电子档案管理制度
一、为规范我局电子档案管理，确保归档电子文件的真实、完整、可用和安全，加强档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和《中共广东省委办公厅 广东省人民政府办公厅关于印发〈广东省电子文件管理暂行办法〉》(粤委办〔2010〕103号)精神，制定本制度。
二、本制度所称电子文件，是指我局在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。经鉴定具有保存和利用价值的电子文件经规范整理归档后，形成电子档案。
三、我局的电子文件应用中山市文件与档案管理服务平台系统管理，坚持统一管理、全程监控、规范标准、安全保密、便于利用的工作原则，确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。
四、局综合档案室负责电子档案的日常管理和提供利用，同时负责涉密电子档案的保密监督管理；信息技术科负责为电子文件管理提供信息化技术支持；各相关业务科室负责电子文件在管理系统中的的形成、承办、流转、整理、归档、移交等工作。
五、电子文件的归档
（一）能通过信息处理系统进行实时归档的，应对已办结的电子文件及时归档；不能实时归档的，应通过安全存储介质对已办结的电子文件进行定期归档；
（二）根据我局综合档案室各类档案的归档整理办法和保管期限表，对归档电子文件进行准确划分保管期限、规范分类和整理，严格保持电子档案和传统载体档案的关联性和一致性。
（三）电子文件及其元数据应当同时归档，元数据应符合国家、省相关标准规范。
六、电子档案的保管与利用
（一）完善配置电子档案保管和利用设备，促进信息资源共享，保证归档电子文件在规定范围内得到规范保管和方便利用；
（二）定期检查电子文件的保管情况，电子文件运行的软硬环境、存储载体等变化时及时迁移、转换电子文件，做好电子档案备份工作；
（三）利用时应使用拷贝件，归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子文件；
（四）按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
七、电子文件的安全保密
（一）按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定建立电子文件管理系统和信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度；
（二）属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续。
八、归档电子文件的移交，与其关联的实体档案移交同步进行。
（一）按有关规定对归档电子文件进行认真检验合格并办理相应移交接收手续后，由电子文件形成部门按期向局综合档案室移交；
（二）属于国家综合档案馆接收范围的电子文件及其元数据，由局综合档案室按照工作要求和规定时限向市档案馆移交；
（三）归档电子文件检验内容包括电子文件载体及其数据的真实性、完整性、有效性检验及审核等。
九、电子档案的鉴定与销毁。电子档案的销毁管理应参照同类纸质档案销毁的有关规定，履行有关审批手续；涉密电子档案的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。
十、根据局机关工作人员岗位职责和年度考核工作等要求，对在电子文件管理工作中取得突出成绩的个人，应当给予表彰。
十一、有下列情形之一的，责令限期整改；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员按照有关规定给予相应处分：
（一）电子文件管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的；
（二）不按照规定移交或者接收电子文件的；
（三）不按照规定提供电子文件的；
（四）损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的；
（五）擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的；
（六）擅自出卖电子文件的；
（七）玩忽职守，造成电子文件损失的。
有前款第四、五、六、七项情形，涉嫌犯罪的，移送司法机关依法处理。
十二、本制度由中山市××局办公室负责解释，自印发之日起执行。
