文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
文件的主要作用有依据作用、法规作用、联系作用、传递与保存作用等。文件的种（类）及名称又叫“文种”。
文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。
收文处理程序包括签收、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归档（销毁）等。
行文规则就是机关单位之间行文时所遵循原则的总称。
同级或平行机关单位之间必要时可以联合行文。
上级机关单位各部门在各自职权范围内不可以各自向下行文。
请示应一文一事。
“报告”中不得夹带请示事项。
平时归卷的目的，坚持做好平时归卷工作的目就是为了加强文件的日常管理，有利于文件材料的齐全完整，防止文件散失或堆积，方便平时查找利用，并为立卷归档工作奠定基础。
案卷标题“三要素”作者、问题、名称。
《归档文件整理规则》即8号令是由国家档案局批准的中华人民共和国档案行业标准，于2001年1月1日实施。
机关档案的双重性：机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。
机关档案工作的双重地位：机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。
机关档案室档案综合管理的模式主要有集中存放式和分开存放式两种。
机关档案综合管理的意义：
1） 有利于提高机关档案工作的效率和整体水平
2） 有利于保证机关档案工作职能全面、统一地履行
3） 有利于机关档案的齐全完整、科学地保管
4） 有利于机关档案全面、系统地利用
5） 有利于集中财力、物力和人力，确保机关档案管理现代化，减少不必要的浪费。
6） 有利于强化机关档案工作机构，稳定和提高档案人员队伍与素质。
机关档案库房、阅档室和整理室 “三分开”。
机关档案部门移交档案的范围和内容：
（1） 重要的文书档案、科技档案和各种专门档案；
（2） 在机关立卷以及档案管理中形成的有关文件材料；
（3） 有关的资料和实物。
全宗是档案馆内的一个档案保管单位，是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案。
组织全宗基本形式：联合全宗、独立全宗。
立档单位是指符合全宗构成条件，所形成的档案能构成一个全宗的组织或个人。
档案馆档案征集方法：无偿征集、有偿征集、购买、征收（没收）、征购、交换等。
在一个全宗群内，全宗一般按立档单位初次进馆的时间先后顺序排列归类，并保持相对稳定。
档案保管单位是指档案信息和实体保管单元。
档案装具的排列原则有序上架，即“从里到外、从左到右、从上到下”。
全宗卷是指在管理一个立档单位全宗过程中形成的，记录和反映有关全宗及其档案管理历史情况文件材料所组成的专门案卷。
全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况、全宗内档案成份与数量的统计文件。
档案库房温湿度标准：温度一般应控制在14-24℃，相对湿度应控制在45-60%，在此规定范围内，温湿度每昼夜波动幅度温度为±2℃，相对湿度为±5%。30℃以上为档案保管的“高温区域”，相对湿度70%以上是档案安全保管的“高湿区域”。
库房温湿度调节与控制：密闭、通风、增温、增湿和降温、降湿等方法。
档案鉴定工作是指档案馆（室）及档案管理人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限，处理剔除而不再保存的档案的一项具体业务工作。是档案管理工作的一个重要环节。
档案鉴定工作的原则是必须从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。
档案保管期限表的结构和内容通常由条款号、条款、保管期限、备注以及说明等部分组成。其中条款和保管期限是最基本的项目。
档案统计工作的作用：1）为国家档案事业的发展与决策积累数据，2）为档案馆科学管理提供依据，3）为档案管理科学研究提供参考。
普通提供利用的方式主要有：调阅；借阅；提供档案复制件；提供档案摘录证明；函调和电话查询；档案网络查询服务等。
档案检索工具的基本功能表现在存贮和检索两个方面。
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
简报、情况反映、工作信息等 保存 10年
归档文件整理方法与步骤：以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（DB32/505-2002）要求。
一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；
计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。
