数字档案编研开发的途径和方法

数字档案编研开发是前无古人的开拓性工作，而且是大的系统工程，选择科学、可行的途径和方法，并进行严格的组织实施非常重要。

１从理论上进行科学性研究，探索解决问题的途径

（１）建立新的文件集合。案卷是全宗内档案分类的产物，应该是关于某一问题的文件集合。但是，如果案卷作为最底层、最小的类目单元，不具有文件集合的属性，仅仅是文件的保管单位，那么就可以追根溯源，查找并确定一个适宜的上位类目，将其作为新的文件集合。这个集合应该具有以下特征：一是关于某一问题的文件全部，主题鲜明，具有唯一性。二是具有双重的结构要素———文件和案卷，文件是其内容要素，归属关系是唯一的；案卷是其形式要素，归属关系可能是多元的。三是具有进行统计、分析等开发利用的价值和属性。四是不影响、不破坏原有的档案结构。五是以网络利用者为用户，选择确定著录语言。

（２）选定新的著录项目。对结构型数据而言，著录项是开发利用信息资源的重要途径和手段。对于新的文件集合，必须进行新的著录。而且，要根据资源开发和网络利用的需要和要求，选择确定著录项目。选定工作应该掌握以下基本原则：一要根据档案本身的特性选择著录范围和著录项目，尽可能不要有遗漏，宁可稍细，不可略粗；二是著录项要能够反映职能工作的本质和特征；三是要有前瞻性和战略思考；四要进行多方面的研究和论证，保证质量和效益。

（３）开发新的编研平台。通过计算机技术，完全可以实现档案案卷信息、多媒体信息及不同部门之间信息的集合与资源共享。实现方法则是要建立一个新型的编研平台。在这一平台上，编研人员可以方便地查找到所需的案卷、照片、编研材料及多媒体资料等，确定其归属并完成编辑工作，实现数字档案、编研材料和资料信息的编研开发一体化。

这就是说，要改革目前档案信息体系的结构，在案卷目录之上增加一个层次的信息———暂称为“编研集”，作为文件集合、信息著录和一体化编研、利用的平台，使传统的文书档案一级信息集合制（案卷）变为二级信息集合制（案卷和编研集），使二级目录制（案卷目录和卷内文件目录）变为三级目录制（增加编研集目录）。从理论上讲，这一改革符合档案管理的基本原则，也能够实现对数字档案资源的开发和挖掘，是一条可行的途径。

２从技术上进行可行性研究，探索解决问题的方法

目前，计算机目录检索技术已成为继关系型数据库技术之后的又一信息存储与管理技术。它以树状结构组织数据，以查询效率为目标，提供网络数据的分布存储、统一管理和快速检索。应该说，目录检索技术正是我们进行数字档案编研开发的理想工具，关键是要开发建设一个安全可靠、实用便捷的应用管理软件。这需要做好以下方面的工作：一要把数字档案编研工作纳入机关电子政务建设的总体规划之中，统一部署、统筹开发，保证质量和效益；二是档案编研人员要同计算机人员密切配合，做好应用软件的功能设计和数据结构设计等工作，并参与系统开发；三要统一档案与资料的数据库结构，使两者能够融为一体；四要注重提高计算机自动著录的质量和水平，使大规模的系统编研开发成为可能。

３进行编研开发过程的组织管理研究，以保证质量、提高效率

数字档案的编研开发是档案数字化以后的又一项大的基础建设工程。一是工作量大，不仅涉及几十年的档案，而且涉及资料，还涉及相关部门之间的关系和工作协调。二是工作难度大，涉及传统的档案鉴定、整理、著录和编研等多环节的工作，工作模式和要求也不同于以往，要在实践中探索、总结和提高。三是质量要求高，数字档案编研开发实质上是对数字信息资源的一次系统整合，如果质量没有保证，整个编研开发工作就会失去价值。因此，要做好以下方面的工作：一要搭好班子，要有熟悉我党对外工作历史和老档案情况、掌握工作规则和应用软件的人员共同组成工作班子，齐心协力开展工作。二要进行试点，要针对不同历史时期和不同整理规则的档案进行工作试点，取得经验。三要制订规范，要在试点的基础上制订详细、明确的工作规范，以保证编研开发的一致性。四要进行质量检查，要按人、按年度进行抽查，抽查比例不应低于５％，抽查合格率应该≥９５％。这是纸质档案数字化的技术要求，编研开发的质量应该在此基础上提高一步。

国家档案局制订的《档案事业发展“十一五”规划》明确提出，要优化档案信息资源的结构，加强多层次共享平台的建设。我们要抓住机关电子政务建设的重要发展机遇，把数字档案编研工作开展起来，使政党外交档案编研工作的整体水平再上新台阶。