方向, 坚持正确的服务方向, 对于进一步明确各类档案信息机构的服务范围和重点, 搞好档案信息服务的分工协调有着十分重要的意义。

(1 ) 档案信息服务的基本方向

①   为管理决策服务

管理是一个决策、计划、组织、指挥、控制、调节的过程。任何社会都离不开管理。管理有宏观与微观之分。管理的主要环节是决策, 决策的失误将会导致整个管理的失败。管理过程实质上是一个信息的加工处理过程, 尤其是档案室对本单位领导的微观管理,综合档案馆对于本地区领导的宏观管理, 专业档案馆对于本系统专业领导的管理都有着不可替代的地位。因此, 档案信息机构必须为决策服务, 为管理决策的科学化提供档案信息保证。

②   为普及科学文化知识服务

档案信息机构是知识的宝库, 档案记述了人类社会的生产、生活各个方面的过程和成果, 我们可通过档案信息服务将蕴藏于档案中的知识传播开来, 向广大群众普及科学文化知识, 提高整个社会科学文化水平。

③   为繁荣文化事业服务

新闻出版、广播电视、文学艺术等各项文化事业在社会主义建设中具有重要的作用。发展新闻出版事业, 弘扬民族文化, 进一步活跃文学、电视、电影、音乐、舞蹈、美术、戏剧、曲艺等领域的创作, 加强文化设施建设都少不了档案信息。档案信息必须为繁荣文化事业服务, 为各种文化活动提供内容健康、正确可靠的档案信。

④   为经济建设服务

经济建设是一种广泛的社会实践活动, 包括工业、农业、服务业等方面。经济建设的速度和水平不仅影响到人民生活水平的高低, 而且决定着意识形态和上层建设, 影响到国家的安定团结。档案信息是一种重要的资源, 是构成生产力的重要因素。经济建设的各个方面都需要大量的档案信息。目前, 我国已进入一个以经济建设为中心的新的历史时期, 各行各业都要投身于经济建设主战场,为经济建设服务。档案信息机构必须为经济建设提供档案信息服务, 以加快我国的经济建设步伐。

(2 ) 档案信息服务方向的一般规律

如前所述, 档案信息服务有四种基本方向, 但并非所有的档案信息机构在任何时候都不分主次地为所有方面服务, 也并非一类档案信息机构只有一个服务方向。档案信息服务的方向具有以下规律 :

①   同一档案信息机构应同时有多个服务方向

在一定时期内, 一个档案信息机构不能只为某种社会活动提供服务, 而应同时为多种社会活动提供服务。这既是由档案信息机构具有多种职能、保藏有多方面档案信息、具有多种服务能力所决定, 也是由一种范围内的档案信息利用者要进行多种社会活动, 具有多种档案信息需求所决定的。

②   不同的档案信息机构有不同的重点服务方向

一个档案馆( 室) 可同时有多个服务方向, 但并非每个服务方向都同样重要, 并非为每种社会活动服务都平均使用力量。一个档案馆( 室) 在一定时期内一般有1～2 个重要服务方向。这既是由不同类型档案信息机构的性质、职能和特点决定的, 又是由档案信息机构在档案信息网络中的分工决定的。档案信息机构的性质和职能不同, 其档案信息资源结构和利用者构成也不同, 它们在各个国家信息系统中的地位和分工也各不相同。在档案信息服务网络化的时代, 档案信息机构的服务分工更加明显。各级各类档案馆( 室)都应根据自己的职能和特点及其在档案信息服务网络中的分工, 确定自己的服务方向。

③ 档案信息机构的服务方向随党和国家的中心工作而变化档案信息机构的服务方向及其重点不是一成不变的, 而是随着党和国家的中心工作而变化。这是因为, 档案信息机构总的来说是为党和国家的各项工作服务的, 尤其应为党和国家的中心工作提供对口的档案信息服务。因此, 党和国家工作重点转移必然引起档案信息机构的服务方向及其重点的变化。在20 世纪90 年代, 国家的中心工作是经济建设, 各行各业都要为经济建设服务, 各级各类档案馆( 室) 也不例外。

 2 档案信息服务的宗旨

档案信息服务的宗旨是对档案信息服务指导思想的高度概括,是档案信息服务必须遵循的最高行为准则。确认档案信息服务的宗旨, 严格按档案信息服务的宗旨开展档案信息服务工作, 有利于统一档案信息服务人员的思想和行为, 激发档案信息服务人员的工作热情, 调动他们的积极性、主动性、创造性, 提高档案信息服务的效率和效益。

档案信息服务的宗旨是: 全心全意地为广大档案信息利用者提供档案信息服务, 最大限度地满足利用者的档案信息需求。档案信息服务的这一宗旨包括三层意思: 其一是要求档案信息机构和档案信息服务人员要全心全意地为档案信息利用者服务, 树立“ 利用者第一、利用者至上” 的观念。其二是要求档案信息服务机构及服务人员要为广大利用者服务而不是为少数人服务。其三是要最大限度地满足利用者的档案信息需求, 想方设法激发利用者的潜在的档案信息需求, 尽最大努力满足利用者的档案信息需求。以上三点, 前两点是前提, 后一点是目的。

 3 档案信息服务的原则

档案信息服务的原则指档案信息服务的行为准则。档案信息服务原则有基本原则和具体原则之分。基本原则是对档案信息服务工作的基本要求, 是档案信息服务宗旨的具体化, 但相对于档案信息服务各方面的具体原则来说, 档案信息的基本原则又是贯穿于档案信息服务各个方面、各个环节的总原则。归纳起来, 档案信息服务应遵循热情服务、充分服务、区别服务、有效服务四项基本原则。

(1 ) 热情服务原则

热情服务就是要求档案信息服务人员满腔热忱地做好服务工作, 耐心细致地为利用者提供档案信息服务。

要做到热情服务, 档案信息服务人员必须正确认识档案信息服务的意义, 彻底克服档案信息服务是低人一等的服务性工作的糊涂思想。作为一名档案服务人员, 首先要认识到档案信息服务不是一般性的简单服务, 而是一种提供信息、知识的高层次的智力和知识服务; 其次还应看到, 为人民服务是每一个公民应尽的义务, 任何工作都是在直接或间接地为人民服务。

要做到热情服务, 档案信息服务人员必须具有不图名利、甘做无名英雄的奉献精神; 必须有认真的态度; 必须使用文明、礼貌、亲切、委婉的服务语言。

(2 ) 充分服务原则

充分服务就是要求档案信息服务人员充分利用馆( 室) 藏的档案信息资源, 充分地为本单位、本系统和本地区的利用者提供档案信息服务, 充分地满足利用者的档案信息需求。档案信息机构之所以要遵循充分服务的原则, 是因为档案信息是社会共同的财富, 每个公民都可以利用, 而且档案信息是一种非消耗型的特殊资源, 不会因利用次数的增加而消失, 也不会因广泛利用而贬值, 相反, 档案信息使用频率越高, 其社会价值越大, 所发挥的作用越大。此外, 充分服务也是档案信息事业发展的必然趋势, 是社会主义国家档案信息工作的客观要求。

要做到充分服务, 首先要扩大档案信息服务面, 提高档案信息利用者的普及率。其次要搞好档案信息资源的开发和宣传报道工作。再次要注意激发利用者潜在的档案信息需求。最后要不断提高档案信息机构的档案信息服务能力。

(3 ) 区别服务原则

区别服务就是要求档案信息服务人员根据利用者的工作性质、知识结构、年龄和阅历以及使用档案信息的素质不同, 采用不同的档案信息服务方式, 提供不同范围和层次的档案信息。这是由档案信息机构有不同的性质和任务, 以及档案信息机构的利用者有一般与重点之分, 利用者的档案信息需求有不同的内容和层次, 利用者使用档案信息的素质有高低所决定的。

要搞好区别服务, 第一要区分档案信息利用者, 即按照利用者各自特点, 将利用者划分不同类型, 同时根据档案信息机构的性质、任务和利用者的地位、作用确定重点利用者和一般利用者并适时根据情况作适当调整。第二要掌握各类利用者的档案信息需求特点和变化规律。第三采用不同的档案信息服务方式为不同的利用者提供不同的档案信息, 既保证重点, 又照顾一般。第四还应注意“内外” 有别, 按政策和规定办事, 正确处理保密和开放的关系。

(4 ) 有效服务原则

有效服务就是要求档案信息机构尽量提高档案信息服务的效率 , 给社会带来良好的经济和社会效益。

建设高质量的馆藏档案信息资源体系是档案信息有效服务的基础; 有针对性、及时地提供档案信息是档案信息有效服务的前提;加强档案信息利用者研究是档案信息有效服务的关键; 加强档案信息服务的管理和评价是档案信息有效服务的根本保证。