编制案卷类目的方法

编制案卷类目( 或称立卷类目、归卷条目) 是指在企业内的实际文件材料尚未形成之前，根据企业工作职责范围和以往的工作任务以及企业工作的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的原则和方法，拟制比较详细的立卷方案或计划，以指导文件立卷工作。

为了做好平时的立卷工作，首先要拟制案卷类目，这样平时办理完毕的文件材料在归卷时就有了着落。编制案卷类目便于对立卷文件材料进行及时的集中和管理，便于立卷前的查找利用，便于年终立卷。

案卷类目是文书部门平时立卷的一种工具，应由负责立卷工作的文书人员编制。

案卷类目的编制要根据本企业工作的职责范围、当年的工作任务及本企业的工作规律进行，要实际运用并紧密结合本企业工作的实际情况，掌握本企业的工作性质、职权范围、机构设置、工作任务、本企业与其他企业的行文关系、文书工作的组织形式和文书运行情况等；要以前一年的案卷类目为基础，参照历年归档案卷的目录来编制案卷类目；要突出本企业当年工作的特点，做到有的放矢。

案卷类目的具体编制方法是：

一、设类

类名就是概括立卷文件材料分类的名称，也称类别。类的设法有三种：一是按问题设类；二是按组织机构设类；三是按文件作者、编号设类。

( 1) 按问题设类，就是按文件材料内容所反映的问题进行设类。

( 2) 按组织机构设类，就是按企业内部的组织机构设类，各机构的名称就是案卷类目的分类名称。

( 3) 按文件作者、编号设类。企业文件的来往是根据组织系统、机构职权和企业之间不同的工作关系进行的。

选用分类方法应根据本企业的具体情况确定。如小型企业，文件数量较少，可按年度设类；中型企业，文件数量较多，可按问题、组织机构、文件编号等设类；大型企业，文件数量很多，可按组织机构、问题等设类。

二、设条款

条款是指按照立卷的要求与方法概括出的一组文件的总标题，也就是预先拟写的案卷标题。它是在案卷类目的“类”下，预先形成的案卷的标题。条款是案卷类目的主要组成部分，因此，它要正确地反映和体现立卷的方法和特征，照顾到文件材料的不同作用、保存价值和历史联系，做到条款名称( 也可称标题) 真正地反映和体现内容，文字简明扼要。一个案卷类目的类与类之间、一类内的条款与条款之间，既要注意到它们的前后次序，又要顾及它们之间的联系。整个案卷类目要将逻辑性与系统性融为一体，层次分明，以便于掌握和使用。

全部条款编制好以后，应分类，并按一定的顺序进行排列，体现出一定的条理和规律性，如按问题的重要程度和时间先后排列，但不能将不同类的条款混杂排列，同一类内的条款排列也要有次序，前后要有所照应，有所遵循。

三、编顺序号

在类、条款的顺序确定之后，要对案卷类目进行总的编号( 有的称文书处理号、归类号、代号)，编号的方法有三种：

1. 为明显区分类与条款号，应采用汉码编类号，阿拉伯码编条款号。如：一、( 办公室)——类号。1.——条款号。具体书写代号如下：

1——1( 第一类，第一条款)

1——2( 第一类，第二条款)

以此类推。

2. 类与条款号码完全用阿拉伯数字，但是类与类之间编一条顺序，各类内的条款另编一条顺序，两个数字中间用一横线连接，前者为类号，后者为条款号。具体书写代号如下：

1——1( 第一类，第一条款)

1——2( 第一类，第二条款)

以此类推。

3. 类与类编一个顺序号，类下的条款统一编号。如果第一类设十个条款，那么第二类的第一条款则从十一号依次下排。具体书写代号如下：

1——1( 第一类，第一条款)

2——11( 第二类，第十一条款)

以此类推。

由于案卷类目是文书立卷工作的一种计划性的工具，而且这种类下统一编条款号的办法事先很难做到十分准确，类目所设条款数与实际工作中形成文件的情况之间往往会存在差距，因此，在设类下条款号时，每类条款尾号后面可以保留几个空号，作为机动号( 类下条款统一编号的例外)。