优化馆藏是档案馆建设的必经之路

------仁和区档案局李红梅

建立覆盖人民群众的档案资料体系和方便人民群众的档案利用体系，是以人为本思想对档案工作提出的新要求，是科学发展的形势给档案工作提出的新任务，是对我国档案工作实践新趋势的新总结，也是对以往档案工作体系薄弱方面的新加强，档案馆能否适应社会发展的快节奏，充分发挥档案安全保管基地、爱国主义教育基地，公开政务信息查询点和档案信息服务中心的“四位一体”的功能，来提升档案局（馆）的地位，使档案工作从“三线”走向“一线”，使档案部门由“冷部门”变为“热部门”，其馆藏档案质量的高低是关键所在，这一点在社会主义市场经济体制下，在改革开放的实践中，已被档案界的同仁们所承认。然而，目前绝大多数区、县级综合档案馆的馆藏由于种种主、客观的原因，并不尽如人意，严重影响和制约档案馆事业的发展，根据多年来工作经验，就此机会谈谈档案馆如何优化馆藏的几点看法。

一、目前馆藏的现状

仁和区档案馆现保管有1950-2007年的103个全宗8个门类（文书、会计、科技、专业、录音录像、照片、实物、电子）的档案资料91342卷（件、盒、册、盘、张）。其中文书档案28736卷、14914件(折合1419卷)；会计档案6269卷；科技档案1093卷；专业档案11258卷（盒）、10170件(折合为1017卷)；照片档案138卷5572张；电子档案99张；录音录像档案10盘；实物档案 1004枚（块）其中：印章997枚、省级以上奖牌5块、字画1幅；100年程氏家谱1册；资料13330册。

根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》，档案馆是党和国家的科技文化事业机构，是永久保管档案的基础，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。（本法所称的档案，过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录），但由于馆舍面积小、人员少、经费不足等问题严重影响和制约档案馆的发展。致使档案馆现有馆藏档案很难适应现代化社会发展的需求，主要表现如下几个方面不合理：

 一门类单一。文书档案所占比重过大。我馆现有馆藏9.1万卷（册），文书档案占总数的６5％以上。但是从档案概念理解，档案除党政档案，即文书档案外，还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。文书档案收集得齐全完整，固然重要，但再齐全完整的文书档案所反映的历史面貌仍带有片面性。

 二载体单一。走进档案馆库房，看到一柜柜、一架架码放整齐的纸质档案，而照片、底片、录音、录像、光盘、实物等载体的档案却寥寥无几。纸质档案与非纸质档案在馆藏中的数量比是５００∶１到１００∶１之间，也就是说一个拥有9.1万卷纸质档案的档案馆，其馆藏非纸质档案只有馆藏档案的4.8%。。

 三内容单一。在以纸质的文书档案是馆藏档案主体的前提下，其内容的单一在所难免。翻开文书档案的案卷目录，我们可以看到这些档案的内容是：党政会议记录、年度工作计划总结、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政策法规文件等，从这些材料中我们虽然也能了解一个单位的工作开展情况，但对其中的某一项业务的具体开展与发展变化，则只能了解梗概，因为更深入、更详细的记录只能从这项工作开展时所形成的科技档案或专门档案中找到。

 四玉石混杂。由于机关档案员业务水平有限、责任心不够强，致使其单位形成的档案存在着很多质量上的问题，归纳起来有：１、重份文件归档立卷问题（如：一份相同文件可以同一全宗不同保管期限中出现，也有可能在同一全宗同一保管期限中不同卷中出现）；２、保管期限划定过长问题（如：平级部门、还上级主管部门的年度工作总结保管期限被划定为长期）；３、重复进馆问题：（如一份20多人领导干部任免文件，可在20多全宗的永久卷可同时保存；上级业务主管部门下发的需要遵照执行的文件，这类文件按规定应存为长期，本地区的几个单位同属一个上级业务主管部门，十年后，档案馆就不可避免地要收进同一份文件若干件。上述问题我想并不是一、两个档案馆所在，应该说是档案馆的通病吧！

 五信息滞后。随着社会的发展，信息作为一种社会资源，受到社会的普遍关注，在档案馆中保管的档案大多是10年以前形成的，时间性、时效性大大减弱，试想，馆藏中的那些反映计划经济的历史记录，对当前产业化调整、农村改革能有多少帮助。二是现行文件服务中心所公开信息收集不够及时性、内容不够齐全完整，影响了利用。由于部分单位对公开信息送交不够重视仍存在,如一些群众较为关注的房屋拆迁、生活保障等政策文件的缺乏，造成不能充分及时满足群众的需求。

面对上述种种不合理性，面对当今竞争社会对档案馆提出的挑战，我认为区县级档案馆的馆藏结构必须调整，才能适应社会发展的需要。

二、解决的对策

对策之一：走“特色”之路。地方综合档案馆因其“综合性”，馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处，办出自己的特色。所谓“特色”，应有二层含义。其一，是地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外，还应着重反映本地区的“地方特色”。每一个地区都会有其独到之处，或工业生产，或农副产品，或文化教育，或科学研究，或自然资源，或名胜古迹，或人文景观，或风俗习惯，将这些“独到之处”的各种资料收集全，就是这个档案馆与其他馆的不同之处。应该指出的是，一个地区的“独到之处”不是一成不变的，它会随着社会的发展而变化，档案馆收集地方特色档案必须及时了解动向，调整收集对象。其二，馆藏特色。这个概念相对“地方特色”而言。地方特色指的是馆藏档案能反映本地区的某一独到之处的特色，而馆藏特色是说，馆藏中某种门类或某种载体的档案较多，从而形成本馆的特色。如：有的档案馆收集了大量的照片档案；有的档案馆拥有本地区党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案；还有的档案馆建立了人物档案全宗，把本地区的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起，建立名人档案全宗。在实践中，地方特色与馆藏特色相辅相成，二者往往是互为依托，又互相补充，在突出地方特色的同时，自然而然地突出了馆藏特色，反之亦然。应该说走特色之路已是一条优化馆藏的成功经验。

论文对策之二：走“精品”之路。精品意味着高质量，而提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手。第一，对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。第二，严把进馆质量关，把重份文件立卷，保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前。第三，加强馆藏信息资源的开发。现有馆藏资源的开发途径有三：１、做好开放工作。除馆内年满三十年的档案要按期向社会开放外，根据《档案法实施办法》的有关规定，可将“经济、科学、技术、文化等类”档案随时向社会开放。２、做好编研工作。通过编研工作把散落在不同全宗，不同案卷的有价值的信息，分门别类编写成系统的参考资料。这种参考资料是馆藏中某类信息的集合，它所产生的利用价值和效益是哪一条单个的信息都无法比拟的，它使那些因先天不足，如：立卷不科学，收集不齐全等，后天又难以弥补的案卷质量得到“升华”。3、重视已有档案中信息资源的整合与开发。如民生档案资源的整理与开发，在过去已形成的档案中，含有大量的民生信息，与改善民生、维护广大人民群众合法权益息息相关的婚姻档案、知青档案、劳动保障二轮土地承包、移民安置、计划生育、土地征用、农民建房等由于历史原因处于保管分散，检索不甚便捷的民生档案，优先整理、优先数字化，建立科学检索体系。总之，走所谓“精品”之路，就是要在提高案卷质量和开发信息资源上做文章。

对策之三：拓宽馆藏信息领域。一是根据《档案馆通则》中对区县级档案馆接收时限在“１０年左右”的规定，可以考虑对一些重点部门或机关的接收时间适当提前，其提前的“度”掌握在３－５年为宜。二是实现馆藏档案数据互动，按时接收各单位目录数据和全文数据。发挥档案馆的“中介”作用，使一些室藏档案提前产生社会效益。三是收集与馆藏档案有关的各种资料如本馆根据馆藏编写的各种文件汇集和档案参考资料，其他部门或单位编写的与本地区有关的地方志、专业志、年鉴、统计数字汇集以及口碑性、传说性的文章、书籍等，使之成为档案信息不可或缺的一种补充。四是切实发挥好档案馆政府信息查阅场所作用。中心应及时收集有关房屋拆迁、企业改制、城市建设、农村、城市居民医保、养老保险、计划生育等方面文件，为群众解决切身利益，了解党和国家的方针、政策，消除疑惑、化解矛盾，为和谐社会的构建作出积极努力。