组合案卷的管理方法

组合案卷( 简称组卷) 是指将已经办理完毕的文件材料，在平时归卷的基础上，在各条款加以适当调整，进行卷内文件系统排列，拟制案卷标题等一系列工作。组卷一般在年终或第二年年初进行，即所说的“年终组卷”。 组卷是整个文书立卷工作中很重要的一个环节，案卷组合得好，有助于案卷系统整理、技术加工以及案卷排列等工作的顺利进行。

在正式组卷前，需要把经过平时集中和初步归入条款的文件材料进行一次全面的、详细的检查调整，实现对组合案卷的管理。

一、检查卷内文件的成分

立卷人员可以根据收文、发文登记和文件承办人员所经办的情况进行核对，检查归卷的文件材料是否齐全、完整，有无多余的或不需要立卷的文件材料，切实保证卷内文件的质量。

二、检查立卷文件材料的分类情况

将所分的类全面检查一遍，如发现问题要及时进行调整，注意纠正各类之间的文件材料不统一、互相重复、混淆以及拆散文件之间联系的现象。

三、检查分类的文件材料划分保管期限的情况

按照企业档案部门关于划分保管期限的要求，将永久、长期、短期严格分开，检查各个保管期限划分得是否准确，如果发现相差比较悬殊的，也应及时加以调整。

四、检查各条款内文件材料的数量

对文件数量太多、案卷过厚的，要适当分卷；对文件太少、案卷过薄的，应酌情并卷。

以上几个方面的检查可以结合进行。如果业务比较熟的立卷人员把平时归卷工作做得比较好，且调卷工作量不太大，则可以进行一次检查、调整。