专门档案4
试论我校档案管理工作现状和对策
——攀枝花市第十五中学校 陈增萍
【摘要】学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。
【关键词】学校档案 管理现状 对策
档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。学校档案也是学校教育教学活动的真实记录，对推动学校教育教学改革、科学管理、提高教学质量、开展教学研究、维护学校的权利、展示学校的辉煌业绩和发展历程具有重大作用；学校档案还是一个学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成的具有保存或参考价值的档案资料,它反映了学校各个历史时期的工作和活动情况,在学校工作中起着承前启后的作用,分析利用学校档案,能有效帮助提高教育管理和学校教学水平。做好学校档案管理工作,对教育、教学、教研活动,有着十分重要的作用。
一、我校档案管理工作的现状分析
现阶段,我校和很多学校一样，都存在着对档案管理工作不够重视,档案管理资源不足和管理手段不高,其主要表现在以下几方面:
1、学校领导重视不够，档案管理意识淡薄,利用率不高。长期以来,由于学校各级、各部门的工作人员对档案管理工作意识不强,认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。
2、档案管理人员业务素质不高,档案管理工作开展难度大。我校原来没有设定专职档案管理岗位,甚至有一段时间学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的,其中一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,缺乏系统培训,档案管理手段落后,严重制约学校档案管理工作的发展。
3、重文书档案，轻教学档案。我校文书档案上通下达，收集、归档有较为固定的渠道，形成比较完善的制度。而教学档案是一个薄弱环节，由于存在只重视教学不重视档案的思想意识，造成制度不健全，无专职人员管理，缺乏教学档案资料的完整性。
4、硬件设施不达标,档案资料不全。学校档案应客观完整记录学校各方面的工作,为学校发展留下真实的轨迹。目前在很多学校普遍存在的现象:一是有的不具备最基本的保管档案的条件，如档案保管室的通风、防潮、防霉、防盗、防火等条件不能满足要求,使已有的档案容易缺失或遭受破坏；二是档案保管设备不齐全,规格不一,不能满足新时期档案多样化的需要。如我校的原始档案多为纸质打印档案,仍有部分手工抄写、页面规格纷歧的卷宗,而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少，形成档案资料不够完整。又如档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象,也使得学校档案管理工作开展的难度进一步加大。
二、加强我校档案管理工作的对策
1、加强领导,完善档案管理工作体系。学校领导应高度重视档案管理工作,要真正实现加强档案管理工作，首先要加强领导，明确责任。学校每年在制订工作计划时，要具体落实本年度档案管理工作的目标，并列入到学校整体工作计划中去。应该成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,建立完善的档案管理制度,以积极推进学校档案管理工作发展。
2、加强档案管理人员的自身素质，专职人员管理,是强化档案管理工作基础。档案管理是一门复杂的科学，作为学校的专职档案工作人员，必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养,还必须做到业务精通。
档案管理人员的自身素质是搞好档案管理工作的一个十分重要的条件，档案管理人员在工作中要不断钻研业务，取长补短，精心操作，加强自身建设，不断提高自身素质。我校对档案人员业务素质建设加大了培养力度,一方面积极组织档案管理人员参加档案业务培训,学习档案专业理论知识；另一方面建立健全学校档案工作网络,运用现代化管理技术和先进技术设备,提高管理水平,跟上办公自动化步伐。
3、全校参与,增强档案管理工作意识。通过向全校教职工宣传档案管理工作的重要性,举办档案法规和制度的讲座，开展档案知识竞赛,来提高教职工的档案意识,促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员,积极参与和配合学校档案管理工作,开展档案的收集、整理、归档,从组织上、人员上保证档案工作的顺利开展。
4、加强硬件建设,保证档案管理工作质量。硬件建设是提高档案水平的保障,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要设立专门的综合档案室,添购档案管理设施设备,分类存放,编档管理,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,确保档案材料保管安全、使用方便、管理规范。
5、多点开花,丰富档案管理工作内容。档案工作是一项累积性工作,首先需要档案管理人员在日常工作中注重学校各类资料的收集和整理,全方位收集相关档案资料,倡导学校全体师生支持学校档案的管理工作,积极提供有记录价值的教育教学资料,也要努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。
6、实现管理现代化,拓宽服务领域。随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向,一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门,提供查阅便利,提高使用利用率,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
7、与时俱进,努力与校园文化建设相结合。学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体。因此，学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,努力与德育教育各类活动相结合,成为校园文化建设的重要基地,最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。
总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,主动提供档案利用服务,做到档案管理工作和管理方法的科学化,管理手段的高效化,档案工作的标准化,建立档案管理工作长效机制,使档案价值得以充分体现,推进教育事业的发展。
参考文献:
[1] 周枫,辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案
[2] 佚名《提升档案管理人员素质的对策与建议》
