照片档案整理归档制度

照片档案整理归档制度

一、归档范围

本局在各项工作、活动过程中形成的有保存价值的照片均属照片档案归档范围，具体见《照片档案归档范围和保管期限表》。 

二、归档要求

（一）照片应是用成像设备直接拍摄（或纸质照片扫描）形成的原始图像文件，应具有真实原始性；

（二）照片画面清晰、完整，人物动作表情俱佳；

（三）每组照片应能反映事件活动全貌，全景和特写兼顾。

三、归档时间

原则上，各科室经办人应在工作、活动结束后1个月内将符合归档要求的照片移交至声像档案科，声像档案科将整理完毕的照片档案定期移交至本局综合档案室。

四、照片整理

（一）筛选归档照片。活动拍摄完毕后，在工作计算机上筛选出符合归档要求的照片。反映同一项工作或活动的若干张照片为一组。

无相应数码照片的纸质照片应先按以下要求扫描：照片按原件1∶1比例扫描，彩色照片采用彩色方式扫描，黑白照片采用灰度方式扫描，扫描色彩照片采用RGB色彩模式，扫描分辨率应≥300DPI，对于珍贵历史照片或破损照片应适当提高扫描分辨率。

（二）著录上传。在市文档平台“文件著录”照片档案分类中新建照片组目录并著录照片组文字说明后，批量上传已筛选出的照片。

照片组文字说明应包括活动事由、时间、地点、人物（含主要人物的职务）、背景、拍摄者等要素。对于科学技术方面的照片，还应注明项目名称或科研课题、设备、产品名称及主要特点等。

（三）修改照片说明文字。按要求修改每张上传照片的文字说明。照片文字说明要具体说明本张照片所反映的主要内容、主要人物（姓名、职务、在照片上的位置）或主要景物名称等信息，应与照片组文字说明区分开来。选择最能反映工作活动主题的需冲印照片后，点击“归档”生成档号等信息，完成“预归档”操作。

（四）冲晒照片。在市文档平台“预归档库”选择该组照片，点击“冲印图片下载”，按要求冲印出4R规格纸质照片。同组照片中，允许冲印的纸质照片可少于数码照片。

（五）打印标签。在市文档平台“预归档库”中打印该组照片的“照片组文字说明标签”、“照片文字说明标签”。

（六）装册

1、装册前应将照片档案档号粘贴或打印在相应照片背面，以保证数码照片与纸质照片档号的一致性。

2、按“年度-组号”顺序装册，同组照片不能分开装册。幅面大于4R的纸质照片，除对其扫描冲印4R幅面照片装入相应照片册外，应将其原始纸质照片另外存放，与相册中的照片编同一档号，并在著录时注明大幅面照片的“排架号”和存放位置。

3、每组照片前排放《照片组文字说明标签》，然后放组内照片及其《照片文字说明标签》。如有底片，应装入专用底片套，并在底片套上注明照片档号，在著录时注明该张照片“有底片”。

4、每册装满后，把打印的《照片册脊背标签》粘贴好，并将打印的照片册内《照片档案组目录》粘贴于照片册内页上。

（七）编制档案目录。

本年度照片归档完毕后，在市文档平台“预归档库”中按年度打印“照片档案组目录”一式两份，在“编目管理”模块中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签各一式一份，用于编制《照片档案组目录》。

《照片档案组目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。《照片档案组目录》可一年或若干年装订成一本，若干年装订在一起的，每年之间用一张彩色纸隔开。

（八）封装入库。在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。

附件：

照片档案归档范围和保管期限表