电子文件的归档与管理

1 电子文件归档的组织管理

1.研究制订电子文件归档管理制度

各级档案行政管理部门对电子文件归档要研究制订明确的规章制度、标准，对电子文件归档管理工作进行指导、帮助、督促、检查。在此基础上，各单位结合自己的具体情况，制订本单位的电子文件归档管理办法。管理办法一般包括：电子文件的归档范围、归档时间、归档电子文件的保管期限、归档步骤、技术保证措施、管理机构、归档电子文件在本单位工作中的地位与作用、职责等。

2.明确电子文件归档管理机构

电子文件从形成到归档，涉及多个部门，这些部门通过计算机网络联成一个有机的整体，有些工作互有交错，职责界限难以区分清楚。所以，应当由单位的综合主管部门或主要负责人统一协调，指定专门机构或专人负责电子文件归档管理工作。电子文件的形成、承办、归档等工作应当由电子文件形成部门负责，档案部门予以指导监督，并对保管方法提出意见和建议。对归档电子文件的管理工作应由档案部门负责，电子文件形成部门提供协助和支持。总之，整个过程既要有统一领导，明确分工，严格管理，还要有相互支持，才能保证电子文件及其归档后形成电子档案的原始性、真实性和完整性。有条件的单位可以将文秘、档案、信息等部门合一，承担电子文件归档与管理工作。

2 电子文件归档的一般程序

电子文件归档不能盲目地套用纸质文件归档做法，必须按电子文件归档的工作程序进行。一般说来，电子文件归档的程序是：

确定电子文件是经过审批的最终“版本”→ 积累和整理→ 编制目录 →整理归档的电子文件→ 鉴定归档的电子文件 →检测归档的电子文件→ 编制归档说明 →给予归档标识 →存入磁光记录介质 →复制备份并确定保存方法和地址→确定载体标识

3 电子文件的鉴定工作

电子文件归档时的鉴定工作，主要是指鉴别它的档案价值，确定保管期限，并据此删除已积累但无保存价值的电子文件，予以销毁。这是保证归档的电子文件准确、完整，确定档案属性的工作。电子文件的档案属性主要体现在两个方面：

第一，确定归档电子文件的原始性、真实性、完整性。所谓原始性，即是否是形成时的，或通过领导最后签批的电子文件；所谓准确性，即是否是产品定型技术状态，或经过事务处理并有结果的电子文件；所谓完整性，即是否是组成完整的一套电子文件，且背景信息与元数据是否完整。

第二，确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决于电子文件所含信息的社会价值和经济价值及社会对它的需要，确定其保管期限。这项工作主要参照纸质文件进行。

鉴定是通过两个阶段进行：第一阶段是在归档前，即电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档电子文件的内容进行鉴定，鉴别电子文件的价值，同时对内容、载体进行检查、检测，确定存舍，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的价值划分保管期限，提出在保管期限内配套的软硬件环境要求。第二阶段是在归档电子文件管理过程中进行的，其主要任务是对已到保管期限的归档电子文件重新审查鉴定，把失去保存价值的归档电子文件剔除销毁。这两个阶段的鉴定工作是互相联系、相辅相成的。

关于电子文件在归档前的鉴定，往往是结合检查进行的。因为电子文件是电子文件内容、电子文件内容的存储和对电子文件内容读取的计算机软硬件平台的组合。有了这样的组合，才能知道电子文件的具体内容。如果没有这个组合或组合不一致，如电子文件的记录载体有病毒或损坏，软件与硬件平台不一致，计算机软硬件平台不能确认载体等问题，都会造成无法读取电子文件内容。所以，鉴定和检查往往是联系在一起的。归档说明中注明电子文件存在的软硬件平台环境是否准确读出归档的电子文件内容，存储载体和软硬件平台技术条件的一致性，均应进行检查。因为它们是保证电子文件内容在保管期限内存在、显示的技术保障条件。

4 电子文件归档管理中需要明确的几个问题

1.归档范围

确定电子文件的归档范围，是归档的首要任务，也是保证归档电子文件质量的关键。确定电子文件的归档范围应遵守以下原则：按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行；要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽量具体列出阶段的、系统的、权威性的电子文件组合，保证电子文件的完整性；计算机的软硬件环境、表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。

2.归档时间

电子文件归档一般在文件完成运转任务、办理完毕后，及时归档。

3.归档份数

脱机保存三套。两套异地保存，另一套提供借阅。因为电子文件在长期保存过程中可能会出现读出错误，但两套载体同时出错的概率很低，所以封存两套可以大大提高安全性和可靠性。另外，磁、光记录介质的生产厂商常对记录介质的寿命作许诺，对用户来说，不能以此作为记录介质寿命的依据，因为我们在记录介质上存放数据，与出厂时记录介质的技术状态不同；存放的环境条件不同，有些单位达不到厂商提出的保存环境。因此，我们不仅要注意归档的份数，还要注意保存的方法和环境。

4.归档要求

对归档电子文件的要求，主要是真实、完整，达到档案的功能价值。做到这一点，首先要遵从归档各阶段的规定、标准，如收集、积累、整理、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软硬件环境；第三是归档电子文件格式应该标准化，在标准的用户界面下操作，支持不同的平台，与现有的设备兼容，能以标准的数据库语言与数据库相连，或者确定统一的标准在内部的计算机网络上使用，以实现良好的转换状态。电子文件是由内容、存储载体、相关软硬件设备的组合，归档电子文件也必须考虑这三方面的组合问题。

5.归档方法

归档的最终标志是给予电子文件一个归档标识，在办公自动化或其它产生电子文件的系统环境中，系统应该具有归档这个功能，在文件办理完毕，其真实性、完整性等经过检验，需要归档的电子文件纳入电子文件暂存库，点击“归档”功能键，给予归档标识，表示该文件已经归档。归档是采取在线归档还是卸载归档，系统功能可以设定。如果系统在设计之初，没有设定归档功能，就需要挂接专门用于电子文件归档与管理的另外一个系统，来帮助实现归档功能。如果暂时没有条件挂接，只能采取卸载归档的方式来过渡。归档电子文件如同纸质文件归档后一样，任何操作都不应该对其内容信息有所改动。

归档电子文件一定要同时对电子文件背景信息和元数据、特殊电子文件的软件硬件环境等同时归档。

电子文件归档后原系统内电子文件继续保存的时间是一个重要问题，可以采取两种方式：一是继续保存一年或更长时间，目的是一旦归档电子文件出现问题，可以采取一定的补救措施，增加安全性。这种方式同时带来的问题是，由于电子文件的使用权限由多个部门拥有，电子文件的保密责任不易确定，特别是有些单位还涉及到知识产权问题，这种方式的弊病更多。第二种方式是电子文件一旦给予归档标识后，原系统中的电子文件立刻删除，或使用权限只能由档案部门控制，安全、保密等责任完全由档案部门承担，这种方式一定程度上增加了档案部门的管理难度和工作量。

5 电子文件归档载体的选择

随着计算机技术的发展，数字化信息记录技术也在不断地发展。目前，数字信息记录载体有磁性的、光学性的和磁光性的等几种类型。磁性的包括磁带、硬磁盘和软磁盘等；光学的有光盘、光带等；磁光性的有磁光盘等。下面介绍几种常用的数字信息存储载体：

1.磁带

磁带是最早出现的磁记录介质，在20世纪40年代以前，磁带已作为录音介质出现，记录模拟信号。虽然数字记录技术发展迅速，作为记录介质的计算机磁带仍大量用于数字存储技术中。

磁带的优点：存储容量大，由于可以脱机存储，磁带机的容量可以说是无限的；占据空间小；价格低。

磁带的缺点：是串行记录，存取速度慢；是接触式工作，易使磁带、磁头磨损；保存寿命短，需要定期倒带，管理难度大。

磁带作为存储介质宜用在：数据存储按顺序进行处理，并且在每次处理过程中几乎对文件的全部记录都要读取，数据存储量大而读取次数较少，适于作硬磁盘的备份载体。

2.硬磁盘

硬磁盘是几乎所有计算机的主要外部存储设备。

硬磁盘的优点：存储容量大，硬磁盘的存储容量一般为几兆字节到几千兆字节，甚至可高达上万兆字节；随机存储方式，存取速度快，平均存取时间为25ms（毫秒）；数据传输率高，由于记录密度高、磁盘转速快，其数据传输率最高可达每秒15兆字节；可靠性高，通常硬磁盘与驱动器装在一起，构成一个密闭系统，不易受周围环境影响，所以工作稳定性好、可靠性高。

硬磁盘的缺点：价格较磁带、软磁盘相对较高。

硬磁盘宜作为网络中联机存储与管理的电子文件归档载体。

3.软磁盘

软磁盘的优点：与硬磁盘相比成本低、价格便宜，驱动器结构简单、价格便宜；与磁带相比，它采用随机存取方式，数据存取速度较高；体积小、重量轻，便于携带；因有国际标准，所以有良好的互换性，并能脱机存储。

软磁盘的缺点：与硬磁盘和磁带相比，存储容量低；与硬磁盘相比，数据传输率低；稳定性较差，易损坏。

软磁盘多用在微机上，主要用于存储软件和信息。在电子文件积累过程中，可用软磁盘存储信息，但软磁盘不宜作档案的保存载体。因为软磁盘的存储容量低，要用若干张软磁盘去存储一盘磁带或一张光盘存放的信息，不便于保管且易丢失；同时，软磁盘受环境影响易变形，而发生读写错误，从而使数据丢失，所以软磁盘不宜作为长期保存归档电子文件的载体。

4.光盘

光盘有许多种分类，但最常见的是按光盘的固有特性和功能分类。只读式光盘：它是一种只能读取不能作信息追加记录的光盘，也就是说用户只能读取由制造光盘厂家刻录好的光盘信息，而不能再向光盘刻录任何信息。一次写多次读光盘：这种光盘允许用户自行记录一次但不可消去。这种光盘的信息记录方式一般有凹坑记录、起泡记录、非反射记录、光化学记录“、光子一回声”三维记录等。用于电子文件归档存储载体主要是这种光盘。可擦写光盘：这种光盘不仅能用激光记录信息，还可以擦除信息，也就是说可抹去所记录信息并能重新写入新的信息。可擦写光盘主要有磁光型和相变型两种。

光盘的优点：记录密度高，存储容量大；非接触形式的记录和读取信息，因而光盘使用寿命较长；数据传输率高，存取速度快；存储费用低，因容量大，从单位存储容量角度看，存储成本低；易保存，因有保护层，所以盘片不易损坏。

光盘的缺点：没有完整的国际标准（CD盘除外），因而兼容性差。

光盘适用于存储大容量和利用率高的归档电子文件，也适合作多媒体系统的记录介质，如CD、VCD、DVD盘等。

5.优盘（闪存）

这是最近两年才出现的新的存储载体。

优盘的优点：与软磁盘相比，存储容量大，读取速度快，稳定性好；使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驱动器，Windows2000以上的操作系统都自带驱动程序。

优盘的缺点：目前价格相对较贵，保存寿命还不能完全确定，缺少通用标准。

从发展趋势看，优盘可以完全取代软磁盘作为小型移动存储的介质。

电子文件的存储及归档应使用的记录介质，尽管从理论上讲，数字信息不随时间而衰减，但应意识到无论是磁记录介质还是光记录介质都不是存储档案的稳定载体。除载体本身性能外，其所依赖的写入和读取设备和技术的不断发展、记录工具和存储格式及应用软件的不断发展也使信息保存寿命变得短暂，因此信息的复制将会比载体保存寿命显得更重要。尽管如此，载体的选择仍是一个重要问题，选择不当会造成信息很快丢失，甚至给维护、转换造成极大困难。