基建档案整理归档制度

基建档案整理归档制度

一、归档范围

基建档案的归档范围包括本局办公、基础设施建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理、竣工验收及使用维护全过程中形成的有价值的文件材料。具体范围见《基建档案归档范围和保管期限表》（附后）。

二、归档要求

（一）收集文件材料及时、齐全、完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责，要与项目建设进程同步。从项目申请立项起，即应开始进行基建档案材料的收集，并进行审查和初步整理。项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。

（二）科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，科学分类组卷。

（三）卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。字迹必须清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；卷内文件按A4规格折叠取齐，图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。

（四）形成的电子文件，应按照有关规定及时整理归档。

三、归档时间

基建管理部门应在项目竣工验收后3个月内，将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后，向局综合档案室移交，移交时双方办理交接手续。

四、归档文件整理

（一）组卷。基建档案按建设项目，区分前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等形成阶段，结合考虑文件材料内容、数量、保管期限进行组卷。案卷题名应简明、准确地揭示建设项目名称、阶段名称、文件材料种类。

（二）排列。1.案卷按前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等阶段顺序排列。2.案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。图文混合的案卷，要求文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。

（三）编号。

1. 编页码。整卷装订的案卷，以卷为单位编连续页码；散件装订的案卷，以件为单位编制页码。编号时，只对归档文件的有效页面编页码，空白页面不编。编号位置：正面编于右下角，背面编于左下角。编页号时采用打码机。本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。

2. 盖档号章。整卷装订的案卷不需盖档号章。散件装订的案卷，卷内文件逐件加盖档号章，档号章位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。图纸的档号章盖于图标上方空白处。

档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。

档号章示例：

档号：基建档案大类代字、工程项目代号及案卷号。

序号：卷内文件的排序号。

（四）扫描。将永久、长期的无电子文本的纸质文件按要求转换成电子文件。

（五）著录。在市文档平台“文件著录”基建档案分类中先著录项目信息，再著录案卷信息，最后著录编好页号的卷内文件信息并上传相应电子文件，著录完毕并检查无误后，点击“归档”生成档号等信息，以案卷为单位完成“预归档”操作。

（六）装订

在市文档平台“预归档库”中打印出“案卷封面”、“卷内文件目录”。案卷装订采用整卷装订和散件装订两种方法。

整卷装订的案卷，将案卷材料按案卷封面、卷内文件目录、文件材料、备考表的顺序排列好后，采用“三孔一线”方法装订。

散件装订的案卷，在去除每份卷内文件的易生锈金属物后，薄的文件用不锈钢钉装订，厚的文件采用“三孔一线”方法装订。散件装订的案卷封面粘贴于档案盒正表面。图纸不装订，按A4幅面折叠后依次装入档案盒内。

（七）案卷装盒

整卷装订的，将装订好的案卷按照编号顺序装入档案盒内。散件装订的，将卷内文件目录、文件材料、备考表依次装入档案盒内。

备考表排列在卷内全部文件后，或直接印制在卷盒内底面。应标明档号、互见号或提供使用过程中需要说明的问题及立卷人、检查人、立卷时间、检查时间等。

装盒完毕后，在市文档平台“预归档库”中打印档案盒背脊标签，整齐粘贴于盒的背脊处。

（八）编制档案目录

在市文档平台“预归档库”中以工程项目为单位打印“案卷目录”和“卷内文件目录”一式两份，然后在市文档平台“编目管理”中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签各一式一份，用于编制《档案目录》。

《档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。

（九）封装入库

在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。

附件：

基建档案归档范围和保管期限表