科技档案编研成品交流的现代化

如前所述，科技档案编研成品交流的最终目的是为了利用。为了更好地利用，就必须提高交流工作的效率。传统的、手工的交流方式，在过去的档案信息交流中发挥了巨大作用，即便在当前和今后，某些传统、手工的工作方式仍然不能废除。但是，随着科技档案编研成品的不断增多和利用者对其需求的日益迫切，使得交流工作量大为增加。对此，只有不断改进交流工作，提高交流效率，才能最大限度地满足利用者的需求。在科技档案编研成品交流中应用现代高新技术，可以提高交流的自动化程度，加快交流速度，节省交流时间，显著提高交流效率。现代高新技术有三个关键成分：首先是简便、价廉、体积小、密度高的信息存贮载体技术，如缩微技术、光盘技术等；其次是操作、浏览和查找这些存贮记忆的设备——各种计算机及其有关设备；第三是远距离快速传递信息的手段——电子计算机通讯系统和通讯网络。在科技档案编研成品交流工作中实现现代化，主要体现在上述第一、三方面。

（一）交流载体的现代化

文献信息交流载体的发展是与人类科学技术的进步相一致的，走过了从简单到复杂，从低级到高级的曲折历程。回顾既往，从甲骨、金石到竹帛和纸张，各种载体的更迭，无不体现着当时生产力和科学技术的发展水平。在信息时代的今天，虽然以纸张印刷方式生产的传统文献仍占据重要地位，但各式各样新型文献载体的出现，使文献呈现更为丰富多彩的面貌。半个世纪以来，缩微胶卷、缩微平片、录音带、录象带、激光视盘及电子计算机磁带、磁盘和光盘等相继问世。这些采用新材料、新技术制成的新型文献载体，有的加大了信息的存贮密度，有的加快了信息的传递速度，有的声象兼备，增强了信息的传播效果，而这些都是传统文献载体所不能比拟的。科技档案编研成品交流载体的现代化，主要体现在缩微技术和光盘技术的应用上。

1.缩微技术的应用

（1）缩微品的种类

① 缩微胶卷。目前有三种规格的缩微胶卷， 即16mm、35mm和70mm，其中16mm的缩微胶卷适合于拍摄A3尺寸（297*420mm）以下的科技档案编研成品原件；35mm的缩微胶卷适合于拍摄图纸和较大幅面的图集、画册等编研成品；70mm的缩微胶卷适合于拍摄更大幅面的图纸和对影像清晰度、精确度有较高要求的原件。

②缩微平片。缩微平片型的科技档案编研成品是用单张胶片拍摄而成，其基本尺寸有两种：125mm*75mm；148mm*105mm，后者是目前缩微平片的国际标准，适合于拍摄A6尺寸的原件，此种规格的缩微平片有三种不同的缩摄倍率：普通缩微平片可拍摄原件98页；超缩微平片可拍摄原件2500-3200页原件；特超缩微平片可拍摄22500页原件。

（2）缩微型载体的优越性

缩微型科技档案编研成品有着传统的印刷型文献无法替代的优点，如：

①体积小而存贮信息密度高，有利于节省空间；

②规格统一，有利于整顿流通环境和快速检索；

③生产速度高，有利于科技档案编研成品的大量生产，提高复制工作效率；

④复制容易，有利于缩微出版，广泛交流；

⑤价格便宜，其成本远低于印刷型文献；

⑥有灵活性，可随意扩大或缩小；

⑦保管性好，保存期长，不易损坏变质；

⑧传递方便，易于交流。

毫无疑问，缩微技术给科技档案编研成品的交流带来的好处是巨大的，但与此同时也产生了一些不可回避的问题，其中最主要的是设备与人们的使用习惯方面的问题。要使用缩微型科技档案编研成品就必须有阅读机、复制机与之配套，这些设备通常价格不菲。为了使用新的设备，还必须培养利用者具有使用新设备的习惯和技能。而这些条件，不是所有参与交流的机构和人员都具备的。尽管如此，缩微技术应用于科技档案编研成品的交流，仍有着广阔的前景。

2.光盘技术的应用

光盘技术即光学存贮技术。它在科技档案编研成品交流中的应用，是继缩微技术的应用后又一影响深远的技术进步。

（1）光盘载体的功能特性

①存贮密度高，容量大。一张标准规格的CD-ROM光盘可记录550兆字节的信息，相当于1500张双面双密度软盘的容量。与磁盘相比，光盘存贮密度要高出50-200倍。

②具有显示多种信息的功能。光盘既能存贮与显示文字与数字，又能记录与显示彩色活动图象；不仅能用于存贮视频信息，而且能存贮音频信息。光盘具有的这种集文字、数据、图象、色彩和声音于一体的综合存贮和演示功能，是磁存贮和缩微存贮技术所不及的。如磁盘只用来存贮文字和数字；缩微胶片仅能存贮静态的图、文，而不能存贮声音与显示活动图象。可见，在存贮与显示多种信息的功能方面，光盘作为记录科学实验和技术革新过程的科技档案编研成品的载体，有着得天独厚的优势。

③可与计算机相连，实现信息的自动化处理。由于光盘处理的是数字信息，属于数字存贮系统，因此能很容易地通过标准接口装置与各类计算机相连，从而实现科技档案编研成品内容信息的检索、显示和远程传输。

④高质量的定格功能。与录音带、录象带和磁盘相比，光盘的定格功能具有三大优势：一是定格画面清晰度高，画面稳定；二是定格时间长，一幅画面可以定格几天几夜；三是逐幅播放，向前向后均可随意，从而为详细研究科技档案编研成品内容的某一细节提供了条件。

⑤可任意改变播放顺序。以光盘作为载体的科技档案编研成品，在播放时可按照利用者的意图，打乱原有的内容结构，光盘可按重新编排的顺序播放，以不同形式满足利用者的需求。

⑥复制效果逼真。磁记录和缩微胶片等载体的科技档案编研成品每复制一次，影象清晰度都会受到损失，而光盘则不然，因为光盘是通过激光的照射来摄取信号，永不磨损，故而光盘每次复制，都会产生与原件一样逼真的复制件。

（2）光盘的种类

①只读光盘（CD-ROM）。为光盘的第一代产品。这种光盘上的信息是由生产者写入，使用者只能读出和复制，而不能对已记录的信息进行修改。只读光盘作为科技档案编研成品的光盘数据库，多用于大型专业用户和加工传递系统的交流工作。

②一写多读式光盘（WORM）。光盘的第二代产品。这种光盘不仅可读出信息，而且可以根据用户的需要在载体未记录的部分追加写入新的信息。WORM光盘既可作为科技档案编研成品的全文存贮载体，在直接传递系统和中转传递系统中流通，亦可作为加工传递系统积累数据的重要工具。

③可擦式光盘（ORAM） 。光盘技术发展的第三代产品。这种光盘具有光存贮的一切特点，同时，在写入信息后，还可抹掉重新写入新的信息，最多可反复抹掉100万次。ORAM光盘作为科技档案编研成品交流的载体，不仅能随机直接查找，还可作为电子化复制品的媒体。此外，对那些由于各种原因需终结交流的科技档案编研成品，可极为方便地予以删除，录入新的内容。

3.光盘与缩微胶片的定性比较

作为科技档案编研成品的载体，光盘和缩微胶片在科技档案编研成品交流的现代化方面，都有不可低估的影响，但同时也应看到它们各有自己的优势和局限。下面仅从差距较大的几个主要方面对这两种载体进行比较，利用者可根据自己的实际情况和使用目的，适当选用。

（1）寿命：光盘不如缩微胶片。高质量的缩微胶片，若使用和保管得当，可保存数百年之久；而光盘的寿命，从目前情况来看，一般只有20年。光盘上的信息如需长久保存，至少每20年就要复制一次，故其存贮成本远远高于缩微存贮。因此，只有那些使用率较高的科技档案编研成品才适合采用光盘形式。

（2）保真性和可靠性：光盘不如缩微胶片。缩微品是按原始文献拍摄而成的，绝对忠于原件，且不易被篡改，故许多国家都明文确认缩微文件的法律效力；而光盘存贮的文献信息是经过数字化处理的，在信息转化为数字编码的过程中，技术稍有不当即可丢失信息，同时也存在被人篡改的可能性，因此可靠性差，只能起参考作用。那些作为决策或科研、生产和管理的重要依据的科技档案编研成品，若存贮于光盘中，不能销毁原件。

（3）与计算机结合：缩微胶片不如光盘。光盘存贮的是二进制的数字信息，很容易通过必要的装置与计算机相连；而缩微胶片存贮的都是模拟信息，因此难与计算机结合。尽管已有许多与缩微技术相关的计算机系统问世，如计算机缩微检索系统、计算机输出（或输入）缩微胶片系统以及缩微传真系统等，固然都是缩微技术的可喜进步，但这些系统不论在工作效率、使用的灵活性与实用性以及应用的普及性等方面，都赶不上光盘系统。

（4）标准化程度：光盘不如缩微胶片。标准化程度是保证记录载体的高质量、通用性及可交换的基础。缩微系统在长期应用过程中已较为成熟，并制定了一整套标准以实现从产品、工艺到存贮的标准化；而光盘系统，除CD-ROM产品的标准化程度较高之外，其它产品的标准化工作才刚刚起步，还有很多空白。预计在今后相当长的一段时间内，缩微标准化的水平和程度仍将领先于光盘。

（二）传递手段的现代化

电子计算机技术和现代通讯技术的有机结合，形成了空前未有的技术优势，可使文献信息迅速传递到世界任何地方的用户手中，对文献交流的时空概念产生了深刻影响。唐代诗人有这样的诗句：“一驿过一驿，驿骑如星流。平阳发咸阳，暮及陇山头。”诗中所描写的通过邮驿传递官府公文的状况，早已一去不复返。邮电事业的出现以及各种交流机构的参与，大大缩短了文献交流的距离和速度。而真正给文献交流带来历史性巨大变革的传递手段，是计算机通讯网络。

从我国情况看，科技档案编研成品通过计算机网络进行传递交流，主要有以下几种形式：

1.档案计算机局域性网络

由于受资金和现有技术等因素的制约，档案计算机网络建设不可能一步到位，而一些有条件的单位，特别是办公室自动化起步较早的单位，是完全可以自建局域性计算机网络来促进科技档案信息的交流。如某大型企业在80年代中建立的工程档案自动化管理系统，就是这样的局域型网络。它采用的硬件为AST-386微机，主机硬盘为230MB，内存4MB，有4台终端机，3台打印机；系统软件为XNEX R2.23汉化版，应用FOXbase语言，给合系统SHELL功能，实行多终端联机操作以及终端级打印。

科技档案编研成品是依据科技档案材料加工而成的科技信息产品，同样具有查考、依据作用。因此，当一件编研成品产生后，除有针对性地传递给相关用户以满足他们的需求外，还应建立编研成品档案，纳入本单位的局域性网络进行定向交流，继续流通。局域性网络的主要功能是档案的计算机检索。检索是文献交流过程中的关键环节，它是将文献传递给用户的一条重要渠道。通过检索，科技档案编研成品就有可能跨入文献流通领域，使之得到反复利用。

2.档案计算机网络集成系统

近年来，随着计算机技术的普及和应用，已有相当数量的档案部门应用计算机处理日常工作，取得了一定成绩。但是，由于起点低，应用范围有限，且大多都是孤军作战，各自为政，倘若长此下去，必然制约档案工作水平的提高。因此，尽快建立地区或专业系统的档案计算机网络集成系统，已成为当务之急。

档案计算机网络集成系统应具有如下功能：

（1）能联机进行档案的编目、检索和统计；

（2）能建立光盘数据库及进行光盘文献的检索和有关服务；

（3）能实现与缩微设备的联机共享；

（4）能满足档案利用者迅速、准确的联网查询要求；

（5）能与Internet、Chinanet等国际国内其它网络进行无缝互联、服务，以及与全国各级各类档案馆进行信息交互，互通有无。当然，该集成系统应设置安全口令，程序、文件和数据库应有授权保护。同时，在网络建设过程中，还应充分考虑系统的可扩展能力，不致因技术改造和设备增加的影响而重新调整。此外，该集成系统应允许同种或异种局域网之间以简单方式相连并可连接远程工作站。网络工作站应根据具体用户的具体业务，分为不同等级，不同级别享有不同权限，具体操作由选定的网络操作系统规划和设计。

3.国际国内互联网

当今互联网上信息量之大，传递之迅速，传播之广泛，影响之深远，已经完全超出入们的想象，网络技术正改变着人们日常生活的各个方面。就连一向令公众莫测高深的政府机构也纷纷设立网站，向人们提供政策、事务咨询等服务。人们足不出户，便可通过互联网跨越时空地传递和获取信息。网络正成为人们交流信息的首选方式。在这种必然趋势之下，目前已有的档案计算机局域网或网络集成系统如何进入互联网的问题，已经或即将成为档案界面临的重要课题。

有些档案界人士认为，网上流通的信息有被篡改的可能，对档案的凭证性和依据性构成威胁，因而对档案信息上网持否定态度。他们的顾虑无疑是有根据的。不可否认，以C+C（即计算机Computer+通讯Communication）为核心的现代网络技术，对人类社会生活各个领域的全面渗透和令人难以置信的发展速度，既带来了巨大的机遇，又提出了严峻的挑战，不断引起许许多多始料未及、棘手复杂的麻烦、冲突和新问题。除上面提到对档案真实性的影响外，还有如何处理信息流通中利益分配和知识产权问题、如何保证信息安全问题以及如何控制国家信息资源的问题等等。这是网络技术的双刃效应所致，不光我国要面对，在这一领域起步越早的国家越是难以回避。倘若人们因此而将网络视为畏途，以至关起自家大门，将信息高速公路拒于千里之外，则无异于因噎废食，拱手放弃自己的发展机遇和未来的生存空间。须知，信息时代是不可抗拒的，网络是无法回避的。科学的态度应该是积极探索解决之道。如，可通过国家制定相关的信息政策，对网络技术的发展和应用加以引导和控制，以达到扬利避害，明智发展的目的。据1999年4月18日的《经济参考报》报道，我国的国家安全部门已着手培养“网络警察”来专门对付“网上犯罪”和破坏计算机安全系统等不法行为。目前已有近百名“网络警察”获得专业资格证书。可以相信，随着网络技术的普及和广泛应用，“网络立法”必将应运而生，以解人们维护网络公共秩序的燃眉之急。此外，还应继续研究有效的技术手段来解决各种具体问题。

目前在国际上覆盖面最大、影响最广泛的互联网是Internet。我国也有自己的互联网，如Chinanet、ChinaGBN、GERNET、CSTNET等。

有两种入网方式可供参考：一种是某一站点入网；另一种是局域网入网。前者是采用拨号入网方式，只需一根电话线和一个调制解调器即可；后者为专线入网方式，如高速宽带光纤直接入网；也可向网络服务提供商申请专线接入，如DDN数字数据网，或ISDN综合业务数字网。