中图分类号G271 文献标识码A 收稿日期2015-10-29
疾病预防控制机构是政府实施疾病预防控制与公共卫生技术管理和卫生监测检验技术服务的公益事业单位，是集疾病预防与控制，卫生检测与评价，健康教育与促进，业务培训、指导与技术咨询服务为一体的疾病预防控制机构。疾控档案是在疾病预防控制工作活动中形成的长期积累的具有保存利用价值的各类文件、调查表、影像、奖牌及其他不同形式的历史载体档案，疾控档案包括文书、业务、会计、科技、声像和实物等档案的管理，覆盖疾控中心各部门，是疾病控制管理工作中的重要组成部分。随着疾病预防控制工作的不断发展，如何以适宜的档案管理方法为县区级疾控预防控制工作服务，成为当前基层疾病预防控制中心发展中一项需要着重思考的现实问题。
一、合肥基层疾病预防控制机构档案管理工作现状分析
1.档案专职人员匮乏。调查显示，合肥市目前的九个县（市）区（合肥所辖四个县、一个县级市、四个区）中，无一人为档案管理专业型人才，均为兼职档案管理人员，且未获得安徽省档案局、安徽省人社厅颁发的《安徽省档案人员岗前考试合格证书》，导致我市基层疾病预防控制中心档案综合管理能力相对较差，归档移交档案欠规范，档案资料收集移交不及时，业务档案大量未处理，有的县区甚至资料未作任何分类即归档或直接不归档。
2.档案管理软硬件设施不达标。虽然各疾控中心近年来相继新建了办公大楼，改善了实验室和办公条件，但对档案室的投入还远不足，大部分县区依然沿袭传统的铁皮档案柜保存档案模式，统计显示九县（市）区仅有三县区配备了移动式密集架，无法保证档案的温湿度控制，“八防”设施也无法落实。同时因档案管理设施不足，也易造成纸质档案受潮，意外受损丢失等现象。有的虽已添置了计算机、数码相机、扫描仪等设施，但无一家县区档案馆配备档案管理软件，档案信息资源没有充分开发利用，大部分疾控中心档案仍然处于人工检索阶段，把档案资料全文扫描的根本没有。
3.档案管理制度不健全。目前，我市基层疾控中心均制定了较为完善的疾病预防控制工作管理制度，而涉及疾控档案管理的制度却较少，没有统一规范的疾控档案管理制度。当前我市基层疾控档案没有规范的文件材料归档范围，资料收集难以完成，有保存价值的文件材料得不到统一收集，造成档案收集不完整，档案保存工作失去了完整性。部分业务科室工作人员档案保存意识不强，工作中形成的文件资料随意丢弃，有的甚至长期锁在个人抽屉里，时间久远，导致工作中形成的有保存利用价值的文件资料丢失、损坏，无法及时有效地提供高效利用。
4.档案归档资料收集范围不广泛、资料不完整。目前，我市基层疾控中心档案收集的范围重点放在文书档案的收、发文件和重点专业的业务档案，而如单位的科技档案、声像档案和实物档案几乎没有收集，大部分存放在科室或者个人手中，导致归档资料收集范围不全。同时，基层疾控中心档案管理人员也未能同业务科室做好沟通和交流，导致业务科室移交的业务档案资料缺失内容，归档资料不完整。基层疾控中心专业包含传染病、免疫规划、结核病、艾滋病、消毒杀虫、环境和职业卫生、食品和学校卫生等，每个专业的职能各不相同，在工作中形成的文件材料内容也不相同，而实际工作中却往往有一些具有较高保存价值的文件材料被专业科室自行收藏起来，档案管理部门却难以收集齐全，致使档案归档资料的严重不完整[1]60。
二、改善基层疾病预防控制中心档案管理的对策
1.建立档案管理人才培训机制，提高人员专业素质。在疾病预防控制中要将档案人员的专业化培训纳入中心的人才培训计划，需要有针对性、系统性地对专兼职档案管理人员实施专业化培训，如文书工作和档案法规、档案管理、档案信息化、档案学原理等，做到档案管理岗位须持有《安徽省档案人员岗前考试合格证书》。除开展系统培训外，还可以积极参与上级档案管理部门举办的档案业务知识继续教育和学术交流活动。同时，档案管理人员还应具备OA办公系统、档案情报学、档案检索等相关学科知识，以更好地提高疾控档案管理人员专业素质。从而避免了兼职档案人员在归档资料收集中出现的不完整、不准确，为基层疾病预防控制中心档案管理工作开展提供了人才基础[2]53。
2.加大必要的软硬件投入，实现档案管理现代化。基层疾控中心要实现档案管理现代化，必须加强疾控中心基础设施建设，增加资金投入，更新档案管理硬件设备，改造档案库房，配置空调、除湿机、档案密集架，设置防火、防盗的自动监控系统，添置扫描仪、路由器、网络安全软件等网络设备。其次，引进适合疾控中心的电子档案管理软件，建立档案的信息存储和检索系统，利用档案管理软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等多途径工作。以改变传统手工操作信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。同时，同OA办公系统相互衔接，使文书档案直接存入电子档案管理系统，使文件从最初的手工移交到向综合档案室移交档案通过计算机和网络的现代化转变。实现档案的检索、编研、保管、利用全部电子化的飞跃。只有从根本上改善档案管理的软硬件环境，夯实基础，才能使基层疾控中心档案管理工作获取最大的利用效益[3]48。
3.建立完善的档案管理制度，规范档案行为。建立完善的档案规章制度，是保证档案管理工作的健康持续发展的基础。完善的档案管理制度，要依据《档案法》《卫生档案管理暂行规定》等法律法规，结合基层疾病中心的档案工作实际，制定综合档案室管理制度、档案归档整理工作流程、档案分类编号方案、归档范围和档案保管期限表等一系列管理制度和要求，最大限度地减少档案管理中的人为性、随意性，使档案的整理、收集、鉴定、保管、统计、利用及借阅、库房管理等全部制度化。同时，组建由分管领导、档案室专职、各科室兼职档案人员组成的档案管理队伍，从而保证了档案信息的完整性、广泛性，使档案管理的行为趋于规范化。
4.充分开发领导资源，强化档案管理责任主体。“一把手”重视是基层疾控中心做好档案管理工作的保证，成立由中心主任主抓、分管主任具体抓的档案管理领导小组，综合档案室配备专职档案员一名，各业务科室（部门）指定兼职档案员一名，实行专人负责和兼职管理相结合的原则。专职档案员负责全单位的档案管理工作，做好文书、声像、实物档案的收集、整理、立卷和归档工作，同时将资料信息录入电子档案管理软件。专职档案员还应指导、督促科室兼职档案员做好本科室文件资料的管理，每年按时将本科室的档案资料移交综合档案室，确保文件资料的整理、收集、立卷、归档等工作规范、有序、完整。同时单位领导要将档案管理工作纳入单位发展计划，与单位业务建设同步规划和发展，将档案目标管理列入领导的议事日程，有计划、有步骤地开展档案工作。
5.变被动为主动，强化档案信息资源开发利用。疾控档案是疾控中心在工作活动过程中形成的历史记录，其最终目的必将作为信息资源为疾病预防控制工作服务。因此，档案管理工作不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以档案利用为目的的指导思想，要改变坐等上门查档案的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，及时、快捷地服务于利用者[4]13。档案管理部门在调研档案信息资源利用需求的基础上，结合本单位室藏档案的特点，开展多种层次的编研加工，如编研《疾控中心组织史》《疾控中心年鉴》等资料，科学地开发档案信息资源，为利用者提供多层次、多方面的信息[5]27。
参考文献
[1]姜伟红.疾病预防控制中心档案管理工作存在的问题及解决的途径[J].黑龙江史志，2014（10）.
[2]刘忠俊.疾病预防控制档案管理现状与思考[J].办公室业务，2015（4）.
[3]刘雪玫.浅谈基层疾病预防控制中心档案管理现代化[J].办公室业务，2015（3）.
[4]张浩.浅谈医院档案管理存在的问题及对策[J].安徽卫生职业技术学院学报，2013（12）.
[5]才让.疾病预防控制机构档案管理现状及对策初探[J].兰台世界，2007（10）.
作者：张伟 单位：合肥市疾病预防控制中心
