电子文件的概念、特点及发展阶段

电子文件的概念

电子文件包括数字、图形及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。-----------美国   

电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件。------国际档案理事会

以数字代码形态存在，通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。 ------本文给出的概念                                             

指在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。----------国家档案局制定的《电子文件归档与管理规范》（修改稿）的定义

电子文件的特点

（一）电子文件具备文件的基本特征

（二）电子文件自身的技术特点

（一)电子文件具备文件的基本特征

1、电子文件也要求由法定作者制发

2、具有法定的权威性和现行效用

3、具有规范的体式和特定的处理程序

电子信息中，只有具有凭证作用和上述特点的，才能视为电子文件。

(二)电子文件自身的技术特点

编码形式上

l  二进制编码带来以下特性

l  非人工识读性

l  对计算机系统的依赖性

l  信息的易更改性

载体特性上

l  载体与信息的可分离性

l  信息存储的高密度性

l  载体的不稳定性

电子文件发展的四个阶段

一、电子文件是形成纸质文件过程的产物，即“草稿性电子文件”

二、辅助性电子文件，即纸质文件为正本，电子文件为副本

三、电子文件阶段，即电子文件为正本，纸质文件为副本

四、无纸阶段