随着现代科学技术的发展，信息化交流在各层级的作用日益凸显。2014年5月5日，中央两办出台《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，随后各地方政府也相应出台贯彻落实意见,大大推进了档案管理工作日趋信息化的进程。档案管理是科协工作的主要内容之一，它为科协工作提供全面、有价值的关于学会、科技工作者等的信息资源，为科协领导决策提供准确的信息，为科协组织团结引领广大科技工作者指明方向。但是，由于山区科协各方面的条件相对比较落后，距离档案信息化发展还有一定的距离，应引起科协工作的重视。笔者就以三明市科协档案管理为例，浅谈山区科协档案管理的现状及对策。
一、山区科协档案管理工作的现状
（一）工作模式传统粗放
2007年，中国人民大学冯慧玲教授主持完成中国科学技术协会重点项目“电子文件管理机制研究”；2008年7月中国科学技术协会将《关于加强我国电子文件管理的报告》送呈中央领导；2008年7月26日，温家宝总理做出重要批示。由此可见，档案管理工作早已受到科协界的关注。但是像三明市科协这样的山区科协，由于技术条件和硬、软件环境还不够完善，档案信息化发展还处于较低级的层次，工作步伐和成效还不够理想，基本上停留在原始材料的收集、整理、分类、录入、保管这样一个传统粗放的归档模式。三明市科协目前已经连接了三明市档案局的文档系统终端，有单独的档案室，配备了计算机、打印机，但是由于受到技术、经费、专业人员等的限制，适用于档案信息化工作要求的专门的扫描仪、刻录机、摄像机等设备配备还不够齐全；市里也未建立电子档案馆。所以，目前只是在市档案局的档案文档系统著录电子目录，便于提供档案目录查询服务。而档案基本上还是以传统的纸质档案形式进行保存，电子文件只是作为辅助材料保存。
（二）档案作用日益下降
目前，档案对科协工作的作用微乎其微。大部分山区科协没有档案专职人员负责本单位各类文件的收集、归档与保存，许多重要文件处于自生自灭的状态。有的虽然每年按要求对档案信息进行收集和管理，但是却忽视对档案信息资源的利用，更谈不上将原始材料进行编研统计，从而上升到再利用的高度。
（三）档案工作逐渐边沿化
据劳动与社会保障部《全球产业结构调整中的职业发展和变化》显示，在全球产业结构调整中，社会职业发生了增长和发展、衰落和消退、调整和变化三种趋势。其中，图书与档案管理员以平均年增长负1.0％被列在“衰落和消退”的职业之中。特别是山区科协，档案管理工作得不到重视，很少摆上工作议事日程，档案工作逐渐边沿化了。
二、做好山区科协档案管理工作的对策
（一）提高档案人员的档案素质
档案是由档案人员通过收集整理与归档形成的重要信息资源。据调查，70％管理+30％技术=100％资源，这也反映了室藏档案的组成元素。由此可见，在档案信息资源形成的过程中，人的管理占主体地位。因此，提高档案人员的档案素质是做好档案管理工作的前提条件。1.要敢于担当档案是人类社会实践活动的原始记录，是历史的见证，档案人员要有使命感，本着对党、对人民、对历史高度负责任的精神，维护历史的真实面貌；要有责任感，有强烈的事业心，热爱本职工作；要有紧迫感，对档案工作一丝不苟、毫不懈怠。2.要了解实情档案人员要全面了解本单位档案管理工作的基本情况，摸清摸透本单位档案管理工作的重点，存在的矛盾和困难，准确把握工作中的各个环节。3.要勤于学习随着社会的发展，特别是计算机、网络等技术的广泛应用，档案工作逐渐走向信息化，由主要以传统纸质档案为主向以电子档案为主的转变与发展，这种变化对档案人员的工作提出新的更高的要求。档案管理人员不但要拓宽自己的视野，还要加强对档案信息化工作等相关文件、前沿科技知识的关注和学习，提高素质，应对档案信息化发展所带来的挑战。4.要勇于探索档案人员要根据本单位档案工作的实际情况，结合档案现代化发展的趋势，勇于探索创新，创建可行高效的档案管理模式，让档案工作更上一台阶。
（二）建立协同合作的归档模式
一项工作能否取得长远实效，取决于是否有明确的目标、合理的定位和科学的规划。近年来三明市科协对档案管理工作尤为重视，根据科协整体工作特点，结合新形势下档案工作信息化发展趋势，制定三明市科协档案管理方案，建立适合山区科协的档案管理模式。1.建立档案工作组织体系三明市科协于2017年12月2日印发《三明市科学技术协会关于建立档案工作组织体系的通知》（明科协综〔2017〕87号），形成由主要领导、办公室分管领导、档案人员、各责任部门组成的档案工作组织体系。组织体系自下而上，明确责任人和责任领导。建立“谁办结，谁归档”的档案工作机制，各责任部门指定的一名文件管理负责人是直接责任人，负责把本部门业务过程产生的文件按要求进行收集、整理，然后纸质送达档案人员；档案人员是主要责任人，负责收集各责任部门的文件材料，完整、规范、安全地完成归档工作各个环节；办公室分管领导是档案管理工作的第二责任领导，下情上达，负责指导档案人员的业务工作，向主要领导汇报档案管理工作情况；主要领导是第一责任领导，负责监管整个档案管理工作。2.建立电子文件共享系统设置科协档案人员与各业务部门档案文件管理负责人的计算机共享。为与将来的电子档案接轨，各业务部门文件管理负责人要将文件资料的电子版一份发送共享系统保存，一份由各业务部门自行保存。
（三）搭建有序高效的利用平台
1.共享系统查询如果所需查询利用的文件内容不涉密，也不需要查看文件的原件（因为电子文件淡化了原件的概念），查档人员就可通过各业务部门的文件管理负责人直接在共享系统查询所需文件。2.档案室登记查询在档案室门口备一本档案利用登记簿，如果在共享系统查询不到所需要的文件，或是需要查看文件的原件，查档人员可以随时将所要查询的相关信息进行登记，档案人员会第一时间进行受理。3.文档系统查询一般查询的权限在于档案人员，根据登记簿的查询申请，利用档案文档系统进行目录查询，再到档案室或档案馆进行查询利用。总之，科协档案管理工作应把握历史契机，主动融入新时代，创建适合科协实际工作的档案管理模式，使档案信息资源为科协工作发挥它应有的作用，从而助推提升科协履行“四服务”的能力。
作者：郑真珠
