企业档案鉴定工作,是指企业依据一定的原则和方法,通过分析判定档案的价值,确定保管期限,并处理销毁已失去价值的档案。企业档案鉴定工作应定期进行,具体由企业根据实际需要确定。档案价值的鉴定是一项涉及档案命运的严肃工作,必须建立档案鉴定制度予以保证。
企业档案的鉴定工作,应当有领导、有计划、有组织的,按鉴定程序进行。
(1)编制或审核保管期限表
保管期限表,是企业档案鉴定的依据性文件。没有保管期限表的企业,鉴定前要按照有关的规定编制;已有保管期限表的企业,要进行审核,根据需要予以修改和补充;
(2)组织鉴定班子(鉴定小组)
鉴定工作组织应当由企业分管领导、相关业务人员以及档案管理人员三种类型人员组成,以保证鉴定工作的顺利开展;
(3)拟制鉴定计划,做好各种准备
企业档案鉴定前,应拟制一个周密的计划,应包括以下内容:本次鉴定的目的、主要范围、目前库藏情况的分析、鉴定的时间安排等;
(4)进行阅卷和分析
企业档案鉴定一般采用直接鉴定法,具体做法是:以集中阅卷的方式,来逐件审阅案卷,审阅后填写“企业档案价值鉴定表”,对应继续保存的档案材料,提出延长其保管期限的理由;对准备剔除的档案材料,提出淘汰销毁的理由。填写好的鉴定表连同案卷一齐交由鉴定组织做进一步的复查与审核,由其最后批准继续保存或销毁处理;
(5)做好善后工作
鉴定的善后工作,主要包括两项:一是进行鉴定工作总结,针对本次鉴定的情况,发现企业档案管理中存在的问题以及下一次鉴定的建议等;二是进行档案材料的处理,对于鉴定后延长了保管期限的档案材料要原卷归位,对于已失去保存价值的档案材料,要进行销毁处理。国有企业在销毁档案前,要造具清册,提出销毁报告,经企业领导审批,并报送有关档案行政管理部门备案。销毁档案应执行监销制度,即档案销毁工作应有专人负责,按照规定指派以上监销人员。
国有企业在产权变动过程中不得擅自处理和销毁档案。