一、电子文件的概念
指在计算机及网络中生成的社会活动记录,即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘的载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
----------国家档案局制定的《电子文件归档与管理规范》(修改稿)的定义 p43
电子文件的特点
(一)电子文件具备文件的基本特征
(二)电子文件自身的技术特点
(一)电子文件具备文件的基本特征
1、电子文件也要求由法定作者制发
2、具有法定的权威性和现行效用
3、具有规范的体式和特定的处理程序
电子信息中,只有具有凭证作用和上述特点的,才能视为电子文件。
编码形式上
二进制编码带来以下特性
非人工识读性
对计算机系统的依赖性
信息的易更改性
载体特性上
载体与信息的可分离性
信息存储的高密度性
载体的不稳定性
电子文件发展的四个阶段
一、电子文件是形成纸质文件过程的产物,即“草稿性电子文件”
二、辅助性电子文件,即纸质文件为正本,电子文件为副本
三、电子文件阶段,即电子文件为正本,纸质文件为副本
四、无纸阶段
二、电子文件管理原则
(一)档案管理的一般原则对电子文件的管理仍具有宏观指导作用
(二)电子文件的“电子”特点使电子文件工作须注意的两方面内容:
文档一体化的全过程管理
保障电子文件真实、完整、有效性
文档一体化
是从文书和档案工作全局出发,实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。
包括:
文档实体生成一体化
文档管理一体化
文档信息利用一体化
文档规范一体化
文档一体化的意义:
使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全
文档超前控制
提高信息检索效率
有助于科学决策
提高行政效率
有利与人、财、物的合理利用
三、电子文件的技术鉴定
电子文件的真实性、完整性、有效性
真实性:电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致
完整性:电子文件的内容、结构、背景信息和元数据无缺损
有效性:电子文件的可理解性和可被利用性
四、电子文件工作管理体制
电子文件工作管理体制的基本原则:
集中统一
(1)国家所有的电子文件与电子档案也应按档案规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理
(2)全国电子文件工作在各级人民政府的领导下,由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理
(3)对党政电子文件工作实行统一管理