1. 范围
本标准规定了音像档案著录格式、著录项目及著录细则。
本标准适用于大连市各级综合档案馆、机关档案室音像档案的著录，其它各专业档案馆、档案室可参照执行。
2. 引用标准
GB/T1-19 92 档案工作基本术语
GB/T11821-2002 照片档案管理规范
DA/T18-1999 档案著录规则
3. 术语
3.1 音像档案
国家机构、社会组织以及个人在行使职责或从事社会活动中形成的、具有保存价值的影片（正负片）、唱片、录音带、录像带等不同载体为材料，辅以文字说明的历史记录。
3.2 音像档案著录
在编制音像档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析选择和记录的过程。
4. 音像档案目录数据格式 见表1
表1：音像档案目录数据格式
序号 字段名称 字段名 类型 长度 取值范围
1 分类号 FLH 字符 24 字符
2 档案馆代码 DAGDM 字符 6 字符
3 档号 DH 字符 50 字符
4 盘片号 PPH 字符 5 字符
5 件号 JH 字符 4 字符
6 参见号 CJH 字符 70 字符
7 题名 TM 字符 254 字符
8 摄录者 SYZ 字符 60 字符
9 责任者 ZRZ 字符 60 字符
10 摄录时间 SYSJ 日期 8 日期
11 摄录地点 SYDD 字符 60 字符
12 开始时间 KSSJ 日期 8 日期
13 结束时间 JSSJ 日期 8 日期
14 归档日期 GDRQ 日期 8 日期
15 出版者 CBFXZ 字符 60 字符
16 语种 YZ 字符 10 字符
17 密级 MJ 字符 6 字符
18 保管期限 BGQX 字符 4 字符
19 载体类型 ZTLX 字符 12 字符
20 载体规格 ZTGG 字符 12 字符
21 文字说明 WZSM 字符 254 字符
22 主题词 ZTC 字符 100 字符
23 附注 FZ 字符 100 字符
5.音像档案著录要求
5.1 分类号
依据《中国档案分类法》和GB/T 15418-94《档案分类标引规则》的有关规定著录。
5.2 档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录。
5.3 档号
档案馆、室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。用50位代码标识。由全宗号、档案类目号、保管期限代码、盘片号、件号组成。其格式如下：
全宗号-档案类目号-保管期限代码-盘片号-件号
5.3.1 全宗号
档案馆给立档单位编制的代号。用5位代码标识。
5.3.2 档案类目号
表示档案种类及其属类的代号。档案类目号按照档案分类方案执行，根据需要可用到二级类目。
5.3.3 件号
音像文件在某一全宗某一保管期限某一盘片内的排列从“1”开始的顺序编号。用4位代码标识。
5.4 盘片号
盘片顺序号。
5.5 参见号
与音像档案有密切联系的其他载体的档号。其格式如下：相关档案种类+档号。
5.6 题名
表达音像档案中心内容、形式特征的名称。音像档案的题名为说明性题名，应简明概括、准确反映音像的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素要齐全。
5.7 责任者
形成档案内容并对其负有责任的团体或个人。著录责任者时，一般用全称或通用简称。
5.8 摄录者
拍摄音像作品的团体或个人。一般填写个人，必要时可加写单位。
5.9 摄录时间
拍摄音像作品的时间，用8位阿拉伯数字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2002年3月15日写作20020315。
5.10 摄录地点
音像作品主题地点。著录档案内容发生或涉及的有检索意义的具体场所。
5.11 开始时间
著录盘片中每份音像文件播放的开始时间。用8位代码标识。
示例：某份文件开始播放的时间是1小时02分03秒写作 01：02：03
5.12 结束时间
著录盘片中每份音像文件结束播放的时间。用8位代码标识。
示例：某份文件结束播放的时间是1小时49分26秒写作 01：49：26。
5.13 归档日期
档案归档时间。用8位阿拉伯数字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2006年7月27日写作20060727。
5.14 出版者
著录音像档案出版发行制作者。
5.15 语种
著录正文语言种类。
5.16 密级
文件保密程度的等级。一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。
5.17 保管期限
按照音像档案的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。著录音像形成时所定的保管期限，分别用“Y、C、D”对应永久、长期、短期。
5.18 载体类型
音像档案载体物质形态的种类。
5.19 载体规格
音像档案载体的尺寸及型号等。
5.20 主题词
在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。主题词按照DA/T 19-1999《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表及进行标引。
5.21文字说明
文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示音像作品所反映的全部信息；或对题名未及内容作出补充。
5.22 附注
著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后。
