《归档文件整理规则》中规定，归档文件是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。”
其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。例如请示和批复，在复文发出或收到以后，在文书处理上就算已经办理完毕；一份通知收到后经过相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后就算是办理完毕。有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
