网络档案信息资源组织方式
（一）内在技术上的组织方式
网络档案信息资源是网络信息资源的一部分，从内在技术上讲，它与其他的信息资源在组织方式上没有什么差别。目前对网络信息资源的组织使用得较多的方式主要有四种：文件方式、数据库方式、主题树方式和超媒体方式。
1.文件方式
文件是建立在外部介质上的记录的集合，是计算机保存处理结果的基本单位。以文件方式组织网络信息资源简单方便，可以降低信息组织的难度和成本。但是，随着网络信息资源利用的普及和信息量的不断增多，以文件方式组织网络信息会使网络负载日益增大，当信息结构较为复杂时，难以实现对网络信息资源有效的控制和管理，从而降低信息组织的效率。这种方式适合作为其他组织方式的辅助形式。
2.数据库方式
指将所捕获的网络信息资源按照固定的记录格式存储在数据库中，通过使用关键字及其组配对其进行查询得到信息线索，再通过信息线索联接到相应的网络信息资源。数据库技术可以对大量的规范化数据进行管理，从而大大提高信息组织的效率。数据库的最小存取单位是字段，可根据用户需求灵活组合查询结果集，降低网络数据传输的负载。因此，数据库方式成为当前普遍使用的网络信息资源的组织方式。
3.主题树方式
指将所捕获的网络信息资源按照某种已确定的体系结构，分门别类地逐层加以组织。这种方式实际是提供一种界面机制，用户通过树型目录只与网络信息资源的主题目录进行交流，并通过主题目录间接地连接并使用多个实际数据资源，即用户通过浏览的方式逐层选择，层层遍历，直至找到所需信息。这种方式结构清晰、使用方便，具有良好的可扩充性和严密的系统性。但它只适合专业性的网络信息资源组织。
4.超媒体方式
超媒体技术是超文本技术与多媒体技术相结合的产物，它对文本、图形、图像、声音、动画、视频等多媒体信息，以超文本方式有机地整合，方便地描述并建立各种媒体信息之间的语义关系，通过连（链）接成非线性的网状结构。用户通过链在这个网络结构中自由航行，找到所需要的任何媒体的信息。超媒体方式采用非线性的、由节点和链接组成的网状结构组织信息，符合人类思维所具有的联想和跳跃性的习惯。这种方式的不足之处在于当超媒体网络过于庞大时，用户难以避免地会出现“迷航”现象。
对于网络信息资源的组织，上述四种方式各有优缺点。目前的最佳组织方式是数据库方式与超媒体方式相结合，即在数据库系统上，增加一层专为超媒体方式设计的链服务，也就是对数据库中的数据建立一个超文本结构，附加在数据库上，然后与超媒体系统相连接，相关的数据动态地连接起来。这种链接是动态随机的，而不像单纯的超媒体方式那样预先设计好“路线”。在这个方式中，需要对数据库中的信息进行再组织，形成超文本结构，以便于与超媒体系统的连接。
（二）外在形式上的组织方式
明确了网络档案信息组织的内在技术，就可以运用各种网络信息资源组织方式，整合网络中的档案信息资源，从逻辑上将国内外各类档案信息资源联系起来，形成信息集成系统，提供给利用者。从形式上看，网络档案信息资源组织方式主要有下列几种：
1.建立档案目录中心
严格意义上讲，建立档案目录中心并不是一种信息组织方式，但其建立的最终目的与对网络档案信息资源进行组织的目的殊途同归。建立档案目录中心后，可将目录中心的数据信息在网络中发布。这实际上是通过后端档案机构实体的合作实现前端档案信息的组织。例如中国人民解放军档案馆要建设全军统一的联合目录中心。在建设过程中，各个档案机构必须加强联系，统一数据结构，统一数据转换格式。各个档案机构要通过往来协商，频繁接触来保证这项工作的有效实施，以实体的联系促成信息的组织。
2.加入搜索引擎
这一点在本章第一节中已有部分论述。搜索引擎的信息搜集功能分两种。一种是自动定期搜索，即每隔一段时间，搜索引擎主动派出“蜘蛛”等计算机程序，对一定IP地址范围内的网站进行搜索，更新信息数据库。另一种是提交网站搜索，即网站建设者主动向搜索引擎提交网址，搜索引擎定期向申请网站派出计算机程序，搜集该网站有关信息存入数据库。档案机构建成网站后，应该积极主动地向各种搜索引擎如Google、百度、雅虎、搜狐、新浪等提交搜索请求，登录全球著名的搜索引擎网站，来扩大档案网站的联系面，使网络用户可以通过行业、区域等多途径检索都能轻易搜寻到档案机构网站。
3.档案网站广泛建立链接
在超媒体信息组织方式中，所有的信息通过超文本标记语链接起来，用户通过“链”可从一个网页进入另外一个网页。在网络档案信息资源的组织中，要充分发挥超媒体技术的优势，在档案网站上建立广泛的链接。以美国国家档案与文件署网站为例，由于美国国家档案与文件署下辖若干机构，所以该网站提供了其下辖机构的网址索引，使得访问该网站的利用者可以进而访问其下辖机构。再如加拿大国家档案馆网站，与加拿大省和地区档案馆、国际档案理事会、加拿大网上档案资源、加拿大国家图书馆进行了链接。再如北京市档案馆网站，对国内档案机构、国外档案机构、北京区县档案机构进行了组织，建立了链接。档案网站广泛建立链接应不仅限于档案这个圈子内，还应包括与各类相关网站建立链接，如与各地政府网站建立相关链接，与一些图书馆、博物馆等建立链接。澳大利亚国家档案馆网站链接就较为广泛，其链接包括网站中所牵涉到的法律规章、政策指示、相关出版物、国家图书馆、各州和地区档案馆、专业协会、其他专业档案馆、个人主页等。再上一个层次，最终要能实现基于档案信息内容的链接，即对利用者查阅档案信息内容中的有关信息如时间、地点、人物、事件等都能链接到相应的内容中去，对档案形成者等都有相关链接内容作介绍，利用网络优势提供全方位的服务。这是网络档案信息资源组织的最高理想。
4.建立档案专业指引网站
在浩如烟海的网络信息资源中，要查找特定档案信息需要一些专业指引。档案专业指引网站，是指物理上并不存储实际档案信息的站点，但它根据档案专业情况，对物理上分散的大量档案网站进行合理整理和组合，从逻辑上将国内外各类档案信息资源联系起来，组成专业指引库，形成信息集成系统，提供给利用者，指引利用者到特定的网站获取所需要的档案信息，即利用者通过对其访问可以得到有关实际存储档案信息资源的网站的信息。例如联合国教科文组织建立的网站中，按照世界各国的档案机构对档案信息资源进行了组织，提供了名为“世界各国档案馆”（Archives in the World）的网页。它按照欧洲、北美、亚洲及太平洋地区、拉丁美洲、国际性组织五大类将世界各国的档案馆归类。假设利用者不知道加拿大国家档案馆的网址，则可在此先选中北美类，再按国家寻找，在加拿大下面就可找到加拿大国家档案馆的字样，点击该链接，就进入了加拿大国家档案馆网站。可见，档案专业指引网站的内容不是某个具体的档案机构及其提供的馆藏档案信息，而是提供对各个独立的档案机构所建网站的超级链接。专业指引网站的功能类似于搜索引擎，它将网络中有关某一主题的相关站点集中，以用户熟悉的方法组织，用于指引用户到特定的地址获取所需的信息。它可以弥补搜索引擎的不足，帮助用户集中查找网络上的专业信息，从被动使用到主动创造，大大节省用户的查找时间和通信费用，更适应专业用户的需求。我国交通部科技信息研究所建立的“交通专业网络资源指引库”，包括交通信息源（可以查找到交通专业的所有光盘以及比较大的数据库）、交通专业有关的组织机构以及与交通专业某一主题有关的站点等。档案界也可以建立类似的专业指引网站。在国家档案局网站上，建立了全国档案工作信息网，这个信息网已经将各省、自治区、直辖市档案局、馆纳入其中。今后还可以在这个基础上，将全国各级各类档案机构组织起来。
5.针对档案信息内容建立分类目录
这也是档案信息组织的一种理想状态，即对国内网络中全部档案信息，不是针对网站而是针对具体的档案信息内容建立分类目录。使得网络档案信息通过类别进行全面组织，围绕某一类别，全面、系统地为利用者提供档案信息。
6.申请网络实名
申请网络实名是网络档案信息资源组织的一个实例。网络实名，是北京因特国风网络软件科技开发有限责任公司（3721网站）研究开发的新一代的网络访问技术，一种中国人使用自己的文字访问网络的全新方式。它帮助用户使用现实世界中的通用名词、机构名称、企业名称、产品名称、商标等，通过浏览器、搜索引擎、各地信息港等各种途径，简单快速地找到各种机构、企事业单位、相关产品等的信息。2002年5月26日，云南省陆良县档案局在3721注册了网络实名“云南省陆良县档案局”。这样，通过浏览器地址栏、搜索引擎、各地信息港等各种途径都能简单快速地找到该局网站。
7.以多种语言提供档案信息
以多种语言提供档案信息不能说是网络档案信息的组织方式，只是为网络档案信息的组织创造一定的条件。为了宣传我国的档案工作，扩大档案信息利用范围，充分发挥网络优势，最好能以多种语言提供档案信息。有人提出： “为适应加入WTO后的国际形势，档案馆网站最好有中文简体、中文繁体、日文、英语4个版本。”如上海市档案馆提供了英文馆藏指南，这将为扩大我国档案工作的影响起到一定的积极作用。
8.建设站内搜索引擎
建设站内搜索引擎在本章第一节中进行了部分论述。站内搜索引擎主要是对网站内部的档案信息进行有效的组织。北京市档案馆网站、上海市档案局（馆）网站都提供了网站搜索，大大提高利用者在网站内查找所需档案信息的速度，提高了利用者访问的兴趣。
9.提供网站地图和索引
网站地图和索引也是对网站内部的档案信息进行组织。网站是用超媒体技术组织的，当网站内容庞大时，利用者容易迷失其中。为此，档案网站应该提供网站地图，便于利用者明确一个档案网站内的各类信息的位置。提供内容索引，便于以内容为线索访问网站。从第一章国内外网络档案信息内容案例中，可以发现国外多数档案网站都提供了这二项服务，比如澳大利亚国家档案馆的网站地图，较为详细，它以图书目录形式组织本网站内信息，而且达到了三级目录，利用者可以一目了然地获悉网站的整体架构，轻松自如地链接到相关信息。我国目前提供这项服务的档案网站还比较少。北京市档案馆网站在改版后增加了这项服务。从网站地图中可以概览整个档案网站的信息组织情况。
总之，无论个体档案网站内的信息还是网络中全部档案信息资源，都需要有效地进行组织，使网络档案信息有序化并联结成网、形成规模。如果每一个档案网站都是孤立的，网络档案信息缺乏整体性、系统性和利用的方便性，档案信息网络化建设的意义就与我们的期待大相径庭。国外许多国家对本国的、甚至国际的网络档案信息资源进行了很好的组织，并与相关网络信息资源建立广泛的链接。例如有人在英国公共档案馆（PRO）网站中遨游时，曾通过相关档案内容链入了该国一个女权运动委员会的网站。档案网站建立如此广泛的链接是为利用者了解与档案内容相关的背景知识提供条件，将利用者潜在的利用需求“一网打尽”。目前我国网络档案信息还只是一个个孤立的点，尚未进行很好的组织。有人将网络中孤立的档案信息或档案网站喻为“信息孤岛”。孤岛现象是与网络的本质相悖的，网络产生的出发点就在于多途径的沟通与互联。今后档案信息网络化建设中重要的一项是在这些“信息孤岛”之间架起桥梁、建立联系，在网络世界里形成一个网中之网，即数量庞大、内容丰富、上下贯通、纵横交错的档案信息网。
