外部重组：文档一体化及其实现

一、文档一体化

要更好地实现档案信息网络化建设，档案管理工作不仅仅限于内部进行一些适当的调整，它还必须向前端的文件工作扩张，这就使得实现文档一体化的要求变得更为迫切。

文档一体化就是把文件管理与档案管理两个管理环节衔接起来，整合到一个管理系统之中，对文件生命周期的全过程进行统一控制和管理。1992年9月，在《第届国际档案大会建议》中提出： “考虑到为了迎接信息时代的挑战，必须对档案原则和方法论进行改变，包括：档案工作者的工作中心从文件的最后阶段转移到信息的整个生命周期⋯”由此，提出了文档一体化的课题。文档一体化并不是一个新的命题，然而在网络环境下其重要性日益彰显。在网络环境中，文件与档案之间不再有明显的界限，电子文件有可能终其一生就在网络中形成、流转与消亡。对于缺乏稳定性的网络档案信息，若档案管理工作不改变传统的方式，仍旧只关心文件的最后阶段，就会出现许多办理完毕但仍具有保存价值的电子文件被文件形成或办理机构任意删除的局面，档案管理工作维护历史真实面貌的目标再也难于实现。所以档案管理工作必须向前端延伸，实现文档一体化。另外，为了认证电子文件的原始性与可靠性，也必须依靠文档案一体化的实现，以便能够清晰地记录和反映某一份电子文件形成和办理的全部动态过程及相关的背景信息。“文档一体化流程不只是文件管理与档案管理的简单对接，而应该是一种管理变革，是以现代信息技术为手段，对机关、企业、事业单位及各种组织中文件信息流的重新组织，是一个业务流程重组的过程。”

二、文档一体化的实现

目前，文档一体化的思想已经普遍为档案界所接受，但是在我国文档一体化的实现还有些举步维艰。我国的文件管理与档案管理一直是以“归档”为界限的两个领域。在《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党各级领导机关文件处理条例》中仅明确了“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构”，没有明确规定文书工作的检查监督机构。文书工作的质量，档案行政管理机构不能直接监管。文书工作中的各种不规范现象为后续的档案工作造成许多困难。实现文档一体化最根本的方法莫过于首先从体制上调整好文件管理与档案管理之间的关系。在国外，许多以“文件生命周期理论”为档案管理思想的国家，文件管理与档案管理有着方方面面的天然联系。以美国为例，其联邦政府系统内的文件管理工作与档案管理工作由国家档案与文件署统一进行指导监督，有利于实现文档一体化，实现从文件管理到档案管理的连续性。为此有人建议我国： “结合国务院机构改革，将文书、档案工作统一管理，建立统一的管理体制，调整或构建新的组织机构。如可将国务院办公厅和中央办公厅属下的秘书局与国家档案局合并，并改称为国家文件与档案管理局，作为国家文件、档案工作的最高行政管理机关，直接领导和管理全国文件与档案工作。这不仅有利于文件、档案一体化管理，还将有利于‘政府上网工程’与档案网络建设的相互配合，共同实施。”

但是，体制的变革并非一蹴而就的，它一般要经过一个较为漫长的研究、论证和实施阶段。而技术的发展又是日新月异的，形势迫人。目前阶段，我国档案界所能做的是发挥技术的优势，采用技术手段迎合形势的变化，开发一套网络环境下的档案信息管理系统，即电子文件管理系统，通过网络伸展前端控制之手，实现文档一体化管理。

三、电子文件管理系统

美国的戴维·比尔曼在第十三届国际档案大会上所作的名为《虚拟档案》的报告中指出：世界各国的档案学家已将网络环境下的文档运作方案提交各种标准化组织和专业团体论坛讨论试行。其要点是：在文档一体化的框架下，开发一个功能极强的文档监控系统，在网络环境下运用计算机的软件模拟功能对文件与档案进行管理操作。按照比尔曼的建议，通过软件系统从生成开始就对电子文件进行“封装”，然后在网络中发布。时至今日，这种管理思想已经被一些国家普遍接受，对其中“文档监控系统”的研究也有了新发展，目前形成了二种定义：一是电子文件保存系统（ERK，Electronic Recordkeeping），对该系统的定义是采用自动化程序管理某机构的电子文件，能够随时间的流逝保存电子文件的内容、背景信息与结构。二是电子文件管理系统（ERM，Electronic Records Management），它是采用自动化程序管理任意机构的任何文件，其文件形式包括纸质文件、电子文件、缩微胶片等。二者的主要区别在于前者仅限于管理电子文件，而后者管理任何形式的文件。

在此基础上，笔者设想的电子文件管理系统是力、公自动化系统与档案管理信息系统合而为一的计算机管理软件。这种系统是针对某一个或若干个机构的电子文件，从电子文件的生成开始，到电子文件的运转处理，到一部分电子文件转化成为电子档案，到电子档案的管理与提供利用，到对电子档案进行迁移或销毁为止，能够（通过网络）对文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统能够自动记录电子文件的元数据和各种背景信息，能够对电子文件和电子档案进行管理与提供利用，能够保证电子文件与电子档案的行政有效性和法律证据性，同时这种系统也能够汇入纸质文件等的管理信息并对其进行管理。

正如本书在对NARA的检索系统进行分析时提到的，国外一些档案机构以已有的检索系统的数据为基础，逐步增加管理功能，研究和试制网络电子文件管理系统，以最终通过一个系统实现对各种形式的文件进行管理。这种系统因以实现对电子文件的管理为核心，目前称之为电子文件管理系统，但其实质就是一个文档一体化管理系统。检索系统不再是一个独立的系统，而是作为电子文件管理系统的一个子系统。届时系统对数字档案信息的管理不仅限于存储与检索，而是发展为能够跟踪和管理文件整个生命周期，实现电子文件收集、管理、处置、信息检索及投递利用的管理系统。系统在功能上不再停留在对现阶段的文件、档案管理业务流程进行简单的“模拟”上，而要根据信息和数据流向开发一整套新的管理方法。这是文档一体化管理的最终发展方向。

利用计算机系统档案管理工作的管理能力将会极大地提高，利用网络档案管理工作的管理范围将会扩大，通过网络计算机管理系统实现文档一体化管理，是比较方便而可行的方法。档案工作者可以向任何机构以逻辑形式及时地收集所有电子文件。任何电子文件一经产生，档案部门即可通过网络对其进行管理与控制，而且通过这种管理，有相应权限的利用者就可以迅速而方便地在网络上进行利用。这样档案管理工作可以缩短工作时间，扩大工作空间，改善工作程序，加快工作速度，实现文档一体化管理的高速化和连续化。

四、文档一体化案例：军队档案信息管理网络工程

“军队档案信息管理网络工程” （简称“军档工程”）是实现文档一体化的一个实例。1997年3月，中国人民解放军总参谋部办公厅档案局提出在统一规划下，建设“军档工程”。“军档工程”是统一标准、统一硬件环境、统一软件、统一质量要求的档案管理自动化工程。

“军档工程”的主要内容包括组织实施、系统开发、标准规范建设、数据库建设等几个方面。在系统开发中，全军统一开发和使用的《军队公文档案信息网络系统》，初步实现了从机关档案室到档案馆的文档一体化信息管理。军队机关档案室与各级各类档案馆采用同一系统对文件信息和档案信息进行管理，档案馆在接收机关档案室移交来的档案的同时，接收相关信息数据。这些档案信息可以通过军队内部网络进行传递。

从宏观上看， “军档工程”可以在全军范围内实现档案信息资源共享。“军档工程”主要由两个大的网络系统构成：一个是档案事业管理信息网络系统，用于管理除档案实体信息之外的其他诸类综合信息，如档案数量统计信息，档案部门人员情况信息，档案科技成果管理信息等等；另一个是档案信息网络系统，用于管理全军各类档案信息，如档案目录信息、档案全文信息、多媒体档案信息。这样， “军档工程”的信息流分为两类：一类是档案事业综合信息流，其起点是档案馆、立档单位，经过大单位保密档案处或总参各部局办公室汇总到档案事业管理信息中心，即总参办公厅档案局。另一类是档案数据信息流，其起点是立档单位，经过全军各档案馆或总参各部局的保密档案室最后归并到档案信息网络中心，这个网络中心设在解放军档案馆。网络中心负责对整个网络进行监控，设置各级用户权限，根据需要及时调整系统资源，并对各类网络请求进行处理。此外，网络中心还必须经常完成数据接收工作以及对数据库进行维护和备份。“军档工程”的最终目标是实现全军各级各类档案工作部门的网络数据共享查询，并在全军范围内，从下到上实现各类档案管理信息的综合统计。“军档工程”各种系统功能，涵盖了各级档案部门的各个工作环节，有效地提高了军队档案管理现代化水平和档案工作的整体效益。

严格地说，目前“军档工程”仅仅实现了军队档案管理的自动化。其中《军队公文档案信息网络系统》利用自动化模拟完成了以往手工的文件管理过程和档案管理过程，它是在传统档案工作方法上实现的文档一体化管理，其实现离网络电子文件管理系统还有很大一段距离。然而，勿容置疑， “军档工程”的实施为网络电子文件管理系统的实现打下了良好的基础。

五、电子文件管理系统功能设想

进一步研究电子文件管理系统，就要详细描述其系统功能，为系统研制打下基础。笔者在此对电子文件管理系统的功能做一些设想。这部分所用的“用户”一词是指网络电子文件管理系统的使用者。电子文件管理系统不同的功能对应于不同的用户群。如对应于管理功能的“用户”是指文件管理者，对应于检索功能的“用户”是指文件或档案的信息利用者。

（一）电子文件生成阶段的功能

这一阶段对文件形成者不能过多进行干预，不能在其本职工作之外强加一些档案工作。前端控制主要的工作是为各级各类文件形成者进行权限与级别设置，并在网络上开辟指定的工作区。电子文件生成完毕后文件形成者将其存入网络上指定的文件寄存区域。一旦存入一份新文件，网络电子文件管理系统即被触发，启动若干辅助子系统。这个过程可以用图6表示：

这些辅助子系统的功能包括：对存入的电子文件置予惟一标识符以在网络中标明其身份，这个惟一标识符在文件阶段是文号，归档后转化为档号；对文件的读取进行限制；尽可能多地自动捕获电子文件元数据，并将电子文件原件与其元数据建立密不可分的关联。在电子文件管理系统中可能捕获的元数据包括：文件的创建者，文件创建机构，文件责任者，收件者，文件主题，文件格式，与该文件相关的各种日期（如文件创建日期，归档日期等），文件重要程度标识符等；在这一过程中，电子文件管理系统还应能够从其他文件源获取文件。获取的方法可以有二种：一是电子文件管理系统对从外部信息系统输入的文件进行物理形式上的输入和移植，其中可能包括文件格式的转化。二是电子文件管理系统与外部信息系统之间建立相应的链接，由此建立起对外部文件的管理和控制手段，此时不需要进行文件的物理迁移。

（二）电子文件处理阶段的功能

这部分功能也可参见图6内容。收文机构在网上的指定的文件寄存区域获取电子文件，可能有若干机构同时获取同一份文件。这时文件已经包含电子文件管理系统捕获的一些元数据信息。电子文件管理系统跟踪被获取的电子文件，在文件处理的同时在后台自动记录各类处理信息及文件的处置状态。

（三）电子文件归档、整理阶段的功能

这个阶段首先启动的是验收归档子系统。它是依据各国不同的标准制定的。网络电子文件管理系统中的归档可以只是逻辑归档。将档案著录信息与元数据等存入数据库，在库中建立与档案原件的链接。

对电子文件进行整理实质上是把档案整理工作提前到文件阶段。这是利用网络优势，实现前端控制的一大内容。对网络中的电子文件首先仍要区分全宗（。此处暂时借用“全宗”一词，将其定义“全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体”扩展为“全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的文件有机整体”。是否合适有待商榷。在此借用仅为便于表达，方便理解。）其次对全宗内文件进行分类，例如采用组织机构分类法。此时电子文件管理系统应允许用户按组织机构创建类别，并为每个组织机构制定文件规划表。也就是说，电子文件管理系统允许用户建立组织机构，并按职能对各机构可能产生的文件进行规划，针对各类文件要制定详细的保管期限表，还要指明当前某份文件的处置状态，并对要销毁的文件进行详细说明。用户选择类别将文件归档。在文件规划表中允许用户自创建文件夹。用户对类别及文件夹可以进行维护即增、删、改，但禁止删除非空的文件夹。用户对保管期限表也要进行维护。

在整理过程中要保持必要的文件关联，如将审核后的文件与其未经审核修改的版本关联，文件定稿与其各种版本的稿件相联。并可以及时设置文件处置状态，如将现行文件变为存档文件。允许用户将文件置于某种状态以防被毁。对于职责明确的文件管理者要将其组织机构，在网络上的文件寄存区域，文件处理工作人员，立档单位等信息载入电子文件管理系统。在整理过程中还要注意保存其他信息。如前文件规划表，文件寄存器索引（文件寄存器的详细列表，包括寄存器内容，位置，相关的存取信息）。

（四）电子文件的维护功能

首先要对电子文件进行安全性维护。其功能包括：预防覆盖一份文件；电子文件惟一标识符一旦被确定后，防止进行任何改动；防止破坏任何索引、类别及其他一些文件指针；维护文件与元数据的集合，用各种手段探测任何可能对文件及其元数据进行的改动；系统提供所有增、删、改及检索活动的日志；对电子文件管理系统进行维护与备份；提供足够的系统恢复与重建程序，以防在系统故障中文件被损毁。

其次对文件存取访问进行管理。其功能包括：进行访问控制，只有系统认定的用户能够检索、浏览、打印、复制、修改一份电子文件或其他信息（如元数据，文件规划表）；允许确认是个人用户还是机构用户，并为他们设置不同访问权限。访问权限也许限制用户访问特定的文件或文件组，也许限制文件或文件组被特定用户访问。

（五）提供对电子文件的检索与利用

电子文件管理系统必须包括高效、灵活的网络检索系统。检索系统功能包括：允许查看元数据，文件内容，或文件主题类别；确保所有的访问权限在所有的检索中被执行；允许在一次查询中进行基于元数据，文件内容，或文件主题类别的组合检索；查询结果可以是文件列表及其寄存区域，也可以是文件原件；允许检索文件及相关元数据，允许基于确定的关联对文件进行检索，例如对相同文件不同版本的检索；提供足够的查询途径与选择范围，以满足各种检索需要。这可能包括：模糊匹配与精确匹配、截词检索、邻接检索、相似度排序等；另外还要采用各种方法实现对图像等多媒体文件的检索。

（六）电子文件的保存功能

确保系统中所有文件可读；确保文件可移植到新的存储载体或转化为新的存储格式，以避免载体受损或技术退化；在移植中确保所有元数据与相应的文件的关联不变；有效监管文件利用与存储容量，设置适当的警报系统。如预告增扩容量，备份系统文件等；建立与维护一个系统日志（也叫做使用历史元数据），记录所有文件活动与系统功能；对日志信息提供全面而详细的访问。如对一个文件的访问，要提供文件标识符，访问日期，访问时间，访问者，进行何种操作；对日志提供摘要报告。如报告访问次数等。

（七）实现对电子文件的最终处置

销毁功能：在文件保管期限表与文件处置情况的基础上确保文件合乎销毁标准；以某种方式删除文件以使其在物理上不能被重建和进行各种检索；提供销毁证明。

移植功能：在文件保管期限表与文件处置情况的基础上确保文件合乎移植标准；输出文件与元数据；提供移植证明。

（八）系统一般功能

允许用户浏览与打印电子文件管理系统所有的管理信息。例如文件规划表，安全设置，当前文件处置情况等。

允许用户浏览与打印电子文件。

六、数字档案馆

目前，国内对“数字档案馆”的认识情况比较复杂，尚未形成统一的概念，而且其内涵还有更加复杂化和扩大化的倾向。笔者对数字档案馆的认识是，它是建立在电子文件管理系统之上的。数字档案馆可以定义为：以电子文件管理系统为主体，通过网络对电子文件等数字化档案信息实现管理与服务的虚拟档案机构。笔者为数字档案馆所下这个定义基于以下几个方面的研究：

（一）国内数字档案馆概念研究综述

信息时代把“数字档案馆”这一新生事物推至我们面前。基于不同的认识背景和知识结构，人们对它的理解和认识有所差别。目前国内对“数字档案馆”的认识情况比较复杂，尚未形成统一的概念。对于已有的数字档案馆概念，可以从以下几个方面加以归纳：

1.对数字档案馆的定位

一方面，有人认为数字档案馆是实的东西，是一种实体概念、一个机构概念。这其中有人指出它是一个档案馆，还有人指出是一个档案馆群。另一方面，有人认为它是虚的东西，是一种存取方式、一种技术模式。

2.关于数字档案馆的属概念

目前数字档案馆存在多种属概念。笔者选用其中有代表性的几个，结合自己的思考和疑问概括为下表：

3.关于数字档案馆的内容

基本上认为数字档案馆涉及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、统计等全过程。

4.关于数字档案馆的特征

目前对于数字档案馆的特征揭示得较全面，主要以各种各样的“化”还加以概括。如：馆藏资源数字化、操作计算机化、空间虚拟化、信息检索便捷化、信息资源共享化、传输网络化、结构连接化、人员专家化、档案信息组织标准化、档案信息存储海量化、档案信息服务社会化、⋯ .等等。

通过对部分数字档案馆概念的学习和理解，笔者有以下两点感觉：

一是，数字档案馆的内涵较为广泛，并且有复杂化和扩大化的倾向。套句很俗的话：数字档案馆是个筐，什么都往里装。数字档案馆不仅限于数字资源建设，也不仅限于整个档案工作业务流程的计算机化，还涉及软硬件基础设施构建、应用系统开发、一系列标准、规范与法规的制定执行、人才队伍培养等许多内容。更形象一点说， “数字档案馆”是一个被“神化”了的概念。这个概念很神，它包括了各种技术因素和社会因素，涵盖了档案信息化、网络化建设的方方面面。

第二个感觉是，数字档案馆还仅仅是一个概念。很有趣，在对“数字档案馆”这个概念的学习和研究中，让我不由自主地联想到武侠小说中“江湖”这个概念。人人谈论江湖，江湖无处不在，然而人们又不能具体地说出江湖到底在哪里，江湖又到底是个啥东西。有人说： “一百个人的心目中就有一百种江湖。”目前一百个人的心目中就算没有一百种数字档案馆，也可能有五六十种。“数字档案馆”的提出，唤醒每个人心底不同的映像。它就如希腊神话中众神居住的奥林匹斯山一样，是人们心底的一块圣地，是人所向往的。然而凡人一辈子也无法登上，人们极尽描绘之能势却无法知道这座山的真面目。目前研究阶段，数字档案馆和奥林匹斯山一样，还仅仅是人们头脑中的一个概念。

在概念研究上这样的现状是不利于数字档案馆这个新生事物的发展的。笔者设想，在数字档案馆发展初期，我们应该给予它一个范围不是太宽泛的涵义，应该使其不是太抽象、更易于理解和具有操作性，以利于实践中实现对数字档案馆的建设，所以本书提出数字档案馆是以电子文件管理系统为核心，建成电子文件管理系统，数字档案馆就不再是个“虚”的东西，而有其存在与生存的实体。而后再围绕这个核心加强政策、人员队伍等其他方面的建设。

（二）国外“Digital Archives”实例分析

相比较而言，国外使用的“Digital Archives”的涵义似乎简单得多。笔者在网络中对这个词搜索和跟踪了一段时间，发现在实际使用中，应将其理解并翻译为“数字档案”或“数字化档案”。下面通过几个实例来说明：

在罗斯福总统图书馆主页上，有专门的“Digital Archives”栏目。这个栏目下发布了10000份数字化档案。内容包括罗斯福与温斯顿·邱吉尔之间往来文件等等与罗斯福总统相关的文件。形式包括转化为文本的内容、以图像方式存储的原件扫描件、照片、音频文件、视频文件等。

再如“斯威士兰数字档案”（Swaziland Digital Archives） ，就是提供斯威士兰历史照片的数字副本（Digital Copy）供利用。

再如美国的“ 头脑盒数字档案计划”（Brain-Box Digital Archives Project）。该计划始于1992年，起因是要采用新的媒体工具为著名的历史或传说建立档案，收集和提供利用源于五大湖地区、基于本土居民口头传说的历史。其本地居民齐佩瓦族的长者Walter Bresette说： “美国有众多的图书馆但少得可怜的社会记忆。齐佩瓦族恰恰相反。我在我的桌上找不到一张纸、当需要的时候找不到一个图书馆，但我能找到某些人他们记得相关的故事。而我知道那些故事是真的。”头脑盒数字档案计划出版了CD，其内容包括数字化后的数小时的口头历史和众多的与五大湖地区历史、文化相关的原始档案。

在网络中，档案网站上的英文“Digital Archives”类似于“Exhibition（展览）”或“online Exhibition（在线展览）”，它们的功能都是以多媒体形式提供各类档案的数字副本， 只不过 “Exhibition”以主题为线索提供数字副本，而“Digital Archives”较为系统和全面地提供数字副本。

这就形成一个有趣的现象，我国一些人认为“数字档案馆”源于英文“Digital Archives”，但在国外档案实践工作中， “Digital Archives”仅限于指数字化档案，没有“数字档案馆”的含义。如果非要将“Digital Archives”译成“数字档案馆”，它的内涵是指在网络中对数字化档案进行存储、展览、提供利用的虚拟的档案馆。显然，这与国内“数字档案馆”的内涵并不相符。

笔者认为，其原因在于国内外在档案信息化建设过程中的实践方法不同。

在欧美等国，档案信息化建设的成果面向社会、向社会推广和传播时，往往与数字图书馆在技术和手段上进行联合，这一点在下一节还要论及。所以，国内所探讨的数字档案馆的内容，在欧美等许多国家是包含在数字图书馆建设内容当中的。而在国内，目前档案馆与图书馆各自为政，联系并不紧密。所以档案界在信息化建设中首先想到的就是建立一整套机制或方法来管理数字档案信息并提供相应的服务，这样就形成了数字档案馆。国内外的这种区别从研究文章中可以窥见一斑。我国关于数字档案馆有一定数量的研究文章。而国外图书馆界、情报界和档案界的研究文章中，有关数字图书馆（Digital library）的文章极多，而关乎数字档案馆的文章很少，但在关于数字图书馆的著作中，多数有专门的一部分研究数字信息存档问题。

（三）数字档案馆与数字图书馆

既然国内所说的数字档案馆建设的内容在国外是通过数字图书馆向社会表达的。那么，是不是说数字档案馆就是数字图书馆的一部分、与数字图书馆没有区别呢？答案是否定的。二者在服务方面的技术和对外形式上可能相同，但核心内容完全不同。数字图书馆的核心是“组织”，而数字档案馆的核心是“管理”。进一步延伸，数字图书馆的核心是“组织+服务”，而数字档案馆的核心是“管理＋服务”，二者在前端面向用户服务上有共通之处，但在后端是完全不同的。

图书馆的最高理想是拥有无限量的文献信息，网络环境的便利使得这一目标更加容易实现。相对于传统图书馆，数字图书馆的馆藏结构发生了很大变化。大英数字图书馆计划为数字图书馆所下的定义是：“数字图书馆是通过使用数字化技术获取、存储、保护和提供信息与提供信息查询途径而被广泛认可的虚拟描述，而不论这些信息当初的出版形式如何。” 利用网络技术，图书馆不断地扩充其馆藏。当所有的图书馆都这样做的时候，他们的馆藏出现了无限量的重合。网络环境下这种重合是一种很大的资源浪费。由此，图书馆馆藏结构分化为现实资源和虚拟资源二个组成部分。虚拟资源的比重日益增大，使得图书馆馆藏从有限扩大到了无限。最终，一个数字图书馆似乎就是网络的部分或者全部。这种馆藏结构的变化，引起了数字图书馆管理职能转变。从局限于收藏具体的、有限的文献转变为开发、链接和传送信息资源，并力图对全部或部分意义上的网络信息资源加以组织，将散乱、无序、海量的信息，根据一定的原则和方法，采用一定的技术使其变得有序化、结构化、系统化。所以数字图书馆的核心在于“组织”，目的是为利用者提供无限的信息资源和有序的信息环境。

（四）数字档案馆与传统档案馆

与数字图书馆不同，数字档案馆相对于传统档案馆，只是管理对象的存在与表现形式有所改变，管理范围并未扩大，因而职能也未发生变化。在信息社会和网络环境下，电子文件和数字化档案信息大量涌现。与数字图书馆的虚拟馆藏不同，数字档案信息必须明确归属于某一档案机构。这个要求源于档案的本质属性即原始记录性。数字档案信息的原始性、完整性、可靠性、真实性在很大程度上依靠档案部门的技术、权威和信誉来保证。为此数字档案馆的管理范围较之传统档案馆并未扩大。在此情况下，数字档案馆的核心是想将传统档案馆的管理职能在网络空间中进行复制或称虚拟。如同传统档案馆对档案实体的管理，数字档案馆试图实现在网络空间中对电子档案与数字化档案信息的有效管理。其实质是利用信息技术，将现实的档案馆及其管理与服务功能搬到网络的虚拟空间中。目前要实现这个目标，最好的方法就是开发电子文件管理系统。一个电子文件管理系统就是一个虚拟的档案馆，它完成的工作与传统档案馆中的档案管理过程没有区别，它是对传统档案馆在网络空间中的复制，并没有对传统档案馆的职能有所拓展，只是针对电子文件这种新型的档案在网络空间中完成传统档案管理工作的内容。我们可以将这样一个电子文件管理系统称之为数字档案馆。

这样，数字档案馆成为是传统档案馆的延伸。二者管理范围相同、管理职能相同，惟一的不同是管理对象即档案的存在与表现形式不同，由此引起管理方法与技术的差异。你管你的实体档案，我管我的电子文件。二者互塑共生，管理对象互相转化。最重要的一点，二者在实体上可能共同对应同一个档案机构。在未来发展进程中，一个完整意义上的档案馆＝传统档案馆＋数字档案馆。