21世纪企业档案工作论略
国华徐州发电有限公司总经理工作部综合档案室 王巍
[内容摘要]本文阐述了企业档案工作发展的依据、现代企业档案工作发展趋势，认为我们应正确认识企业档案工作走势，调整企业档案行为，巩固和发展现代企业档案工作成果，以适应21世纪企业档案生存和发展的需要。
[关键词] 21世纪 企业 档案工作
当今世界，科学技术日新月异，知识经济的浪潮正在悄然兴起；在21世纪，知识驱动、结构改革、管理创新将成为企业发展的主旋律。作为中国经济的脊梁――企业，正处于经济转型的关键阶段。企业转型期的档案工作及其适应市场经济需求等，成了档案界的热门话题，因此，正确认识企业档案工作走势，调整企业档案行为，对于巩固和发展现代企业档案工作成果，使企业档案工作以崭新的姿态在21世纪阔步前进，具有十分重要的意义。
一、企业档案工作发展的依据
1.现代企业更加依赖档案信息资源。所谓现代企业制度，是特指以产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学为特征，以法人治理结构为核心，形成出资者与经营者之间相互制衡关系的现代公司制度。由于公司制具有特别适合市场经济发展的运行机制，已经成为现代企业的典型形式。这些机制是在法律允许的范围内，为追求利润最大化进行自我改造、自我发展的动力机制；按市场需求进行生产经营决策与资源配置的竞争机制；自主地作出实现自身利益的各种决定，自主经营的决策机制；来自出资者、生产经营者双方的利益约束机制和财产约束机制。所有这些机制的形成及其作用的实现，离开企业档案资源是难以奏效的。企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知识宝库，是企业的宝贵财富。不因外部条件的影响而变化，这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。
2.现代企业档案工作的发展需要新的生长点。我国的企业档案工作经过50多年的发展，已经形成可观的资源规模和适合企业信息需求的档案工作秩序。改革开放以来，国家档案行政管理部门对企业档案工作的宏观监督、指导，进一步促进了企业档案工作的规范化与现代化，为企业档案工作充分满足企业各种信息需要奠定了比较坚实的基础。由于传统企业的档案信息需求一直疲软，企业档案工作虽然具备了深入开发档案资源的条件，但只能处于被动、“蛰伏”状态，难以有较大的发展。现代企业信息需求的硬化，为企业档案工作开辟了新领域、增加了新职能，为企业档案工作的发展注入了生机和活力，科学管理和深入开发档案信息资源将成为企业档案工作新的生长点。
3.知识经济使现代企业更加依赖档案资源。如果说，传统企业档案管理实现价值的手段主要来源于企业资本和劳动力的投入，那么未来企业档案管理存在价值则主要来源于知识，这是由新技术革命、企业未来走势和档案管理自身发展需求所决定的。高科技、引发档案新技术革命，决定了21世纪企业档案管理必然是知识型的。一方面，高科技手段的运用，必将产生大量的高科技文件，使得档案载体多元性、内容创新性和管理手段高层次性的特征更为明显，传统的纸质档案管理必将受到电子档案或更高层次档案管理的冲击。另一方面，高科技企业管理行为需要企业档案高效、优质的服务，它必将要引发企业档案管理的新技术革命，电子档案管理、网络化管理必将在大部分企业成为现实，而这一切只有建立在拥有知识、运用知识的基础之上才能实现。
知识经济的发展将企业的信息的利用能力提升为决定其生死存亡、成败兴衰的关键因素。在国内外竞争的巨大压力下，企业越来越重视对现有信息资源的收集和利用，进而大大提高现代企业的信息利用能力。知识经济的增长方式使现代企业重新认识了档案信息资源，对企业档案工作的信息处理能力提出更高的要求，为现代档案工作的发展提供了客观依据。
二、现代企业档案工作发展趋势
现代企业制度的实质是“产权明晰、权责分明、政企分开、管理科学”，它要求现代企业档案工作在所有权、管理效能等方面进行变革。企业所有权与法人财产权、经营权的分离，一方面使企业档案所有权呈多元化趋势，在国有企业，档案属于国家所有，而在私营企业、个体企业，档案则为私有财产，并受到国家法律保护。另一方面，由于企业自主化和经营行为的市场化，又要求企业档案工作面向财产所有者、企业经营者和市场客体实行全方位服务，要求企业档案部门逐步成为精干高效的运行实体，在档案服务中提高工作效能。
1.职能延伸。现代企业档案工作的职能或任务，是由现代企业的经营管理目的决定的。为了最大限度地获取利润，现代企业要调动一切因素，充分发挥各部门的创新能力，特别是信息利用的能力。档案资源是企业各职能部门创新的依据，企业档案工作在这方面的责任是显而易见的，要使企业档案信息资源最大限度地为企业创利，档案部门单纯“提供档案”由利用者来实现档案的价值，已经不能适应现代企业的要求。必须强化信息开发职能，使现代企业档案部门为企业赢利作出直接贡献。档案资源开发能力取决于档案的质量和数量，其前提是档案的收集和管理。（1）为了保证档案资源开发的基础，将更加自觉地控制企业文件的形成与积累，向科技或文件管理延伸；（2）将档案信息传播、档案信息咨询、档案信息编研、档案定题服务作为利用工作的“重点”，向档案信息的智能控制延伸。
2.档案信息网络化。受网络信息技术的影响，企业利用档案信息的要求提高，企业渴求快捷有效利用档案信息资源与传统档案服务受时空、地域和服务方式等因素制约的矛盾突出起来，企业档案信息服务受传统档案服务框架的束缚，影响了用户利用档案信息的主动性与积极性，用户与档案部门以及用户与档案信息之间的距离拉大。一个档案室只作为阅读和储存档案的场所、维持开展传统档案服务一成不变，则不利于企业在最大范围内发挥档案信息资源利用的社会效益和经济效益，不利于实现企业档案信息资源的共享。
无论企业采用哪种档案管理组织运行方式，其发展趋势只有一个，即信息传递网络化，它将以馆(室)藏档案作为基本信息源，呈放射状，实现企业内外信息互流，互流方式主要有三种：一是建立多层次档案信息网络，企业外部实行纵横信息分流，向上与企业主管部门互通档案信息，随时沟通企业档案工作动态；横向与兄弟企业保持联系，互通有无。二是建立微机网络。这是档案管理的高级形式，可分三个步骤实现，首先是单机存贮档案信息，有条件实现小范围联网；其次是多媒体、光盘与网络相结合，建立企业档案信息综合网络，实现企业内部微机联网，信息互流；再次是实现电子档案管理，步入信息高速公路，实现行业系统乃至全国企业档案联网。
3.实施知识管理。任何工作过程，都包含两种知识，即显性知识和隐性知识，显性知识易于整理和存贮，而隐性知识则集中存贮在人的脑海里，是人取得经验的体现。只有当两种知识达到最佳结合时，才能促进事业健康有效地发展。在企业档案管理体系中，实施知识管理，实际上就是通过实施人才、管理、信息战略，来促进这两种知识在企业档案管理中的最佳结合，从而达到发展企业档案事业的目的。笔者认为企业档案事业实施知识管理最佳战略主要有：
(1)知识型人才战略。知识经济是一种创新的经济，它的发展取决于对智力资源的占有，档案工作也是如此。而智力资源的载体是人才，因此，实施知识型人才战略是实现企业档案管理创新体系的核心。一方面，新型的企业档案管理要求档案人员必须是知识型高素质人才，而不是简单的手工劳动者。另一方面又要求企业管理者能以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才，建立档案人才库，并不断尝试采用新的模式高效率地使用和激励档案人才，充分发挥其聪明才智，为企业档案事业发展提供智力支持。
(2)知识型管理战略。传统型的企业档案管理强调的是本本、经验和默默无闻的辛勤耕耘精神。而随着高科技在企业中的不断推陈出新，靠原有的工作方式已难以适应新的需求，必然要通过知识型管理战略，即运用高科技本领、不断创新的技术知识，贯穿企业档案管理全过程，才能发挥最佳效能。
4.管理行为科学化。主要表现在以下几个方面：
(1)组织形式多样化。这是由市场经济体制中多种经济成分并存所决定的，概括起来大致有三种形式；第一种，档案信息中心，基本形态是档案、图书、情报、信息一体化。这是建构现代企业制度后，大中型企业档案管理模式的发展趋势。第二种，综合档案馆(室)，这是企业档案管理最为普遍的组织形式。第三种，文书与档案一体化，这是企业档案管理发展的新构想，随着办公自动化在企业中的广泛运用，使得文件现行周期缩短，为实现文书与档案一体化提供了可能性。以上三种组织形式必将在新世纪企业档案工作中各展风采，各尽其能。
(2)管理方法法制化。市场经济是法制经济，企业的各项行为也必将通过法规来约束和调整，因此，依法治档将成为企业档案工作的主旋律。宏观上，国家将按照档案法规来检查、督促企业档案行为，立足方向性，实行宏观的间接指导；微观上，就企业内部而言，主要是依据健全的档案标准化体系，注重档案管理的可操作性。
(3)手段现代化。先进的信息技术，如多媒体、网络技术、光盘技术将会广泛运用于企业档案管理，随着高科技在企业管理工作中广泛采用，“无纸”档案及其管理将成为企业档案工作发展的新趋势。
总之，企业档案部门在新世纪之初，应着力从战略的高度，分析研究企业未来发展趋势，调适企业档案管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的企业档案管理创新体系，为实现企业可持续发展战略保驾护航。
参考文献：
黄项飞：《转型期国企档案工作的发展趋势》，《中国档案》2000年第8期。
